منصوبے یا بڑی خریداری کے لئے منظوری کی درخواست اعصابی ویکنگ اور مایوسی ہو سکتی ہے. تاہم، دائیں الفاظ اور رویہ کے ساتھ، آپ کو ضرورت سے آگے جانے کی ضرورت ہے. ریسرچ بھی اہم ہے: آپ کو یہ ضرور پتہ ہونا چاہیئے کہ آپ جو کچھ آپ کی ضرورت ہے، جان لیں کہ آپ کی کمپنی پر اثر کیا جائے گا اور اس بات کی وضاحت کرنے کے قابل ہو جائے گا کہ آپ کا مالک سمجھ سکتے ہیں. ایک خاص اور اچھی تحریری درخواست کا خط آپ کے خیال کو بنانے یا حقیقت کو پروجیکٹ کرنے کی طرف ایک طویل راستہ چلا سکتا ہے.
آپ کی تجویز کی تحقیق
کسی منظوری کے عمل میں پہلا قدم آپ کی ضرورت کی تحقیقات کر رہا ہے. اگر آپ کسی نئی گاڑی کی گاڑی کے لئے پوچھ رہے ہیں تو تحقیق بالکل وہی قسم کی گاڑی جسے آپ چاہتے ہیں، اس کی قیمت کتنی ہوگی اور کس طرح کمپنی کی ضروریات کو پورا کرتی ہے. جو آپ منظور شدہ چاہتے ہیں اس کے بارے میں عام بیان نہ کریں. آپ کے خط کے وصول کنندہ آپ کے حق میں فیصلہ کرنے کا امکان زیادہ ہے اگر یہ آپ کے خط میں واضح ہے کہ آپ نے کمپنی کے لئے سب سے بہتر کیا معلوم کرنے کی کوشش کی ہے. زیادہ اہم بات یہ ہے کہ آپ کو زیادہ خاص طور پر، یہ ممکن ہے کہ وہ ایک منصوبے یا خریداری کے لئے آپ کو منظوری دے سکیں گے، کیونکہ وہ آپ کو منظوری کے بعد کیا کریں گی.
خط درست طریقے سے شکل دیں
آپ کے مالک کو نام اور عنوان سے خطاب کرتے ہوئے شروع کریں (مثال کے طور پر، نائب صدر سمتھ). اگر موقع سے آپ کو پتہ نہیں ہے کہ کون خط پڑھ رہا ہے، اس شخص کو خط کے عنوان سے خطاب (مثال کے طور پر، "پیارے کمشنر.") تاہم، ذاتی طور پر اہمیت ہے، تاکہ اپنے نام کا نام اور صحیح عنوان حاصل کرلیں.. آپ اکثر یہ تنظیم کی ویب سائٹ پر یا فون اٹھا کر اس شخص کے نام سے پوچھ سکتے ہیں.
اگلا، اس خریداری یا تجویز کو متعارف کروانا ہے جو آپ کو منظور کرنا چاہتے ہیں. یہ آپ کے خط کی پہلی سزا میں کرنے کی کوشش کریں. یہ ریڈر کو اس بات کو واضح کرنے کی اجازت دیتی ہے کہ آپ جو کچھ صحیح طریقے سے پیش کر رہے ہو اس کے بارے میں واضح خیال رکھے اور اس کے باقی خطوط کے لئے اس کے تناظر کو پیش کریں. اس سے یہ بھی جانتا ہے کہ آپ بالکل وہی جانتے ہیں جو آپ چاہتے ہیں.
مثال:
پیارے سپروائزر کیننگھم،
کیسل راک ہائی سکول کے بینڈنگ بینڈ کی نئی یونیفارم کی ضرورت ہے.
تفصیلی مثال دیں
اس کے بعد، وضاحت کریں کہ آپ کونسی کارروائی پیش کرتے ہیں. یہاں تک کہ اگر یہ واضح ہوتا ہے کہ خریداری کیوں ضروری ہے، تو اس کے پیچھے اس کے دلائل کی وضاحت کریں. اگر آپ کے خط کے وصول کنندہ کو اس خط میں پیش کردہ کارروائی کی ایک اچھی وجہ نظر نہیں آتا تو یہ ناکام ہو جائے گا. یہ صرف ایسا کرنے کے لئے کچھ سزائیں لے جانا چاہئے.
مثال:
1992 میں ہم نے آخری یونیفورم خریدا، اور موجودہ مجموعہ بہت مضبوط اور پہنا ہوا ہے.
تمام وجوہات کی فہرست کی طرف سے جاری رکھیں جاری رکھیں کہ یہ تجویز آپ کی کمپنی کے لئے فائدہ مند ہوگی.یہ آپ کے کام کی کمپنی کے لئے کیا کرے گا کے بارے میں ہے، اس کے بارے میں آپ ذاتی طور پر یہ تجویز کیوں اہم نہیں ہے.
مثال:
پرکشش بینڈ پیرس، فٹ بال کے کھیلوں اور دیگر کمیونٹی کے اجتماعات میں ہمارے اسکول کی نمائندگی کرتا ہے. نئی یونیفارم ہمارے اسکول کو زیادہ مثبت روشنی میں ڈالے گی.
اب ہمیں اپنی عمر کی یونیفارم کو برقرار رکھنے کے لئے ہر سال ہزاروں ڈالر کی ایک گودام کمپنی ادا کرنا پڑتی ہے. نئے لوگ یہ فیس ختم کریں گے.
نئے جدید یونیفارم ہونے کے بعد پورے پورے بینڈ کے حوصلہ افزائی میں اضافہ ہو گا، جس میں عام طور پر تمام ممبر طالب علموں کے لئے اعلی درجے کا نتیجہ ہوتا ہے.
قیمتی معلومات کے ساتھ اختتام کریں
آپ کے نام، آپ کا نام، ای میل ایڈریس اور فون نمبر کے ساتھ اختتام کریں اور قارئین کو مدعو کریں کہ آپ خط یا تجویز کے متعلق کسی بھی سوال سے رابطہ کریں. اگر قابل اطلاق ہو تو، اس تاریخ کو بھی یاد رکھیں جو آپ کو امید ہے کہ آپ کو آپ کے درخواست کا جواب ملے گا. جب آپ خط کے ساتھ ختم ہو چکے ہیں، تو یہ ایک صفحے سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے جب تک کہ آپ کو دوسرا صفحہ تک جاری رکھنے کا کوئی بہت اچھا سبب نہیں ہے (جیسے کہ ایک پیچیدہ تجویز ہے جس کی وجہ سے طویل وضاحت یا طویل وجوہات کی لمبائی کی ضرورت ہوتی ہے. آپ کی درخواست فائدہ مند ہوگی).
مثال:
اگر آپ کے پاس کوئی سوال ہے تو، میں آپ کے ساتھ کسی بھی وقت مل کر خوش ہوں.
شکریہ،
بین وارین، ڈائریکٹر، [email protected] 555-1234
حتمی تجاویز
ہمیشہ احترام اور رسمی طور پر لکھیں. مثال کے طور پر، کہنے کے بجائے "یہ کمپنی کے لئے بہت اچھا ہوگا اگر ہم چند نئے پرنٹرز خرید سکتے ہیں،" کچھ لکھتے ہیں، "اگر کمپنی پانچ نئے پرنٹرز خریدنے کے لۓ، تو یہ مثال کارپوریشن کو فائدہ اٹھانا پڑتا ہے کیونکہ …" اگر یہ ضروری نہیں ہے تو، اپنے وصول کنندہ کو ای میل کرنے کی بجائے آپ کے خط کو پرنٹ کریں اور اپنے ہاتھوں کو تسلیم کریں. اس سے پتہ چلتا ہے کہ آپ واقعی آپ کے پروپوزل کی دیکھ بھال کرتے ہیں اور اس سے زیادہ امکانات کا اظہار کریں گے کہ وہ بروقت انداز میں خط کو جواب دیں.
یاد رکھیں کہ ایک تحریر منظوری والا خط آپ کو کہیں بھی نہیں مل سکتا ہے - آپ کے وصول کنندہ یہ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ یہ تجویز خود ہی مسئلہ ہے. اس صورت میں، آپ کو مکمل طور پر نئے خیال کے ساتھ آنا پڑے گا یا اپنا وقت دینا جب تک آپ دوبارہ کوشش کر سکتے ہیں.
