یہاں تک کہ کسی ایک شخص کے دفتر میں، دفتر کے طریقہ کار کو منظم کرنے کے کاروبار کے موثر آپریشن کے لئے ضروری ہے. منظم طرز عمل کا ایک مجموعہ بنانا ایک کاروبار کو آسان بناتا ہے اور اس کے اوپر کاموں جیسے فائلوں، خریداری اور بنیادی کاغذات کا کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ورڈ پروسیسنگ سافٹ ویئر
-
پرنٹر
-
تین انگوٹی بائنڈر
منظم کرنے کی ضرورت ہے جس کے طریقہ کار کی ایک فہرست بنائیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ مستقبل میں کام کرنے والے تمام دفتر کے طریقہ کار کی فہرست درج کریں، یہاں تک کہ اگر وہ غیر معمولی طور پر کئے جائیں.
ہر شخص کے طریقہ کار کے لئے فی الحال اس شخص کا تعین کرنا. اگر ایک سے زائد شخص ذمہ دار ہے تو، اس شخص کی شناخت کریں جو طریقہ کار کو مؤثر طریقے سے انجام دیتا ہے، یا طریقہ کار کی وضاحت کرنے والے سب سے زیادہ واضح ہے.
درخواست کریں کہ ہر شخص کو ہر دفتری طریقہ کار کو کیسے انجام دیا جاسکتا ہے. اس بات کو یقینی بنانا کہ ہر شخص کسی مرحلے کے قدم پر عمل کرتا ہے، کسی ٹیمپلیٹ کی وضاحت کی وضاحت کی جانی چاہئے یا کسی نمونہ فراہم کرنے کی طرف سے واضح فارمیٹ کریں. درخواست کریں کہ ہر شخص اپنی وضاحت کا ایک عام لفظ پروسیسنگ دستاویز کی شکل میں فراہم کرے.
تمام آفس کے طریقۂ کار کی تفصیل ایک واحد ماسٹر دستاویز میں جمع کریں، جسے فن کے ذریعہ ابواب میں منظم کیا جاتا ہے. مثال کے طور پر، ایک ہی باب میں تمام اکاؤنٹنگ کے گروہوں، ایک دوسرے باب میں تمام شپنگ کے طریقہ کار.
مکمل دستاویز کو پرنٹ کریں اور آپ کے عملے کو تمام دفتری طرز عمل کے ساتھ کم سے کم ایک تین انگوٹی بائنڈر فراہم کریں. ہر ایک عملے کے رکن کو علیحدہ دستاویز کے ساتھ فراہم کریں، تمام دفتری طریقہ کار کو ڈھونڈیں جسے وہ ذمہ دار ہیں، اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام اسٹاف ان دفتر کے طریقہ کار سے متعلق دستاویزات کو پڑھتے ہیں جو باقاعدگی سے انجام دیتے ہیں.
