بہت سے کمپنیاں اپنے دستی اکاؤنٹنگ کے نظام کا استعمال کرتے ہوئے اپنا کاروبار شروع کرتے ہیں. زیادہ سے زیادہ کاروباری اداروں کے لئے، یہ راستے کاروبار کو کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ کے نظام کے لئے بڑے سرمایہ کاری کے بغیر آپریٹنگ شروع کرنے کی اجازت دیتا ہے. کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم نصب کرنے کے اخراجات نظام کو خریدنے کے لۓ نظام کو خریدنے کے لئے نظام اور ٹریننگ کی لاگت کا نظام، مزدور میں شامل ہے. دستی نظام میں ہر ٹرانزیکشن کو اکاؤنٹنگ نوٹ بک میں لکھنا اور دستی طور پر تمام نمبروں کا شمار کرنا شامل ہے. کئی بار، کاروبار کو دستی نظام سے کمپیوٹرائزڈ اکاؤنٹنگ سسٹم میں تبدیل کرنے کی ضرورت کو تسلیم کرتی ہے.
نیا نظام انسٹال کریں
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم میں ایک دستی اکاؤنٹنگ سسٹم سے تبدیل کرنے کا پہلا قدم اکاؤنٹنگ سسٹم کو کمپنی کے کمپیوٹر پر نصب کرنے میں شامل ہے. کاروباری مالک مختلف سوفٹ ویئر پیکجوں کا جائزہ لینے کا تعین کرتے ہیں جو اس کے کاروباری ضروریات اور خریدنے والے سافٹ ویئر کو پورا کرتی ہے. مالک سافٹ ویئر کو اس کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کرتا ہے جہاں اکاؤنٹنگ کا کام ہو گا.
دستی نظام میں ڈیٹا کو حتمی شکل دیں
تبدیل کرنے کا دوسرا قدم کاروباری مالک کو ڈیٹا کو حتمی شکل دینے کی ضرورت ہے. جب کمپیوٹر پر کمپیوٹرائزڈ سسٹم لوڈ ہو جاتا ہے تو، مالک کو دستی نظام میں موجود تمام اعداد و شمار کو حتمی شکل دینا ہوگا. مالک اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اکاؤنٹنگ ریکارڈ میں تمام ٹرانزیکشن ظاہر ہوتے ہیں اور تمام حسابات درست ہوتے ہیں. وہ دستی مالی ریکارڈوں کو تلاش کرنے کے لئے ایک اکاؤنٹنگ فرم کرایہ پر لے سکتے ہیں.
نئے نظام میں توازن منتقلی
دستی نظام میں ریکارڈ شدہ آخری اکاؤنٹس کے ساتھ، مالک کمپیوٹرائزڈ نظام کو ختم بیلنس منتقل کرسکتا ہے. مالک ہر اکاؤنٹ کو کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں اکاؤنٹ کا نام، اکاؤنٹس کی قسم اور ابتدائی توازن میں داخل کرکے مقرر کرتا ہے. ہر توازن میں داخل کرنے کے بعد، مالک کو اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے دستی نظام کے بوازنوں کی توازن کا موازنہ کرنے کی ضرورت ہے کہ سارے نظام کو درست طریقے سے نظام میں درج کیا جائے.
متوازی نظام چلائیں
چوتھے مرحلے میں مالک کو ضرورت ہوتی ہے کہ دونوں دستی نظام اور وقت کی عارضی مدت کے لئے کمپیوٹرائزڈ سسٹم استعمال کرے. یہ مالک کو اس بات کا یقین کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ نیا نظام متوقع ہو.
دستخط دستی نظام
آزمائشی مدت کے اختتام پر، مالک دستی نظام کو روکتا ہے. مالک کو کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کا استعمال کرنے پر توجہ دینا ہے. دستی نظام کے تمام ریکارڈوں کو پیک اپ اور ذخیرہ کیا جا سکتا ہے.
