کاروبار مخصوص عمل یا کاموں کو فراہم کرنے یا مکمل کرنے کے لئے ضروری قدموں کی دستاویز کے لئے معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کا استعمال کرتے ہیں. مدد کی ڈیسک شرائط میں، SOP کا حوالہ دیتے ہیں کہ کس طرح آپریٹرز کو کسٹمر کے سوالات کو ہینڈل کرنا چاہئے. اس سے عملے کو ابتدائی رابطے سے منظم اور متحرک کامیابی میں تمام ردعمل کو منظم کرنے کی اجازت دیتا ہے.
ابتدائی رابطہ
گاہکوں کی مدد کی میز پر فون کرتے ہیں اور اپنی دشواری کی نوعیت کو بتاتے ہیں. فرنٹ لائن تجزیہ کار سے پتہ چلتا ہے کہ ٹرانسمیشن سافٹ ویئر کو شناختی معلومات جمع کرنے کے لۓ گاہکوں سے متعلق رابطے کی تفصیلات، سوال یا شکایت کی نوعیت اور دشواری کا سامان کی جگہ. کسٹمر کو قطار میں مناسب سپورٹ سینٹر پر رکھنے سے پہلے وہ اکاؤنٹس / پروڈکٹ کے اعداد و شمار جیسے ماڈل نمبرز، لائسنسنگ معاہدے یا اکاؤنٹس نمبر بھی نوٹ کرتا ہے.
ترجیح کو تفویض کریں
ابتدائی انٹرویو اس معیار پر مبنی کال کی ترجیحات کا جائزہ لے اور تفویض کرتا ہے جسے کمپنی نے جگہ دی ہے. ترجیحی لیبل میں انٹرپرائز کی ناکامی، اہم صورت حال، باقاعدگی سے طے کردہ سروس اور منصوبہ بندی کے واقعات شامل ہیں، مثال کے طور پر.
ٹکٹ بنائیں
صارفین کو مختلف مسائل یا سامان کے بارے میں ایک سے زائد مسئلہ ہوسکتا ہے. ملازمتوں کو مسکوک مشکل ٹکٹ لکھنا، ہر مسئلہ کو مناسب مرکز پر الگ الگ منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے.
دستاویزی
کمپیوٹر کے نظام جو ٹریک کرنے کے لئے تکنیکی ماہرین کو فوری طور پر رسائی فراہم کرتی ہیں وہ اس کی ضرورت ہوتی ہیں. وہ دستاویزات کے طریقہ کار پر عمل کرتے ہیں تاکہ اگلے ٹیکنیشن یا مینیجر کو اس نقطہ نظر تک ٹکٹ پر کیا کیا گیا ہے اس کو دیکھنے کے لئے.
مسئلہ حل کرنا
مدد میز تجزیہ کار کا مقصد کسٹمر کی اطمینان کو مسئلہ حل کرنا ہے. اس میں کسٹمر چاہتا ہے کہ اس کے بارے میں واضح سمجھنے کی ضرورت ہے اور، کبھی کبھی، اس واقعہ میں خود کو کیا تلاش کرنا پڑا. اس معلومات کو حاصل کرنے کے لئے SOP لکھا جاتا ہے. پھر تجزیہ کار حل حل کرسکتے ہیں. کبھی کبھی اس کا مطلب یہ ہے کہ خود کے لئے مسائل کو ڈپلانا اور پھر مسائل کو حل کرنے کے لئے کام کرنا.
کسٹمر مواصلات
گاہکوں کو اس بات کی یقین دہانی کی توقع ہے کہ ان کی مشکلات حل کی جا رہی ہیں، نظر انداز نہیں ہوئے. کمپنی پروٹوکول عام طور پر قائم کیے جاتے ہیں کہ تجزیہ کاروں کو اپنے صارفین کو ان کے خدشات کے بارے میں ان کے ساتھ بیس کو چھونے کے لئے باقاعدگی سے وقفے پر کال کریں. وہ کسٹمر کے ساتھ کسی بھی مواصلات کی دستاویز کرتے ہیں.
مسئلہ کے اخراج
طریقہ کار مزید اعلی درجے کی اور تجربہ کار ٹیموں کو منتقل کرنے کی سہولیات کو سہولت فراہم کرتے ہیں جب ابتدائی مدد کی سطح جلد ہی ان کو حل نہیں کرسکتی ہیں. کچھ کمپنیوں میں دو یا تین کی سطح تک تکنیکی ماہرین کے مسائل کو حل کرنے کے لئے.
