ہر کاروباری شخص جسے عوام کے ساتھ کام کرتا ہے، اس کے ساتھ کسی بھی وقت عوام سے بات کرنا ضروری ہے. لیکن پارٹی کے لئے یہ مثالی نہیں ہے کہ اس کے بنیادی وسائل کے درمیان اس کے وسائل کو تقسیم کیا جاسکتا ہے اور دنیا کو اس کاروبار کی وضاحت کرنا ہے. یہ ہے کہ عوامی تعلقات کے ادارے کہاں ہیں. کسی بھی پی آر ایجنسی کو اس نمک کے قابل ہونے میں مدد ملے گی. کلائنٹ کے لئے یہ نمائندگی کرتا ہے.
کلائنٹ کے طور پر ایک ہی صفحے پر حاصل کرنا
ایک پی آر ایجنسی نے کلائنٹ کی طرف سے پیغام کو باہر نکال سکتا ہے، اس سے پہلے یہ پتہ چلا ہے کہ یہ پیغام کیا ہے. پی آر کے نمائندے اپنے گاہکوں کے ساتھ بیٹھ کر تعلقات کے آغاز میں بیٹھتے ہیں تاکہ وہ اپنے کاموں کے بارے میں جان سکیں. کاروبار کے لئے، اس معلومات میں ان کے عمومی مشن بیان، مصنوعات، سروسز اور وہ مارکیٹ میں کس طرح لے آئے ہیں. عوامی اعداد و شمار کے لئے، اس میں شخص کی پیشہ ورانہ منصوبوں کے بارے میں معلومات، اور ذاتی زندگی کی تفصیلات بھی شامل ہیں جو عام رائے پر اثر انداز کر سکتی ہیں. تمام مراجعوں کے لئے، ایجنسی نے انفارمیشن کی معلومات کے تبادلے کے لئے پروٹوکول قائم کیا ہے تاکہ عوام کو نئی پیش رفت پیش کرنے کا کوئی موقع نہ ملے.
پریس ریلیز لکھنے
بنیادی مصنوعات جو پی آر ایجنسیوں سے باہر آتی ہے وہ پریس ریلیز ہے، کمپنی کے بارے میں معلومات جو اشاعت کے لئے خبر ایجنسیوں کو دی جاتی ہے. نیوز ایجنسیوں جیسے پریس ریلیزز کی طرح، خاص طور پر سست خبروں پر، کیونکہ اس کا مطلب یہ ہے کہ اخبار میں جگہ بھرنے کے لئے کم کام. غار یہ ہے کہ پریس ریلیز میں کچھ ترمیم کی تبدیلیوں کی ضرورت ہوتی ہے - دوسری صورت میں خبروں کے ایڈیٹرز قیمتی وقت ضائع نہیں کرنا چاہیں گے جو غیر ضروری معلومات کے بارے میں قیمتی معلومات ہیں. ایک پی آر ایجنسی کے معیار کی گنجائش کا ایک طریقہ پریس ریلیز نمونے طلب کرنے کے لئے ہے اور ایسوسی ایٹ پریس سٹائل کے رہنما ہدایات کے خلاف ان کی جانچ پڑتال کر رہا ہے. اگر ریلیزز واقعی اصلی نیوز مضامین سے شکل میں ممنوع نہیں ہوسکتی ہیں، اور آپ اب بھی رہائی میں نمائندگی کی تنظیم کے مثبت تاثر کے ساتھ چلتے ہیں، ایجنسی نے اپنا کام اچھی طرح سے کیا ہے. لیکن ایک حقیقی نیوز آرٹیکل کے برعکس، یہ ضروری نہیں ہے کہ ایک پریس ریلیز درست قیمتوں پر مشتمل ہے. اکثر، عوامی تعلقات مصنف کو حوالہ دیتے ہیں - لیکن صرف گاہکوں کی جانب سے - اور کلائنٹ سے منظوری طلب کرنے سے پہلے خبر رساں اداروں کو بھیج دی گئی ہے.
نیوز ایجنسیاں کے ساتھ تعلقات قائم کرنا
پی آر ایجنسیوں کو نیوز ایجنسیوں کی فہرست رکھنا چاہئے جس پر وہ پریس ریلیز بھیجیں. لیکن، زیادہ اہم، عوامی تعلقات پیشہ صحافیوں کے ساتھ تعلقات کو قائم کرنے کے لئے جو ایک مضمون کے لئے ایک کلائنٹ کے بارے میں معلومات طلب کرتے ہیں. PR پیشہ ور افراد ان نمائندوں سے باہر آنے والے تمام معلومات کے لئے گیٹ وے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ پی آر ایجنسی کلائنٹ کے بارے میں معلومات کے لئے صحافی کا پہلا رابطہ ہو گا، اور ایجنسی یا تو کلائنٹ کے ترجمان کے طور پر کام کرے گا یا صحافی تنظیم کے اندر مناسب شخص کے ساتھ رابطے میں صحافی کرے گا. کبھی کبھی، ایجنسی کے ساتھ ایک ملازم ایک مثبت سمت میں سوالات اور جوابات کی رہنمائی کے لئے ایک انٹرویو میں ایک تیسری پارٹی کے طور پر کام کرتا ہے.
سماجی میڈیا کی موجودگی کا انتظام
سماجی میڈیا کی ترقی کے ساتھ، عوامی تعلقات کے پیشہ ور افراد کی کردار نے گاہکوں کی نمائندگی آن لائن کو شامل کرنے میں توسیع کی ہے. اگر ایک کلائنٹ میں بلاگ، فیس بک یا ٹویٹر پروفائل ہے، تو پی آر ایجنسی کو اس تک رسائی حاصل ہوگی. اگر کلائنٹ کو کوئی نہیں، ایجنسی ایک کو قائم کرنا چاہئے. پریس ریلیز کے برعکس، سوشل میڈیا کی موجودگی عوام کے لئے براہ راست ہے. نتیجے کے طور پر، ایجنسی کی خبر کی شکل کے مطابق یا کلائنٹ کی طرف سے تعصب ظاہر کرنے کے بارے میں فکر نہیں کی ضرورت ہے، کیونکہ کوئی بھی عوامی شخصیت یا کمپنی کو اپنے سینگ کو نہیں ڈالنے کی توقع کرتا ہے. پریس ریلیز میں ترجمان کے فرائض یا حوالہ کی طرح، سوشل میڈیا کی تازہ کاریوں کو تحریری طور پر لکھا جانا چاہئے جیسے معلومات کلائنٹ سے براہ راست ہوتی ہے، جیسے ہی کسی تیسرے فریق کے نقطہ نظر کی مخالفت ہوتی ہے.
