انفارمیشن نقشہ سازی کمپنیوں کے لئے واضح اور مؤثر دستاویزاتی طریقہ ہے جو پہلے سے ہی اس کے طریقہ کار، پالیسیوں اور معاون دستاویزات تیار کر چکے ہیں. کاروباری جو صرف ان کے طریقہ کار کو رسمی طور پر شروع کرنے کے لئے شروع کر رہے ہیں معلومات کی نقشہ سازی کے طریقہ کار سے بھی فائدہ اٹھا سکتے ہیں. معلومات کی نقشہ سازی کے طریقوں کے بارے میں ہدایات یا معلومات کی نقل و حرکت کی روک تھام کی طرف سے دستاویزی کو چلاتا ہے. یہ ایک دستاویز کے اندر اندر معلومات کو منظم کرنے کے لئے فارمیٹ فراہم کرتا ہے تاکہ یہ آسانی سے سمجھا جائے. آپ کی کمپنی کی دستاویزات کو ایک نقشے کی شکل میں تبدیل کرنے کے لۓ چند سود میں کیا جاسکتا ہے، وقت کے ساتھ ہی استعمال کرنے والے مرحلے میں.
تمام کمپنی کی دستاویزات کا جائزہ لیں اور نظام سازی میں ایسے مواد کو منظم کریں جو متعدد ہدایات پر مشتمل ہیں. تنازعات اور نقل و حرکت کو ہٹانے سے زمرے کے مواد کو بہتر بنائیں.
مثال کے طور پر، بہت سے طریقہ کار ذمہ داریاں کے لئے ایک حصے ہیں. اس قسم کے مواد کے لئے آپ تمام "ذمہ داریوں" کو تمام دستاویزات میں معلومات کو مرتب کریں گے. ایسا کرنے میں، آپ ذمہ داریاں یا ایسے علاقوں میں تنازعہ دیکھ سکتے ہیں جہاں ایک ذمہ داری کسی دوسرے سے زیادہ ہے. یہاں سے، مواد کو ڈپلیکشنز یا تنازعات کو ہٹانے کے لئے کوھراو. پر غور کرنے کے لئے اس طرح کی دیگر مواد تعریف اور حفاظتی احتیاطی تدابیر شامل ہیں.
ہر قسم کی مواد کے لئے مرکزی دستاویزات یا دیگر نظر ثانی شدہ معلومات کی معلومات کے ذخیرہ جات بنائیں.
ذمہ داریوں کے اپنے مثال پر واپس جائیں، ایک دستاویز تیار کریں جس میں آپ کو آخری مرحلہ میں ترمیم کرنے والے ذمہ داریاں درج کریں. اس بات کو یقینی بنانا کہ طریقہ کار کہاں سے ذمہ دار ہوتے ہیں. اس سے یہ یقینی بناتا ہے کہ دستاویزات مناسب طریقے سے حوالہ دار ہے.
اب کہ اسی طرح کے مواد کو ایک مرکزی دستاویز میں منتقل کیا جاتا ہے، پرانی مواد اصل طریقہ کار سے ہٹا دیا جاسکتا ہے. نئے پروسیسنگ دستاویز کے حوالے سے اصل طریقہ کار سے پرانے مواد کو ہٹا دیں.
نظر ثانی شدہ عمل کے دوران باقی دستاویزات کے مواد کو معلومات سے موڈ فارمیٹ میں اپ ڈیٹ کریں. مستند معلومات کو گروپ کی طرف سے دستاویزی مواد منظم کریں. ذیلی ہیڈر شامل کریں. جہاں ممکن ہو میزیں استعمال کریں تو اس مواد کو بہتر انداز میں دیکھا جا سکتا ہے. بشمول بہترین طریقوں کی بناء پر قبائلی علم یا اقدامات جن کے ملازمت عام طور پر انجام دیتے ہیں لیکن اس کے عمل میں دستاویزی نہیں کی گئی ہیں.
تجاویز
-
معلومات کی نقشہ سازی سادہ سے پیچیدہ سے ہوتی ہے اور انتظامیہ کے لئے ماپنے آراء سمیت بشمول مزید بڑھا سکتے ہیں. مزید پیچیدہ عمل درآمد کے لئے، بانی کمپنی انفارمیشن میپنگ، انکارپوریٹڈ کے اداروں سے پیشہ ورانہ خدمات آپ کی نقد یا غیر منقول شدہ طریقہ کار کو بہتر بنانے کے لئے ملازمت کی جا سکتی ہے. (وسائل دیکھیں)
