اگر کوئی پروجیکٹ اچھی مواصلاتی منصوبہ نہیں ہے، تو یہ ناکام ہونے کے لئے برباد ہے. ایک پروجیکٹ مینیجر کی بنیادی ذمہ داری ایک موثر اور موثر مواصلاتی منصوبہ تیار اور منظم کرنا ہے. یہ منصوبے کی ٹیم کو حوصلہ افزائی دے گی اور بروقت فیشن میں مکمل کرنے کی منصوبہ بندی کرے گی. ایک اچھی مواصلات کا منصوبہ ایک کھلا اور شفاف ماحول میں شامل ہونا چاہئے جہاں ہر ایک کو خیالات اور ان پٹ فراہم کرنے میں آرام دہ محسوس ہوتی ہے. ایک پروجیکٹ مینیجر جو ڈیکٹر کی طرح کام کرتا ہے خود کو شکست دے گا.
تعارف
ایک مواصلات کی حکمت عملی تیار کریں: (1) اس منصوبے کی ترقی اور تعریف. جیسا کہ پروجیکٹ مینیجر آپ معلومات کا بنیادی ذریعہ ہیں. آپ کا کام منصوبے کی ٹیم کو براہ راست اور حوصلہ افزائی کرنے کے لۓ مؤثر طریقے سے بات چیت کرنا ہے. (2) ایک فورم بنائیں جسے خیالات کے تبادلے کی اجازت دیتی ہے. ٹیم میں سب کو بتائیں کہ ان کی شراکت قابل قدر ہے. مواصلات ایک بات چیت ہے اور ایک سنجیدہ نہیں ہے. مواصلات کی منصوبہ بندی کی حوصلہ افزائی اور ان میں سے جو ان میں ملوث ہیں ان پٹ اور ان پٹ کو فروغ دینا چاہئے. (3) مواصلاتی مقاصد کو واضح کریں. اچھے مواصلات کے مقاصد کو اس منصوبے کو مؤثر طریقے سے اور وقت پر مکمل کرنا چاہئے. یہ حیرت سے بچنے میں مدد ملے گی، نقل و حمل سے بچنے اور چھٹیاں ظاہر کرنے میں مدد ملے گی.
ذمہ داریاں پیش کریں. پروجیکٹ ٹیم کے انفرادی ارکان کو معلوم ہونا چاہئے کہ ان کی خاص ذمہ داری کیا ہے اور جن کے ذمہ دار ہیں. ہر ایک کو مواصلاتی مقاصد کو جاننا چاہئے.
تاریخ تک رابطے رکھنے اور سب کو مطلع رکھنے کے لئے مختلف میڈیا اور طریقوں کا استعمال کریں. اس میں ای میل کی تازہ کاری، پروجیکٹ میمو، چہرے کا سامنا کرنے والے اور باقاعدگی سے رپورٹ شامل ہیں.
رپورٹس اور جائزے کے لئے ایک ٹائم لائن مقرر کریں. معلومات کے روزانہ تبادلے، شیڈول میٹنگ کی تاریخ اور رپورٹس کے لئے آخری تاریخ کے علاوہ. اس ٹیم کو حوصلہ افزائی اور برقرار رکھا جائے گا. یہ کاموں کو ترجیح دینے میں بھی مدد ملتی ہے.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے مواصلاتی منصوبہ کا جائزہ لیں کہ یہ مؤثر طریقے سے کام کر رہا ہے. ٹیم سے ان پٹ کی تلاش کریں. کیا ضروری معلومات بروقت انداز میں منسلک کیا جا رہا ہے. اگر نہیں، تو بہتر بنانے کے لئے کیا اصلاحات کی جا سکتی ہیں؟
