کامیاب استقبالیہ کاروں نے مہمانوں، مہمانوں اور ممکنہ ملازمین کو ان کی کمپنیوں کا پہلا پہلا تاثر دینے کے دوران بہت سے کاموں کو بھروسہ کرنے میں کامیاب ہیں. چاہے آپ ایک چھوٹی سی پیشہ ورانہ خدمات فرم یا ایک بڑی کثیر کارپوریشن کارپوریشن میں کام کریں، مناسب تنظیم سازی کی مہارت ایک موثر استقبالیہ میز کو برقرار رکھنے کے لئے کلیدی ہوسکتی ہے. بہترین استقبالیہ تنظیم کے خیالات معمول کے کاموں کو آسان بنانے اور مہمانیت کو مزید موثر بنانے میں مدد کرتی ہیں.
فوری ریفرنس کے رہنماؤں
معمول کی معلومات جیسے بار بار نامزد کردہ نمبروں، دفتر نمبروں اور فون توسیع کی فہرستوں کے لئے فوری ریفرنس گائیڈز بنائیں. ان رہنماؤں کو ان کو ہینڈل کرنے اور فوری طور پر ریفرنس کرنے کے لئے بنانے کے لئے ان کو چھٹکارا دیں. ایک منظم فائل میں ان ہدایات کو رکھیں جب فعال استعمال میں نہیں. درخواست فراہم کرنے کے لئے ان ہدایات کے اضافی کاپیاں پر غور کریں. یہ ہدایات آپ کو زیادہ مؤثر بنائے گی اور کالعدم منتقلی کی طرح معمولی کاموں کو تیز کرنے میں مدد کرسکتی ہے.
کلیدی تقرری
تقرر کے وقت کی طرف سے دن کے لئے متوقع زائرین کی ایک فہرست بنائیں. شخص کا نام رکھو اور جس کو آپ کو ان کی آمد پر مطلع کرنا چاہئے. یہ فہرست آپ کو آپ کے استقبال کے بیانات کو زائرین کو دے دے گی. مثال کے طور پر، جب ایک مہمان آیا تو آپ کہہ سکتے ہیں، "خوش آمدید، مسٹر سمتھ. محترمہ ایپس آپ کی ملاقات کے بارے میں حوصلہ افزائی کرتی ہیں." اس قسم کی سلامتی مہمانوں کو زیادہ خوش آمدید بناتا ہے اور ان کی ملاقات کے نتائج کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے. ملازم انٹرویوز کے لئے یہ حسب ضرورت خوش آمدید خاص طور پر مددگار ہے. اگر ممکنہ ملازم کا خیرمقدم محسوس ہوتا ہے تو، وہ اس کے انٹرویو کے لئے آسانی سے زیادہ ہوں گے اور کمپنی کے لئے کام کرنے کا ایک بہتر خیال ہوگا.
گھومنے والی شیڈول توڑ دیں
جب آپ وقفے پر ہوتے ہیں یا بیمار دن ہوتے ہیں تو آپ کو اپنے فرائض کا احاطہ کرنے کے لئے موزوں بیک اپ کو یقینی بنائیں. "دھوکہ چادریں" بنائیں جو بنیادی فرائض اور افعال کی وضاحت کرتے ہیں جو آپ کے لئے بھرنے والے افراد کو دی جا سکتی ہے. ایک رسمی شیڈول تیار کرنے پر غور کریں جو کوریج کے فرائض کو آپ کی کمپنی کے مختلف محکموں میں گھومتا ہے. یہ گردش کا نظام آپ کے کاروبار کے ایک سے زیادہ حصوں کے ساتھ زیادہ سے زیادہ رابطے فراہم کرے گا، جس سے آپ مستقبل میں براہ راست سوالات کو آسان بنا سکتے ہیں.
کمپنی سکریپ بک
ایک کمپنی سکریپ بک تخلیق کریں جو مثبت خبریں کہانیوں اور کمپنی کی سرگرمیوں کو نمایاں کرتی ہے. ان کتابوں کو کرائے جب آپ کو ٹائم ٹائم ہے اور آپ کے منتظر علاقے میں نظر ثانی کرنے کے لۓ ان کی جگہ رکھیں. یہ کتابیں ان مہمانوں کا انتظار کر رہے ہیں جب وہ زائرین کو وقت گزارنے کے لئے ایک تعمیری طریقہ فراہم کرے گا اور آپ کو اسی کمپنی میں ان سے زیادہ واقف بننے میں مدد مل سکتی ہے. آپ کے مہمانوں پر قبضہ کر کے، آپ کو اپنی ذمہ داری کو دوسرے تفویض اور فون کالز پر رکھنے کے قابل ہو جائے گا، جو آپ کی تنظیمی صلاحیت کو بڑھا دیتا ہے.
تازہ کاری
آپ کے استقبال میز پر آسان رسائی کے اندر تازہ کاری کریں. آپ کی میز کے نیچے یا منتظر علاقے میں سرد مشروبات کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک چھوٹا سا ریفریجریٹر نصب کریں. معیاری کافی مصنوعات جیسے چینی اور کریم جیسے تک رسائی کے اندر ایک کپ کافی بنانے والا ہے. اپنے استقبال کاؤنٹر، یا سخت کینڈیوں کی کٹوری پر بیکڈ مال کی ایک ٹرے رکھیں. ان ریفریجریشنز کے قریبی ہونے سے، آپ استقبال کے علاقے کو چھوڑنے کے بغیر اپنی کمپنی کے مہمان کو گرم استقبال فراہم کر سکیں گے.
