دفتری طرز عمل کو ترقی دینے کے لۓ آپ اور آپ کے مینجمنٹ ٹیم کی مدد سے آپ کے دفتر یا کاروبار کو فروغ دینے میں مدد ملتی ہے. دفتری طریقہ کار سروس کی اتھارٹی کو برقرار رکھنے میں مدد کرتے ہیں اور خدمت کے معیار کو یقینی بنانے کے لئے لازمی معلومات فراہم کرتا ہے جو رہنما کے طور پر خدمت کرتی ہے. واضح اور درست طریقہ کار بنانا مواد کی منصوبہ بندی، طریقہ کار لکھنے، ایک دستی یا گائیڈ پیدا کرنے اور طریقہ کار کے مطابق کئے جانے والے تمام ترمیم کو سنبھالنے کے براہ راست ترتیب کے مطابق حاصل کرنے کے قابل ہے. آفس کے طریقہ کار کو مخصوص دفتر کی تقریب یا پورے دفتر کے انتظام کے لئے لکھا جا سکتا ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ٹیپ ریکارڈر (اختیاری)
-
نوٹ بک اور لفظ پروسیسر
-
کیلنڈر یا شیڈولر
لکھیں کہ آپ کیوں طریقہ کار لکھ رہے ہیں اور کون طریقہ کار استعمال کریں گے. اس بات کی شناخت کریں کہ کتنی کثرت سے طریقہ کار، یا طریقہ کار کے حصوں کو استعمال کیا جائے گا. مخصوص ہونے کی وجہ سے آپ کو دستاویزات کی کوششوں پر توجہ مرکوز کرنے اور تشکیل دینے میں مدد ملے گی.
کیا کاموں کی کارکردگی کا مظاہرہ کیا ہے اور کاموں کو کتنی بار مکمل کردی جاتی ہے اس بارے میں معلومات جمع کرنے کے لئے شیڈول بنائیں. انٹرویو کام کرنے والے ماہرین کے ماہرین اور کام کے اندر ہر سرگرمی کو مکمل کرنے کے لئے کئے جانے والے اقدامات ریکارڈ کریں. اگر سکریچ سے قدم پیدا ہو تو، اقدامات کے عملے کے سادہ فلوچارٹ کو کام مکمل کرنے کے لۓ اختتام تک ختم ہوجائیں.
دستاویز کا حوالہ دیا جائے گا جب تعین کریں اور یہ ایک کاغذ یا آن لائن فارمیٹ میں ہو گا. عملی مقاصد کے لئے، کاغذ پر طریقہ کار مثالی ہیں کیونکہ وہ ایک آسان حوالہ گائیڈ کے طور پر کام کرتے ہیں اور طریقہ کار کی تربیت کے دوران مفید ہیں. ایک فائل کی ساخت اور سادہ فائل نامی کنونشن ہونے کے بعد طریقہ کار بنانا آسان ہے.
عمل کے مطابق حصوں میں طریقہ کار تقسیم کریں. فنکشن مخصوص کاموں کو تخلیق کرنے والے شخص کو کسی فرد، یا محکمہ کو کردار اور ذمہ داری فراہم کرتی ہے، جو کام کو مکمل کرنا ضروری ہے.
ہر کام کو مکمل کرنے کے لئے لازمی طریقہ کار لکھیں. مرحلہ 2 میں تحریری یا ریکارڈ کردہ انٹرویو کا استعمال کرتے ہوئے، سرگرمی کو ترتیب میں لکھ تاکہ کسی کو کامیابی سے کام اور کام مکمل کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. کاموں کو مکمل طور پر دستاویز کرنے کے بعد، ایک جادو چیک چیک کریں اور مکمل مواد کا جائزہ لیں. یہ مثالی ہے کہ ایک یا دو ماہرین کی درستگی کے لئے دستاویز کا مسودہ چیک کریں.
کسی بھی ضروری اصلاحات بنائیں اور ایک دوسرے، یا فائنل، مسودہ تیار کریں. اپنی دستاویز کی ترسیل کی تاریخ کو ذہن میں رکھتے ہوئے، دستاویز کی حتمی چیک انجام دیں اور پھر پرنٹ یا آن لائن ریفرنس کے لئے حتمی دستاویز تیار کریں. جب اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے تو آسان صفحہ متبادل کے لئے تین انگوٹی بائنڈر میں کاپی رکھی جاتی ہے.
تجاویز
-
کسی بھی موجودہ معلومات یا کام کے فلوٹ آرٹس کا استعمال کرتے ہوئے طریقہ کار کی ترقی کو مکمل کرنے کے لئے ضروری وقت کم کرے گا اور اس بات کو یقینی بنانے میں آپریٹنگ غلطیوں کو کم سے کم کیا جائے گا.
اوسط، دستاویزات اور جائزہ لینے کے عمل مکمل کرنے کے بارے میں یہ تقریبا چھ ہفت لگتی ہے.
