بورڈ آف ڈائریکٹرز کو ایک رسمی خط لکھنا ایک خوفناک عمل ہوسکتا ہے. یہ آپ کے خیالات کو انچارج کے ذریعہ سننے کا موقع ہے، لہذا رسمی عمل کی پیروی کرنا ضروری ہے. لیکن مواد کی کمی یا خط میں گرامیٹیکل غلطیاں ہیں تو فارمیٹنگ درست کرنے میں کوئی احساس نہیں ہے.
ایک بورڈ کو خط شروع کرنے سے پہلے
ڈائرکٹری بورڈ کے مطابق، آپ کو معلوم ہے کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. آپ کی حوصلہ افزائی کیا ہے؟ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں؟ ایک منصوبے کے لئے فنڈز کی تلاش کرنے والے ایک خط کا کہنا ہے کہ ایک شکایت کا خط مکمل طور پر مختلف حکمت عملی کی ضرورت ہے.
کچھ نوٹ کرنے کا وقت لیں. جھوٹ بولیں کہ کیا کہنا ہے اور یہ آپ کو کیوں اہمیت دیتا ہے. اخلاقیات اسے یہ خط نہیں بنا سکتے، لیکن یہ آپ کو توجہ مرکوز کرنے اور حل کرنے میں مدد مل سکتی ہے. کیا کوئی دستاویز ہے جو آپ کو حوالہ دینے کی ضرورت ہے، ثبوت یا اعداد و شمار جو آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں؟ انہیں تیار کریں اور ان کا ایک نوٹ بنائیں کہ وہ متعلقہ کیوں ہیں.
خط تیار کرنا
سب سے پہلے، اپنے نوٹ کو منظم کریں. آپ کیوں لکھ رہے ہیں کے سلسلے میں سب سے بڑا نقطہ کیا ہے؟ کیا عناصر اس نقطہ نظر کی حمایت کرتے ہیں؟ انہیں حکم دیں. یہ بنیادی طور پر آپ کا نقطہ نظر ہے، لہذا اب آپ جانا چاہتے ہیں.
بہت سے لوگ ایک خط شروع کرنے کے ساتھ جدوجہد کرتے ہیں، سوچتے ہیں کہ انہیں جانے جانے کی ضرورت ہے، لیکن واضح ہونا ضروری ہے. سب کچھ کہو کہ آپ کو کہنا ہے، پھر ترمیم کرتے وقت اسے بہتر بنانے اور مضبوط کرنا. شروع کرنے کے لئے، اسے "پیارے چیئرپرسن سمتھ اور بورڈ کے اراکین" سے خطاب کریں اور پھر "میں لکھ رہا ہوں" کے ساتھ کھولیں، پھر لکھنے کے لئے اپنی اہم وجہ بتائیں.
اہم سپورٹ پوائنٹ کے ساتھ اپنے افتتاحی عمل کا تعاقب کریں اور ایک جوڑے کلرا پیراگراف لکھیں جن میں آپ نے پہلے ہی ذکر کیا ہے.
یاد رکھیں، یہ کاروبار ہے اور یہ لوگ ان کی پلیٹ پر بہت زیادہ ہیں. بہاؤ یا ڈٹنگ یا طویل ہوا سے نہ ڈالو. نقطہ نظر حاصل کریں، اس کے بارے میں شائستہ ہو اور احترام سے دستخط کریں.
ترمیم کی اہمیت
حقیقت میں، ایک بورڈ آف ڈائریکٹر لکھتے ہیں کہ کسی بھی رسمی بزنس خط لکھنے سے زیادہ مختلف نہیں ہے، اس کے علاوہ یہ لوگوں کا ایک گروہ ہے اور اس پر زیادہ سوار ہوسکتا ہے، اس پر منحصر ہے کہ آپ کیوں لکھ رہے ہیں.
سب سے اہم حصہ، واقعی، ترمیم کر رہا ہے جب لکھنے کے بارے میں زیادہ سے زیادہ لوگوں کو زیادہ تر کشیدگی. کچھ لکھنے کے بعد ہمیشہ وقفے لے لو، تو تمہارا سر صاف ہوجاتا ہے اور آپ کو تازہ آنکھوں سے واپس آتی ہے.
کم از کم تین ترمیم پاس لے لو. گرامر کی غلطیوں، غیر مطلوبہ الفاظ اور ایک زیادہ آرام دہ ٹون کی تلاش کریں. اکثر لوگ غلطی کے ساتھ مرکب ہونے میں غلطی کرتے ہیں، لیکن اس کے ساتھ ساتھ تحریری طور پر مضبوط اور نقطہ نظر ہے، دونوں خصوصیات جو کاروباری خطوط میں اچھی طرح سے کھیلتے ہیں.
پھر بھی، احترام اور کچھ حد تک معزز رہو، لیکن کچھ بھی نہیں بھوک لگی یا کچھ بھی نہیں ڈالنا.
اپنا مقصد جانیں
جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، یہ جاننا ضروری ہے کہ آپ کیوں لکھ رہے ہو. یہ ممکن ہے کہ تین سب سے زیادہ معمولی خطوط جو آپ لکھتے رہیں گے، اس سے استعفی دینے یا ایک موقع کو قبول کرنے کی درخواست کرنا ہے.
استعفی دینا: جب کمپنی سے استعفی کرنا، اس منصوبے یا بورڈ پر خود کو استعفی دینے پر، ریاست آپ کو شکر گزار کر کے آپ کو موقع ملے گا. وضاحت کرتے ہیں، ترجیحی طور پر ایک جمہوریت میں، آپ استعفی دے رہے ہیں - ذاتی وجوہات کے لۓ، ایک نیا موقع تلاش کرنے کے لۓ، کیونکہ آپ کسی تبدیلی کے لۓ - اشتراک کی تفصیلات کے بغیر. یہ مختصر اور پیشہ ورانہ رکھیں. اگر آپ مستقبل میں ضرورت ہو تو، دستیاب ہوسکتے ہیں.
قبول کرنا: یہ ایک پیراگراف ہوسکتا ہے جس کی پیروی کی گئی ہے. کہہ دو کہ آپ کو موقع قبول کرنے پر فخر ہے، آپ مستقبل میں حصہ لینے کے منتظر ہیں اور آپ بورڈ کے عقیدے کے لئے شکر گزار ہیں. منصوبوں یا ارادے پر رہنا مت کرو؛ یہ کیا معاہدے کے لئے ہے.
درخواست کرنا: ٹھیک ہے، جو ریاست آپ کی درخواست کر رہے ہیں وہ بتائیں. وضاحت کریں کیوں. اگر آپ کے پاس ثبوت کی درخواست ہے تو کیوں درخواست جائز ہے، پھر اس مختصر طور پر دستاویز کریں. کارکردگی یا نتائج کے وعدوں سے بچیں، کیونکہ ان کو صرف ایک معاہدے یا پروجیکٹ شیڈول میں کہا جانا چاہئے، جہاں آپ کی بات چیت کی صلاحیت ہے. ان کی توجہ کے لئے ان کا شکریہ اور دستیاب ہونے کی پیشکش کرنا چاہئے ان کے پاس سوالات ہیں یا وضاحت کی ضرورت ہے.
