تحریری دفتری طریقہ کار کاروبار کو آسانی سے اور زیادہ مؤثر طریقے سے چلاتے ہیں. بنیادی طریقہ کار سامنے کے دفتر کے طریقوں کی وضاحت کرتے ہیں: طریقہ کار، جو انہیں انجام دیتا ہے اور کیا کیا جاتا ہے. دفتروں کے پاس اہلکار کے انتظامات، نقد جمع، آنے والے اور آؤٹ لک جانے والے میل، خطوط اور تنخواہ کے لئے ہدایات ہیں.
ڈیلی میل ہینڈلنگ (استقبال)
آنے والے میل کھول دیا گیا ہے اور مواد تاریخی مہربند ہیں. "جمع کرنے کے لئے" بن میں چیک کئے گئے ہیں. میل وصول کنندہ کے ذریعہ ترتیب دیا گیا ہے اور شخص کے میل بن میں رکھا جاتا ہے.
وہ بینک ڈومین کی تیاری کرتا ہے اور وصول شدہ چیکز کی نقل کرتا ہے. منسلکات کوپی کاپیاں اسٹیل کیے جاتے ہیں. وہ چکوں اور ڈپازٹ پرچی کاپیاں اور رسید سے اکاؤنٹس وصول کرتا ہے.
باہر جانے والا میل ہر روز پوسٹ مارک کیا جاتا ہے اور ہر شام پوسٹ آفس میں لے جاتا ہے.
فون طریقہ کار
تیسری انگوٹی کے ذریعے فون کا جواب دیں. معیاری سلامتی ہے "گڈ صبح، اے بی سی کمپنی، جان بول. میں آپ کی مدد کیسے کر سکتا ہوں؟" "صرف ایک لمحے" کا جواب دیں اور کالر کو ہولڈر پر رکھیں.
غیر حاضر ملازمین کے لئے دفتری کیلنڈر چیک کریں. اگر غائب ہو تو، کالر کو بتائیں، اور پوچھیں کہ آیا کوئی اور مدد کرسکتا ہے. اگر شخص اندر ہے تو، کالر کا اعلان کریں اور کال آگے بڑھاؤ. اگر لائن مصروف ہے تو، کالر بتائیں، اور صوتی میل یا تحریری پیغام پیش کریں.
پیغامات کالر کا نام، وقت اور تاریخ، کال کے سبب اور کال بیک نمبر شامل ہیں. پیغام وصول کرنے والے میل کی سلاٹ میں رکھو.
منیجرنگ آفس کی فراہمی (سیکرٹری)
معیاری سامان انوینٹریز سے متعلق ہیں اور مہینے کا حکم دیا جاتا ہے. دفتری کیلنڈر مقرر شدہ میلنگ اور کسی بھی سامان کی ضرورت ہے. وہ آفس سپلائی آرڈر فارم تیار کرتا ہے اور آفس مینیجر نے اس سے پہلے اس کو مستحق قرار دیا ہے.
غیر معیاری سامان کے لئے، ایک سپلائی کی درخواست کا فارم مکمل کریں اور سیکریٹری کو جمع کرو.
آفس کیلنڈر (سیکرٹری) کو برقرار رکھنے
اس کے دفتر کے کیلنڈر کی ذمہ داری ہے. جب ایک میٹنگ شیڈول کرتے ہیں تو، تنازعات کے لئے کیلنڈر کی جانچ پڑتال کریں اور سیکرٹری کو درخواست بھیجیں.
گاہک، مارکیٹنگ اور فروغ کے لئے ماہانہ میلے کے دفتر کیلنڈر میں درج ہیں. ان کے لئے ذمہ دار ملازمین سیکرٹری کو تاریخ ای میل کرسکتے ہیں.
سیکرٹری کو ای میل سفر کی تاریخ، ملازمت کی غیر حاضری اور چھٹیوں.
سفر کی بحالی، چیک درخواستوں اور کریڈٹ کارڈز چیک کریں
سفر کے اخراجات ہفتہ وار عملدرآمد کیے جاتے ہیں. منظور شدہ سفر فارم کا استعمال کریں. اخراجات کی تاریخ، اخراجات کی قسم اور اخراجات کی وجہ درج کریں. اخراجات کے لئے پڑھنے کے قابل رسید منسلک کریں. بغیر کسی رسید کے بغیر رقم جمع کی جاتی ہے.
غیر قانونی جانچ پڑتال کے لئے منظور کردہ چیک درخواست فارم کا استعمال کریں. پیسے کی معلومات کو مکمل کریں، ضرورت کی تاریخ، مقدار اور وجہ کے حصوں کو چیک کریں. مینیجر یا اکاؤنٹنٹ سے منظوری حاصل کریں.
کریڈٹ کارڈ ماہانہ عمل کی جاتی ہے. ہر خریداری کے لئے ایک رسید کی ضرورت ہے. اپنے نام درج کریں، اخراجات اور رسید پر دیگر شناختی معلومات کی وجہ. کسی بھی الزامات کے بغیر رسید، اور ذاتی الزامات، ملازم کے تنخواہ سے کٹوتی ہے.
کسٹمر کی ادائیگی اور انوائس
کسٹمر کے احکامات کو شپنگ کلرک کی طرف سے روزانہ دو بار ترسیل دیا جاتا ہے اور کاروباری دن کے اختتام کی طرف اشارہ کیا جاتا ہے.
A / R کی طرف سے موصول ہونے والے روزانہ جمع کردہ کاروباری دن کے اختتام تک لاگو ہوتے ہیں.
