جب کمپنی کسی اخراجات کو ادا کرنے کے لئے پیسہ خرچ کرتی ہے، چاہے نقد، چیک، الیکٹرانک منتقلی یا کسی دوسرے طریقہ سے، یہ اکاؤنٹنگ کی دنیا میں نقد رقم کے طور پر جانا جاتا ہے. نقد رقم کی ادائیگی ہر ٹرانزیکشن کا ریکارڈ ہے جس میں کمپنی نے کسی بھی وجہ سے نقد رقم ادا کی ہے. رپورٹ عام طور پر کمپنی کے اکاونٹنگ سوفٹ ویئر پیکج، جیسے QuickBooks کی طرف سے پیدا ہوتا ہے.
تجاویز
-
نقد ادائیگی کی رپورٹ تمام انفرادی لین دینوں کا ریکارڈ ہے جس میں ایک کمپنی کی طرف سے ادائیگی کی نقد شامل ہے.
نقد رقم کی ادائیگی کیا ہے؟
نقد رقم انفرادی اخراجات کے معاملات کی نمائندگی کرتا ہے جو کمپنی کی آمدنی کے بیان پر دکھائے جاتے ہیں. اس میں اجرت اور تنخواہ، انوینٹری، قانونی قانونی خدمات، عمارت کی کرایہ اور ہر دوسرے اخراجات کے لئے ادائیگی بھی شامل ہے. جب کمپنی انوائسس ادا کرتی ہے تو، اس کے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے نظام میں نقد ادائیگی کے جریدے پر ادائیگی ریکارڈ کرتی ہے.
کمپنی کے منافع اور نقصان کا بیان نقد رقم کو اعلی درجے میں ظاہر کرتا ہے، اور اخراجات مختلف وقت کے وقت میں دکھائے جاتے ہیں پر منحصر ہے کہ کمپنی نقد - اکاؤنٹنگ کی بنیاد پر اکاؤنٹنگ کا استعمال کرتی ہے.
نقد مسمار کرنے جرنل
اکاؤنٹنگ میں، اصطلاح "جرنل" استعمال کیا جاتا ہے کہ ریکارڈ کردہ ٹرانزیکشن کی فہرست کی وضاحت کرنے کے لئے جو قسم کی طرف سے الگ ہوجائے گئے ہیں. ایک کاروباری طور پر اس کے اکاؤنٹنگ کے نظام میں عام طور پر کئی روزنامہ استعمال کرتا ہے، جیسے سیلز، نقد رسید، نقد ادائیگی اور عام جرنل کے لئے جرنل. بہت سے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر پیکجوں میں، صارف انفرادی اخبارات نہیں دیکھتے ہیں.
یہ ٹرانزیکشن کمپنی کی عام جرنل میں پوسٹ کیا جاتا ہے کیونکہ جب صارف چیک کی تخلیق کرتا ہے یا نظام میں انوائس داخل کرتا ہے، تو اندراج خود کار طریقے سے ہر مخصوص جرنل میں بنائے جاتے ہیں اور پھر عام جرنل میں منتقل ہوتے ہیں. اس نے ذاتی انفرادی جریدے جیسے نقد ادائیگی جرنل میں دستی طور پر ٹرانزیکشن ریکارڈ کرنے کی ضرورت کو ختم کر دیا ہے. جب اکاؤنٹنگ ٹرانسمیشن ہاتھ سے ریکارڈ کیا گیا تھا، تو اندراجات کو دستی طور پر نقد رقم کی ادائیگی کی جرنل میں ریکارڈ کیا جاتا ہے اور پھر عام جرنل میں منتقل ہوجائے گی.
کمپنی کے کیش کی حفاظت
نقد ادائیگی کی رپورٹ کے لئے سب سے اہم استعمال میں سے ایک کمپنی کو چھوڑ کر اس نقد رقم پر تنگ اندرونی کنٹرول کو برقرار رکھنے میں مدد کرنا ہے تاکہ اس کو غلط ہاتھوں میں ختم نہ ہو. یہ نقد اندرونی کنٹرول کی ایک بڑی عمل کا حصہ ہے جس میں بہت سے اقدامات شامل ہیں، جیسے فرائض کی علیحدگی کا مطلب ہے، مطلب یہ ہے کہ کوئی مالی ملازم صرف ایک ملازم کی طرف سے ختم ہونے سے نہیں ہٹاتا ہے.
نقد رقم کی ادائیگی کی رپورٹ کو وقت کے ساتھ ان کے انتظام کرنے میں مدد کے لئے اخراجات پر کاروباری مالکان کو لازمی معلومات فراہم کر سکتی ہے. مثال کے طور پر، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ مہینے کے لئے انوینٹری پر کتنا خرچ کیا گیا ہے، کسی بھی باہر کی خدمات کے لئے اہلکاروں کے اجرت، کرایہ اور پائوں اور اخراجات پر خرچ کی رقم. نقد ادائیگی کی جرنل مستقبل کے نقد مینجمنٹ فیصلوں کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے وسائل کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے. رپورٹ ایک ایسی تفصیل فراہم کرتا ہے جو کمپنی میں کسی کو روکنے یا غلط استعمال کی غلطی سے روکنے میں مدد کرنے میں ضروری ہے. مثال کے طور پر، وقت کے ساتھ رپورٹ کا جائزہ لینے کے غیر معمولی سرگرمیوں کو جگہ لینے کے لئے یا اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ قانونی ہیں اس بات کی تصدیق اور اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے ادائیگی کے پیٹرن کو ٹریک کرنے میں مدد کرسکتے ہیں.
جب کمپنی نقد رقم کرتی ہے، تو اسے ہمیشہ ایک پری پرنٹ، گنتی چیک اور اس کی پالیسیوں کا استعمال کرنا چاہئے، جس پر کمپنی میں چیک کی ادائیگی کا اختیار ہوسکتا ہے. اس کے علاوہ، جب کمپنی انوائس کی ادائیگی کرتی ہے، تو اسے انہیں بے حد یا غلط ڈبل ادائیگیوں کو روکنے کے لۓ ادا کیا جانا چاہئے. نقد رقم کی ادائیگی کا جائزہ لینے کے ہر مہینے کو اس اور دیگر مسائل کو پکڑنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے.
کمپنی کے لئے یہ ضروری ہے کہ بہت کم تعداد میں لوگ ہوسکتے ہیں، شاید تین یا چار زیادہ سے زیادہ، جو کمپنی کے چیک چیک کرنے کا اختیار رکھتے ہیں. اگر نقد رقم کی ادائیگی کی اطلاع پر غیر معمولی ادائیگی ظاہر ہوتا ہے، تو یہ چیک کیک کو ٹریک کرنے کے لۓ ایک سادہ معاملہ بن جاتا ہے اور اس شخص سے گفتگو کرتا ہے جو ٹرانزیکشن کی تصدیق کے لئے چیک پر دستخط کرتا ہے. نشان زد کریں چیکرس کو کمپنی کے اندر ایک اہم اور مناسب مقام اختیار کرنا چاہئے.
