تجاویز کے لئے ایک درخواست ایک کمپنی، غیر منافع بخش تنظیم یا حکومتی ایجنسی کے ذریعہ جاری دستاویز ہے جو ممکنہ وینڈرز کی جانب سے درج کردہ ضروریات پر ردعمل کرتا ہے. جبکہ آر ایف پیز سائز، گنجائش اور شکل میں مختلف ہوتے ہیں، وہ عام طور پر اسی طرح کے موضوعات کا احاطہ کرتے ہیں. ایک آر ایف پی کو عام طور پر سپانسر ادارے کے بارے میں وینڈرز کو بتائے گا، وہ کونسی انتخاب اور شرائط کے لۓ حاصل کرنا چاہتا ہے. ایک آر ایف پی نے عام طور پر وینڈرز کو یہ بتانے سے پوچھتے ہیں کہ وہ جواب دینے کے اہل ہیں، وہ کس طرح پیش کردہ مقاصد کو پورا کرنے اور قیمت ادا کرنے کی توقع کو پورا کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں.
آر ایف پی کے مقصد اور گنجائش کا بیان، بشمول سامان، مصنوعات یا سروسز جس میں آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں اور آپ کو فروغ دینے والے کی اہلیت کی توقع ہے. یہ وینڈرز کو اس بات کا تعین کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ وہ قابل ہو یا جواب دینے کے خواہاں ہو. اس بات سے اشارہ کرتے ہوئے کہ آپ کی کمپنی کو تین مہینے میں فراہم شدہ نیلے رنگ ویجٹ کی ضرورت ہوتی ہے، آپ کا ادارہ بوڑھے گاہکوں کے لئے روزانہ 200 کھانے کی تیاری اور خدمت کرنے کے لئے ایک جگہ اور سامان تلاش کررہا ہے، یا آپ کی ایجنسی کسٹمر سروس کو بہتر بنانے کے لئے تربیت کی ضرورت ہے، وینڈرز کا وقت اور کوشش.
اپنی کمپنی، تنظیم یا ایجنسی کی وضاحت لکھیں جو مفید ڈیٹا کے ساتھ ممکنہ وینڈرز فراہم کرتی ہے. چونکہ یہ آپ کے آر ایف پی کے جواب میں زیادہ سے زیادہ وینڈرز کے لئے وقت اور پیسہ خرچ کرے گا، اس سے مستقبل کے کام کرنے والے تعلقات قائم کرنے میں مدد ملتی ہے. وضاحت کریں کہ آپ اپنی مصنوعات یا خدمت کے ساتھ کیا کرنا چاہتے ہیں. ان لوگوں کو شناخت کریں جن کو وہ اپنے سوالات اور خطوط کو ہدایت دیں.
مکمل تفصیل میں کام کی گنجائش کی وضاحت کریں تاکہ بیچنے والے مزدوروں، مواد اور دیگر اخراجات کی درست تجاویز کر سکیں.اپنی متوقع تکمیل کی تاریخیں درج کریں تاکہ وہ حقیقت پسندانہ ٹائم لائن تیار کرسکیں. شرائط بیان کریں جو آپ ان سے ملنے کی توقع کرتے ہیں، جیسے مزدور، ماحولیاتی اور حفاظتی معیار. آپ کی ضرورت کی کارکردگی کے معیار کی حیثیت اور آپ کی کوششوں کی نگرانی اور اندازہ کرنے کی توقع ہے.
منصوبوں، رپورٹیں، مصنوعات، سروسز اور مواد کی فہرست درج کریں جنہیں آپ ان کی فراہمی کی توقع کرتے ہیں اور جب آپ ہر ایک کو مکمل کریں گے. وینڈرز ایسے حالات ہوسکتے ہیں جو آپ کی توقع کرتے ہیں جو آپ کی توقع کرتے ہیں ان کی فراہمی کو روکنے سے روک سکتے ہیں. آپ کی توقعات اور ایک بیچنے والے کے درمیان اختلافات معاہدہ مذاکرات کے دوران بحث کا موضوع بنیں گے. کچھ آر ایف پی میں پیش کردہ معاہدے کی معیاری اشیاء کے ساتھ ایک سیکشن شامل ہے، جیسے منسوخی کے شق اور رازداری کے معاہدے
آپ کے آر ایف پی میں شامل کریں آپ کو حاصل کردہ جوابات کا اندازہ کرنے اور جیتنے والے بولیڈر کو ایوارڈ کے انداز اور وقت کا اندازہ کرنے کے لئے آپ جس معیار کا استعمال کریں گے. حقائق یا دیگر غیر منصفانہ طریقوں کے دعوی سے بچنے کے لئے یہ ضروری ہے. بہت سے آر ایف پی بہت سے نقطہ نظام کا استعمال کرتی ہیں، اشیاء جیسے اخراجات، کام کی گنجائش، قابلیت اور اہلکاروں کے لئے پوائنٹس فراہم کرتے ہیں.
