ایک دن اور ٹیکنالوجی کی عمر، غفلت کے عمل، ٹربابائٹس، گیگابایٹس اور اطلاعات کی نقل شدہ کاپیاں، ریکارڈ مینجمنٹ ایک غیر معمولی ابھی تک اہم مشق ہے. زیادہ سے زیادہ اکثر، ڈیٹا فائلوں کو برقرار رکھنے کے نقطہ نظر کو روٹی اور اچھے کاروباری فیصلہ سازی کا مکھن بن رہا ہے.
کیا ریکارڈ مینجمنٹ شامل ہے
ریکارڈ مینجمنٹ میں ڈیٹا جمع کرنے، اسٹوریج، اور آخر میں مناسب تباہی کے کئی علاقوں میں شامل ہے. سائنس کئی قسموں میں ٹوٹ جاتا ہے: ان پٹ اور جمع، اسٹوریج، غفلت اور بیک اپ، اور کمی. ان پٹ اور مجموعہ نے ملازمین کے لئے پروٹوکول قائم کیا ہے کہ اعداد و شمار کیسے بنائے جائیں اور فلائنگ سسٹم کو بعد میں آسانی سے دوبارہ حاصل کرنے کے لۓ پیروی کرنا چاہئے. یہ بھی بتاتا ہے کہ کیا رکھا جانا چاہئے اور کیا نہیں ہونا چاہئے. سٹوریج اور الیکٹرانک فائلوں میں اسٹوریج شامل ہوسکتا ہے اور پیرامیٹرز کو قائم کیا جا سکتا ہے جس پر اسٹوریج کا مطلب ہے اور کیا نہیں ہے (یعنی ہارڈ ڈرائیوز کے ساتھ کاغذ فولڈرز کے ساتھ نیٹ ورک یا فلیش ڈرائیوز). مایوسی کی صورت میں اہم معلومات کی حفاظتی کاپیاں برقرار رکھنے میں بیکار اور بیک اپ شامل ہے. اور آخر میں کمی کو کاروباری نظام سے اعداد و شمار کے تباہی اور خاتمے کے لئے قابل اطلاق طریقوں کی وضاحت کرتا ہے.
فیصلہ سازی سے متعلق معاونت
ریکارڈز کا انتظام اعداد و شمار کے آسان مجموعہ کی اجازت دیتا ہے. کاروباری فیصلہ سازی کے زیادہ تر رجحان تجزیہ پر مبنی ہے. رجحان تجزیہ تیار اور تعمیر اور معلومات اور اعداد و شمار میں پیٹرن تلاش کرنے اور ان کے پیٹرن کے رویے کے بارے میں نتائج بنانے پر مبنی بنایا گیا ہے. بہتر معلومات کے انتظام، بہتر رجحان تجزیہ اور متعلقہ کاروباری علم ہونے کا امکان ہے.
معلومات سے بچنے سے بچنے
ریکارڈ مینجمنٹ کا ایک اور اہم عنصر ڈیٹا نقصان کو روکنے کے لئے ہے. یہ بہت آسانی سے ہوسکتا ہے: ایک فائل کو خارج کر دیا گیا ہے، غلط فولڈر ٹوٹا ہوا ہے، خراب ملازم عمارت سے حساس اعداد و شمار کے ساتھ چلتا ہے.
ریکارڈ مینجمنٹ کو یقینی بناتا ہے کہ حفاظتی طریقوں کو منظم کرنے اور محفوظ طریقے سے معلومات کو فائل کرنے کی جگہ موجود ہے. پھر بیکار نظام جیسے بیک اپ کے نظام اور ایک سے زیادہ کاپی ریپوزٹریز شامل ہیں لہذا اگر ایک فائل کا نظام تباہ ہوجائے تو اسے فوری طور پر ایک حالیہ کاپی کی طرف سے تبدیل کیا جاسکتا ہے. آخر میں، سیکیورٹی اقدامات اس ریکارڈ کو پکڑنے میں مدد کرتی ہیں جو چھیدے ہوئے ہیں جس کے ساتھ کمپنی کی خوشحالی اور مفادات کو خطرہ پہنچا سکتا ہے.
تنظیمی فوائد
ریکارڈ مینجمنٹ کارکردگی کو بہتر بناتا ہے. ڈیٹا تیزی سے، آسان، پایا جاتا ہے، اور فوری طور پر تجزیہ اور معلومات کی بازیابی کے ذریعہ فیصلہ سازی کو بہتر بنایا جاتا ہے. بہتر ریکارڈ رکھنے میں وسائل کو ضائع کر دیتا ہے. جب مناسب پروٹوکول کی پیروی کی جاتی ہے تو کم کاغذ اور اسٹوریج سسٹم کی جگہ استعمال ہوتی ہے. باقاعدہ تباہی اور مستقل نقصان سے بچا جاتا ہے جب مناسب ریکارڈ مینجمنٹ نے حالیہ بیک اپ کی کاپیاں موجود ہیں. ریکارڈ ریکارڈز کے دوران قانونی کارروائی کے دوران کمپنی کے کاموں کی حفاظت میں مدد کے لئے کاغذ کا نشان بھی برقرار رکھتا ہے. آخر میں، ریکارڈ مینجمنٹ گاہکوں یا منصوبوں کے ساتھ نمٹنے، جواب دینے، اور خدمات انجام دیتے وقت اچھا تنظیم برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے. ایک منظم معلومات جمع کرنے کے نظام کو برقرار رکھنے کے ذریعے، کسٹمر یا پراجیکٹ کے مخصوص ہونے پر مخصوص قیمتی ڈیٹا اور معلومات کو دوبارہ حاصل کیا جاسکتا ہے.
ایک اختیاری کے طور پر آؤٹ سورسنگ
بہت سے کمپنیوں کو ان کی بنیادی خصوصیات کے لئے وقف رہنے کے لئے چاہتے ہیں اور ڈیٹا سسٹمز کو برقرار رکھنے کے ساتھ اتنا پریشان نہیں کرنا چاہتے ہیں. ایسی صورتوں میں، ریکارڈ مینجمنٹ کو برقرار رکھنے اور ڈیزائن کرنے کے لئے پارٹنر یا فروڈر استعمال کرنے کے لئے بہت فائدہ مند ثابت ہوسکتا ہے تاکہ کلائنٹ کمپنی اپنے بنیادی کاروبار پر توجہ دے سکے. ایڈمنسٹریشن صرف ایک سروس کے لئے ادا کرنے کے لئے کم ہوتا ہے جو ذخیرہ شدہ معلومات کا معائنہ کرتا ہے جمع اور برقرار رکھا جاتا ہے جیسا کہ کلائنٹ کو فیصلہ سازی کے لئے ضروری ہے. بہت سے بڑے کمپنیوں کو اس موڈ کو زیادہ موثر ہونے کی طرف منتقل کر دیا گیا ہے، کبھی کبھی صرف بیک اپ کی خدمات آؤٹ آؤٹ اور دوسروں کو بہتر ریکارڈ کے نظام کو بہتر انتظام کے لئے فروغ دینے کے لۓ تبدیل کردیتے ہیں.
