کسٹمر سروس خط کی مثال

اپنے مقصد کو ھدف کرتے وقت جب آپ شکایت بھیجتے ہیں، یا جب آپ کسٹمر سروس کی مدد کی درخواست کرتے ہیں. کسٹمر سروس خط جنگ آپ کے اپنے مایوسی کو بڑھانے اور ایک علاج کے لئے ایک شائستہ، باہمی درخواست کے ساتھ ڈالنے کی طرف سے جیت. نتائج حاصل کرنے کے لئے ایک کسٹمر سروس خط لکھیں، کچھ سادہ ہدایات پر عمل کرکے اخبار اخبار صحافیوں کے درمیان روایت کی طرح بہت زیادہ.

کون

اپنے خط کو احتیاط سے پتہ چلیں. "یہ بات یقینی بنائیں کہ آپ اسے بھیج رہے ہیں … جو اس پر عمل کرسکتے ہیں،" یہ کہتے ہیں کہ کس طرح اس کے مصنف. Rosie Maggio کہتے ہیں.

مناسب نام اور پتہ کی تحقیق کریں؛ اندازہ یا فرض نہیں کرتے. آپ کی شکایت کو "جان سمتھ، کسٹمر سروس کے ڈائریکٹر، اے بی سی گیجٹ کارپوریشن" کو صرف "کسٹمر سروس ڈیپارٹمنٹ" کے بجائے موزوں گلی کا ایڈریس.

اگر آپ مزید مدد کی ضرورت ہو تو معلومات کے لئے کمپنی کے آفس کو کال کریں، ہاؤور کے ذریعہ آن لائن وسائل تلاش کریں (نیچے وسائل)، یا بہتر بزنس بیورو کو آزمائیں.

کیا، کہاں اور کب؟

اپنے خط میں وقار شدہ زبان کا استعمال کریں. آپ کی شکایت کا موضوع ہے جو پروڈکٹ یا سروس کی شناخت کریں. تفصیلات، ماڈل، سال، ترسیل کی تاریخ یا تنصیب کی تاریخ جیسے تفصیلات کی وضاحت کریں.

"مسئلہ بیان کرتے وقت، مخصوص اور نقطہ نظر کے مطابق. صرف اس بات کا اشارہ کرتے ہیں کہ 'کام نہیں کی گئی' کافی معلومات فراہم نہیں کرتا. آپ کی شکایت کا ایک تفصیلی خلاصہ آپ کی دشواری کو حل کرنے میں کمپنی کی مدد کرے گی." راکٹ لواویر ویب سائٹ، جو کسٹمر کی شکایت خط کے سانچوں کو فراہم کرتا ہے.

"میں نے تین ہفتے پہلے ایک میگنا گیجٹ خریدا اور جلد ہی جیسے ہی میں نے اسے نپٹ لیا تھا، اس کا سامنا کرنا شروع کر دیا. گیجٹس ریک یا ہینڈل پر نہیں رہیں گے." آپ کی مصنوعات کو "جھٹکا" سے کہیں زیادہ معلومات فراہم کرتا ہے! کمپنی کو آپ کے شکایت کو حل کرنے کے لئے ضروری آلات کے ساتھ فراہم کریں.

کیسے؟

اس مسئلے کو حل کرنے کے لۓ اقدامات کئے گئے ہیں. بیان کیا ہے کہ آپ نے کیا کیا ہے اور جس کا جواب موصول ہوا ہے.

"اسٹور جہاں میں نے اس سیٹ کو خریدا وہ مجھے اپنے مقامی کسٹمر سروس ڈیپارٹمنٹ میٹرو میں حوالہ دیتے ہوئے کہا." مسٹر جارج ایلنبی نے اس دفتر میں بیان کیا کہ وہ سیٹ سے خریدنے کے بعد سے میری مدد کرنے سے قاصر تھے. میری خریداری اے بی سی کی بنیاد پر تھی. قابل اعتماد گیجٹ کے لئے ساکھ اور اب میں اس جواب میں بہت مایوس ہوں."

مسئلہ کو مخصوص اور اطمینان بخش حل پیش کرتے ہیں. "میں یقین کرتا ہوں کہ ABC کی ایک اچھی مصنوعات بنتی ہے. یہ شاید کمپنی کے لئے ایک معمولی جھوٹ ہے، لیکن یہ میرے لئے ایک بڑا مسئلہ ہے. اگر ABC خرابی Magna گیجٹ سیٹ کی جگہ لے لے گا، میں خوش ہوں گا." کمپنی کو صحیح طریقے سے بنانے کے لئے ایک راستہ دیں، لیکن مناسب رہیں.

کیوں؟

خط کے وصول کنندہ کے طور پر آپ کو علاج کرنا چاہتے ہیں کا علاج کریں: وقار اور مضبوط اچھے اخلاق آپ کو بیکار اور جارحانہ سلوک کے مقابلے میں بہتر نتائج دے گا. اس مشورہ پر عمل کریں: "… طے کرنے کے لئے یاد رکھیں، لیکن مضبوط ہو. اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کو غلط کیا گیا ہے تو، آپ کے بندوقوں کو چھڑی اور مطمئن نہ ہو جب تک کہ مسئلہ کو درست نہیں کیا جاسکتا ہے،" یہاں لکھا ہے مارگریٹ میکارٹی خط لکھنا بنا دیا آسان. خط کے وصول کنندگان کا احترام ایک سنجیدہ اور مناسب نقطہ نظر کے ساتھ حاصل کریں اور آپ کو اپنی اطمینان سے مسئلہ حل کرنے کا بہت زیادہ امکان ہو گا.