کانفرنس کالوں میں سے ایک طریقوں میں سے ایک ہیں جو عملدرآمد اور ملازمین کو کاروبار پر تبادلہ خیال کرتے ہیں. چاہے وہ اسی شہر میں ہیں یا دنیا بھر میں بکھرے ہوئے ہیں، کانفرنس کالز ہر وقت ایک دوسرے کو ایک کمرے میں لے کر ممکنہ طور پر لے کر ممکن ہوسکتا ہے. پیداواری اور معلوماتی کانفرنس کو یقینی بنانے کے لۓ کئی قدم ہیں.
ایجنڈا
ایک بار جب آپ نے اپنے کانفرنس کال کے لئے وقت اور تاریخ قائم کیا ہے، تو آپ کو میٹنگ کے لئے تیار کرنے کے لئے مناسب اقدامات کرنا ضروری ہے. اگر آپ کانفرنس کا رہنما ہیں تو، آپ کے کانفرنس کی کال کے لئے ایک ایجنڈا کو مکمل کریں اور مقرر کردہ تاریخ سے پہلے، حاضرین میں تقسیم کریں. آپ کا اجلاس ایجنڈا تاریخ اور وقت شامل ہونا چاہئے. یہ لوگ آپ کے ایجنڈے میں وقت کے علاقے میں شامل ہونے کا ایک اچھا خیال ہے جو آپ کے مقام سے باہر ہوسکتے ہیں. ایجنڈا میں میٹنگ کے آغاز اور اختتام کا وقت بھی شامل ہونا چاہئے اور ہر موضوع کے مختصر بیان میں ان افراد کے نام کے ساتھ ساتھ جو ہر مسئلے کے ذمہ دار ہیں اور مجوزہ الاٹمنٹمنٹ وقت شامل ہیں. اگر کانفرنس کسی بھی پری میٹنگ کی تیاری کی ضرورت ہے تو، ایجنڈا میں اپنی ضروریات کو واضح طور پر درج کریں.
کانفرنس
اس بات کو یقینی بنانے کے لئے اپنی لائنوں کا ٹیسٹ کریں کہ آپ کے پاس ایک فعال اور واضح کنکشن ہے. اگر آپ ایک بے تار فون استعمال کرتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ فون پورا کرنے سے پہلے فون مکمل طور پر چارج کیا جاتا ہے. ڪانفرنس میں کم از کم پانچ منٹ پہلے پہنچیں.
اگر آپ شرکت کرنے والے ہیں تو آپ کو اپنے رہنما سے کانفرنس نمبر مل جائے گا. کانفرنس لائن کو کال کریں. آپ کو اپنے کانفرنس نمبر درج کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کی جائے گی. ایک بار جب آپ نے نمبر درج کیا ہے، آپ کو آپ کا نام کہنا کہا جائے گا. واضح طور پر اپنے پہلے اور آخری نام کا بیان کریں. آپ کو پاؤنڈ (#) کلید دبائیں کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. ایک بار جب آپ نے اس عمل کو مکمل کرلیا ہے تو، یہ نظام آپ کو بتائے گا کہ آپ کانفرنس میں شمولیت اختیار کر رہے ہیں اور آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ فی الحال کتنے لوگ شرکت کر رہے ہیں. اگر آپ رہنما کے سامنے پہنچ چکے ہیں، تو آپ رہنما میں رکھے جائیں گے جب تک رہنما پہنچ جائے.
تعارف
تم سے پہلے بات کرو اگر رہنما آیا ہے لیکن ابھی تک میٹنگ شروع نہیں ہوسکتا ہے، تو آپ ٹھیک ٹھیک بات چیت سن سکتے ہیں. خوشگوار آواز میں، ہیلو کہو اور اپنے آپ کو تعارف کرو. میٹنگ شروع ہونے تک اپنے فون کو گونگا پر رکھیں. اگر آپ کو گونگا بٹن نہیں ہے تو، کانفرنس لائن کی طرف سے فراہم کردہ متنوع خصوصیات استعمال کریں.
جب اجلاس شروع ہوجاتا ہے، تو آپ کا رہنما کال کریں گے. جب رہنما نے آپ کا نام بلایا تو، اپنی موجودگی کو واضح اور پیشہ وارانہ طریقے سے تسلیم کرتے ہیں، جیسے "ہاں، میں یہاں ہوں" یا "ہیلو." یہ ہے …. " رہنما یہ کہہ سکتا ہے کہ آپ اپنے آپ کو دوسرے حاضرین میں مختصر طور پر شناخت کریں. اگر ایسا ہو تو، آپ کا نام بتائیں اور اپنے کام کے 20 سے 25 سیکنڈ کا جائزہ لیں کیونکہ یہ کال سے متعلق ہے. مختصر رہیں، واضح بات کریں اور پیشہ ور رہیں.
