ملازم یا ایک گاہک کو بتانے کے بجائے کچھ حالات زیادہ غیر آرام دہ ہیں، "نہیں." بزنس لوگ اکثر محسوس کرتے ہیں کہ درخواستوں کے مطابق عمل کرنے سے انکار ان کے بارے میں برا احساسات اور کاروبار پیدا کرتا ہے، جو مستقبل کی فروخت پر اثر انداز کر سکتا ہے. یہاں تک کہ بدتر، جب ایک کلائنٹ یا ملازم کسی فیصلے کا اپیل کرتا ہے تو آپ اپنے آپ کو ایک دفعہ نہیں کہہ سکتے ہیں، لیکن دو مرتبہ. اس وقت مصنف کا استعمال کرنے کے لئے صحیح سر کے بارے میں فکر مند ہے اور کتنی معلومات ظاہر کرنے کے بارے میں فکر مند ہے، ایسا نہ ہو کہ خطوط مزید تحقیقات یا قانونی کارروائی بھی کرے.
آپ کے جواب کے لئے استعمال کرنے کے لئے کمپنی کے خطوط کا ایک ٹکڑا حاصل کریں. کسی اپیل کی ایک جواب کے معاملے پر حتمی لفظ کی نمائندگی کرتا ہے، اور سرکاری خطوط کا استعمال کرتے ہوئے اقتدار کی تاثر کو پہنچانے میں مدد کرتا ہے.
تاریخ ٹائپ کریں، ایک جگہ چھوڑ دیں اور وصول کنندہ کا مکمل نام اور پتہ درج کریں.
دوسری جگہ پر جائیں، "محترمہ محترمہ محترمہ محترمہ" نام کا نام "ٹائپ کریں". اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ اس میں خصوصی پائیدار ضروری ہے، "عزیز" کو چھوڑ دیں اور صرف وصول کنندہ کے نام کو درج کریں. دوسری جگہ پر جائیں.
پہلے پیراگراف میں، اگر اس اپیل کی جاسکتی ہے تو وصول کنندہ کو بتاؤ، اور مختصر طور پر وضاحت کریں کہ اس کی درخواست کیوں ملی ہے.
اگر آپ اپیل نہیں کرتے ہیں تو، آپ کے کاروبار میں یا اس کے محنت کے لئے وصول کنندہ کا شکریہ ادا کرتے ہیں، اور پیراگراف کے اختتام پر اسے برا خبر دیتے ہیں. پیراگراف کے اختتام پر برا خبر پوزیشننگ آپ کو پہلی دھچکا نرم کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے، جس سے وصول کنندہ کے نیک عمل کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے. درخواست مختصر طور پر انکار کرنے کے لئے استدلال کی وضاحت کریں؛ بہت تفصیل سے بچنے کے لۓ وصول کنندہ پالیسی کی جانچ پڑتال کر سکتا ہے اور دوسرا اندازہ لگا سکتا ہے.
دوسرا پیراگراف میں اضافی اپ ڈیٹ کی معلومات فراہم کریں. اگر آپ نے اپیل کی توثیق کی، تو اسے بتائیں کہ آپ کا فیصلہ حتمی ہے اور یہ معاملہ بند ہے.
"حوالہ جات،" یا "مخلص،" کی قسم اور تین لائن خالی جگہیں چھوڑ دیں. خط پرنٹ کریں اور نیلے یا سیاہ سیاہی میں آپ کے نام کے اوپر نشان زد کریں. اپنے ریکارڈ کے لئے خط کی ایک نقل برقرار رکھو.
اپنے جواب کے ریکارڈ کو برقرار رکھنا اور وصول کنندہ کو خط موصول ہونے کے لۓ سندی میل کے ذریعہ خط بھیجیں. معاملہ عدالت میں جاتا ہے تو یہ ریکارڈ اہم ہوسکتا ہے.
