آپ اپنا کاروبار بند کر رہے ہیں. شاید آپ مختلف کاروباری اداروں کے لئے موقع حاصل کر رہے ہیں یا داخل کر رہے ہیں. تمام کاروباری ادارے کاغذی کام پیدا کرتے ہیں، اور ایک بار جب آپ کا کاروبار بند ہوجاتا ہے، تو ان سوالات کو ان دستاویزات کو برقرار رکھنا ضروری ہے.
ریکارڈز کو برقرار رکھنے کے لئے وجوہات
سرکاری ایجنسیوں، جیسے اندرونی آمدنی سروس اور ریاستی خزانہ محکموں، سب سے زیادہ امکانات ہیں جو گزشتہ کاروباری دستاویزات کی درخواست کرسکتے ہیں. اگر تمام ضروریات سے متعلق کاروبار سے متعلق ریکارڈوں کو قیمتی طور پر قابل ہو جائے تو اگر ضرورت ہوتی ہے تو دعوی دعوے، ٹرانزیکشن اور ٹیکس ریٹرن پر درج کردہ معلومات کے لۓ. اگرچہ کچھ معاملات میں بہت سی کاروباری معاملات پر محدود پابندیاں موجود ہیں جیسے دھوکہ دہی کی تحقیقات یا دیگر سول یا مجرمانہ کارروائیوں کو کمپنی کے خلاف لایا گیا ہے، حال ہی میں کاروباری ریکارڈوں کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ اس واقعہ کے واقعات کتنے عرصے قبل ہو. آپ کبھی نہیں جانتے جب پرانے کاروباری ریکارڈ مفید ہوسکتے ہیں، لہذا یہ ممکن ہے کہ جب تک تمام کاروباری رڪارڊوں کو برقرار رکھے. اس نے کہا، عام دستاویزات عام دستاویزات کو برقرار رکھنے کے لئے وقت کی لمبائی کے مطابق ہیں.
مخصوص آئٹم ہولڈنگ کا وقت
فائلوں کی تاریخ سے، کم از کم تین سال تک منسوخ شدہ چیکز، بینک ڈپازٹ سلپس، کریڈٹ کارڈ کے بیانات اور عمومی لیڈرز. کم سے کم چھ سالوں کے لئے بینک کے بیانات، انوینٹری ریکارڈز، انوائسز، فروخت ریکارڈز، نقد رجسٹر ٹیپز، ڈبلیو 2s، 1099s اور دیگر ٹیکس فائلوں کو پکڑو. اگر آپ کا کاروبار ایک کارپوریشن کے طور پر قائم کیا گیا ہے تو، کم از کم تین سال کے لئے ماہانہ اور سہ ماہی کارپوریٹ مالیاتی بیانات رکھیں.
ریکارڈز غیر یقینی طور پر رکھیں
جب تک آپ کر سکتے ہیں اس کے لۓ اہلکاروں کے متعلق ادائیگی اور منسلک دستاویزات، جیسے کارکن کی معاوضہ، پنشن ریکارڈ اور ملازم آمدنی ٹیکس کی ادائیگی. اگر پچھلے کمپنی بے روزگاری کے فوائد کے لئے ملازم فائلیں، نوکری کے لئے لاگو ہوتا ہے، یا ملازمت کے وقت سے متعلق ڈیٹنگ کے سوالات ہوتے ہیں، تو ان ریکارڈوں تک رسائی حاصل کرنے میں زیادہ قیمتی ہوگی. تمام کارپوریٹ سے متعلقہ دستاویزات کو غیر یقینی طور پر رکھا جانا چاہئے، اگرچہ کارپوریشن کاروبار میں نہیں ہے. اس طرح کے دستاویزات میں شامل ہونے کا سرٹیفکیٹ، ڈائریکٹرز بورڈ بورڈ منٹ، مزدور کے معاہدے، اسٹاک ٹرانسمیشن، پیٹنٹ اور ٹریڈ مارک، اور کسی عدالت سے متعلق دستاویزات شامل ہیں. کارپوریشن اثاثوں اور اکاؤنٹس کے ریکارڈز وصول کرنے کے قابل اور قابل ادا ہونا چاہئے.آئی آر ایس کی حدود کی حد تین سال ہے ٹیکس فارم کی فائلوں کی تاریخ میں جس میں واپسیوں کا جائزہ لینے کے لئے. جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، تاہم، آمدنی اور کٹوتی ثابت کرنے والے ریکارڈ کو برقرار رکھنا ممکنہ طور پر غیر یقینی طور پر برقرار رکھا جانا چاہئے.
ایسی اداروں جو ماضی کی ریکارڈز کی درخواست کر سکتی ہیں
وفاقی ایجنسیوں جو کہ پچھلے دستاویز کی معلومات کی درخواست کرنے کا امکان ہے داخلی آمدنی کی خدمت، لیبر ڈپارٹمنٹ، سوشل سیکورٹی ایڈمنسٹریشن، مساوات روزگار مواقع کمیشن اور امیگریشن اور قدرتییز. ریاستی ایجنسیوں کے لئے ریکارڈ، جیسے ٹیکس اور علاقائی میونسپلٹیوں کے ڈویژن کو ممکن حد تک حد تک رکھا جاسکتا ہے، کاروبار کے بعد بھی آپریشن بند ہوجاتا ہے. فائلوں کو محفوظ جگہ میں ذخیرہ کریں، ترجیحی طور پر آگ، سیلاب، چوری اور دیگر نقصان سے محفوظ جگہ پر. خود سے کسی کو بھی یہ پتہ ہونا چاہئے کہ یہ اہم ریکارڈ کہاں رکھا جاتا ہے.
