ایک ایگزیکٹو خلاصہ کسی بھی قسم کی رپورٹ کے ساتھ کرسکتا ہے - اگر آپ کے ناظرین اپنی پوری رپورٹ کے ذریعہ پڑھنا نہیں چاہتی تو یہ صرف اہم تفصیلات کی ایک مضبوطی ہے. اختلافات ٹھیک تفصیلات میں ہیں. آپ کے موضوع اور آپ کے سامعین کو ایڈجسٹ کرنے کیلئے آپ کو معیاری شکل کو ٹھیک کرنا دینا. اگر آپ کے سامعین فوجی ہیں تو، اسٹریٹجک مارکیٹنگ گروپ نے خبردار کیا ہے کہ نیویارک میں اکیلے اکیلے ایک سال دستاویزات کے 500 ملین صفحات سے زیادہ پیدا ہوتا ہے. یہ ذہن میں رکھنا آپ کی اہم تشویش ہونا چاہئے کیونکہ آپ کے صفحات پر خرچ کرنے کے لئے اہلکار بہت زیادہ وقت نہیں رکھتے ہیں.
آپ کی معلومات کو منظم کرنا
آپ کا پہلا چیلنج آپ کی رپورٹ میں معلومات کو منظم کرنے کے لئے ہے لہذا آپ بہت کم دستاویز میں سب سے اہم حصوں کو شامل کر سکتے ہیں - آپ کا خلاصہ. پوری رپورٹ پر جائیں اور آپ کے خلاصہ میں شامل کردہ معلومات کو چھوڑ دیں. پیشکش کا حکم اسی طرح ہونا چاہئے کہ اس رپورٹ میں معلومات کیسے دکھائی جاتی ہے. اپنے خلاصے میں عنوان شامل کریں جو آپ کی رپورٹ کے حصوں سے منسلک آسانی سے منسلک ہوسکتی ہے یا ہوسکتی ہے. اگر آپ کی رپورٹ خود ہی عنوانات پر قرض نہیں لیتا ہے، تو آپ اپنے خلاصہ میں آپ کو لکھتے ہیں جب آپ لکھتے ہیں، اپنے قارئین کی ہدایت کرسکتے ہیں کہ وہ طویل رپورٹ میں کہاں سے زیادہ گہری معلومات حاصل کرسکیں. آپ اپنے خلاصے میں مخصوص ڈیٹا شامل نہیں کرنا چاہتے ہیں لیکن اگر آپ کو مزید جاننا چاہتا ہے تو آپ کا قارئین اسے تلاش کرنے کے قابل ہونا چاہئے.
خلاصہ لکھنا
خلاصہ کا مقصد یہ ہے کہ ممکنہ حد تک ممکنہ حد تک ممکن ہو جاسکے جسے آپ اپنے ریڈر کو اس مسئلے سے متعلق فیصلے کرنے کی ضرورت ہے، تمام بنیادی معلومات. آپ کا خلاصہ بنانا تاکہ آغاز میں سب سے اہم معلومات ظاہر ہو. اس میں آپ کی رپورٹ کا مقصد اور دائرہ کار اور ممکنہ طور پر آپ کا نتیجہ بھی شامل ہونا چاہئے. شاید آپ اپنے فوجی ناظرین کو اپنے خلاصے کے آخری پیراگراف تک نہیں چھوڑنا چاہتے ہیں. رپورٹ کے مواد پر منحصر ہے، پھر آپ لاگو کرنے کے طریقہ کار کے ساتھ عمل کر سکتے ہیں، آپ نے تحقیق کیا ہے، تجزیہ، اختیارات اور حتمی فیصلہ. اپنے پیراگراف کو مختصر رکھیں، سات یا آٹھ سے زائد جملے نہ کریں، اور ہر ایک کو آپ کی رپورٹ کے کسی حصے میں وقف کریں. تین صفحات کے اندر اندر رہو جب تک آپ کسی تکنیکی رپورٹ کا خلاصہ نہیں کررہے ہیں. اس صورت میں، آپ کا خلاصہ آپ کی رپورٹ کے صفحات کے 10 فیصد تک ہوسکتا ہے، لیکن اگر یہ طویل عرصہ تک ہے، تو یہ دو علیحدہ خلاصہ لکھنے کے قابل ہے. طویل عرصہ سے تکنیکی مسائل سے نمٹنے اور ایک چھوٹا سا 3 صفحہ خلاصہ پوری رپورٹ کا جائزہ لے سکتا ہے. ماضی، موجودہ اور مستقبل کے کشیدگی کے درمیان آگے پیچھے نہ ڈالو - یہ پڑھنے کے قابل بناتا ہے.
فوجی سامعین کو خطاب کرتے ہوئے
اسٹریٹجک مارکیٹنگ گروپ کو مشورہ دیتا ہے کہ آرمی معیاری لکھنا سٹائل ایک واضح پیغام کی ضرورت ہے جو تیزی سے پڑھنے کے فروغ کو فروغ دیتا ہے. اگر آپ کی رپورٹ میں مسلح افواج کی کسی بھی شاخ میں کسی کو ایک پیچ بنانے میں شامل ہوتا ہے، تو آپ کے خلاصہ کی غلطی اور نقطہ نظر کو برقرار رکھنا. اپنے خیالات کو بیان کرنے سے بچیں، جیسے کہ "میرا خیال ہے کہ ایکس کام کرے گا کیونکہ ایکس ز برابر ہوتا ہے." آپ کو صرف الفاظ سے خطاب کرتے ہوئے چھ الفاظ چھوڑ سکتے ہیں، "ایکس ایکس مساوات"، پھر اپنے سب سے اہم حقائق کو لے کر اپنے متوقع نتائج کے ساتھ ان سے رابطہ کریں.
احتیاطی تدابیر
اگر آپ فوجی معاملات پر بحث کر رہے ہیں تو آپ کے قارئین پر غور کریں. اگر آپ مسلح افواج کا رکن ہیں اور آپ ایک شہری ادارے کو لکھ رہے ہیں تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ خفیہ معلومات میں شامل نہیں ہیں یا سیکورٹی پر پابندی لگاتے ہیں. اگر آپ اپنی رپورٹ لکھتے ہیں اور آپ کے اعلی سے خلاصہ کرتے ہیں تو دونوں اپنے ہاتھوں میں پہنچنے سے پہلے دوسرے ہاتھوں سے گزر سکتے ہیں، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ سبھی ملوث افراد کو پڑھنے کے لئے صاف کیا گیا ہے جو آپ نے لکھا ہے.
