چیک اشارے کے لئے اندرونی کنٹرول چیک لسٹ تنظیموں کے درمیان مختلف ہوتی ہے. بے چینی کی صلاحیت کو ختم کرنے اور دھوکہ دہی کو روکنے کے لئے ہر کمپنی کو خطرے کے انتظام کے لئے ایک صوتی منصوبہ کا تعین کرنا ہوگا. کچھ اداروں کے لئے، عمل کو چیک کرنے اور چیک سٹوریج کے سلسلے کے سلسلے میں شروع ہوتا ہے جس میں دو دستخطوں کی ضرورت ہوتی ہے یا مخصوص مقدار سے زیادہ حد تک چیک کرنے کے لئے خاص منظوری. وقفے سے قواعد کا جائزہ لیں کہ وہ بہترین طریقوں میں شامل ہیں.
تحریری پالیسی
لکھنے میں اندرونی پالیسیوں یا کنٹرول رکھو جس نے تنظیم کے کنٹرول کو چیک کرنے کے لۓ اصل میں دستخط کرنے اور چیک کرنے کے لۓ کنٹرول کیا. ڈیزائن کے اوزار، دستاویزات اور ریکارڈوں پر مشتمل تمام تحریری لکھنا ٹرانسمیشن اور واقعات ریکارڈ کرنے کے لئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ سہولت کافی اسٹوریج ہے اور کمپیوٹر پروگراموں کو کافی اجازت دینے کی حفاظت ہے.
غلط چیک اسٹاک
بہت سے اداروں میں افراد یا گارڈین ہیں جن کو مساوی چیک اسٹاک کے لۓ کنٹرول شیٹ رکھنے کی ذمہ داری ہے. عمل درج ذیل مرحلے میں داخل ہوسکتا ہے: خالی چیکوں کی ترسیل کی تاریخ ریکارڈنگ اور وصول شدہ چیک کی ترتیب کا اشارہ. کنٹرول شیٹ پر لاپتہ چیک نمبر درج کریں. وہ فرد جو خالی چیک کے بیچ وصول کرتا ہے، ہر شپمنٹ کے لئے تاریخ اور دستخط کرنا ہوگا. اس کے علاوہ، غیر استعمال کردہ چیکوں کی تاریخ اور ترتیب کو ریکارڈ اسٹوریج میں واپس آیا. جاری کردہ آخری چیک کی تصدیق کریں؛ اس کو چیک ترتیب برقرار رکھنا یقینی بناتا ہے.
آزاد چیک اور بیلنس
چیک اشاروں کے اندر داخلی کنٹرول کے وقت آزادیوں کی جانچ اور توازن بہترین مشق کے لئے بنائے جاتے ہیں. اس میں یہ بھی شامل ہے کہ چیک کی مقدار، مصالحت صحیح مقدار میں ہے، بشمول کلریکل چیک سمیت، ریکارڈ شدہ احتساب کے ساتھ اثاثوں کی موازنہ، کمپیوٹرائزڈ کنٹرول. اس کے علاوہ، اکاؤنٹنگ رپورٹس کا جائزہ لینے کے انتظام، جیسے عمر کے راستے کے توازن کی رپورٹوں اور دیگر خود کار رپورٹیں.
انتظامی جائزہ
بعض اوقات یہ ایک تنظیم کے لئے عملی کام نہیں کر سکتے ہیں؛ اس صورت میں، منتظم کو چیک لکھنے کے عمل کی سالمیت کو یقینی بنانے کے لئے معمول کے جائزے کو منظم کرنا چاہئے. صرف مناسب دستاویزات کے ساتھ چیک کی جانچ پڑتال کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ انفرادی چیک پر دستخط کرنے والے دفتر سے چیک چیک کریں. جب ممکن ہو، چیکس ان شخص کو واپس نہ لوٹ جو نقد رقم کو برقرار رکھتا ہے اور قابل ادائیگی ریکارڈ اکاؤنٹس رکھتا ہے. پالیسی کے معاملہ کے طور پر، "نقد رقم" کے قابل ادا چیک چیک نہ کریں.
علیحدہ اکاؤنٹس
اپنی کمپنی کے لئے کم سے کم دو الگ الگ بینک اکاؤنٹس قائم کریں. پہلے اکاؤنٹ میں تمام فنڈز اور رسید جمع. آپ لکھتے ہیں کہ ان کو چیک کرنے کا دوسرا اکاؤنٹ صرف کافی فنڈز منتقل کریں. ایک بورڈ کے رکن یا دوسرے نامزد شخص کو اکاؤنٹ میں فنڈز کو منتقل کرنے کی اجازت ہونا چاہئے. اس کے علاوہ، تنخواہ کے لئے علیحدہ اکاؤنٹ بنائیں؛ پھر، تنخواہ سے ملنے کے لئے ضروری رقم کی منتقلی.
دستخط
کچھ بورڈ چیکرس پر دو دستخط کی ضرورت ہوتی ہے. تاہم، دو دستخط حاصل کرنا ممکنہ طور پر ممکن ہوسکتا ہے اور پہلے ہی سائن ان کردہ چیک چیکز کی ضرورت ہوتی ہے. اگر پالیسی آپ کی تنظیم کے لئے کام نہیں کرتی، پالیسی کو ایک مخصوص ڈالر کی رقم تک ایک سائنسیٹر کی ضرورت ہوتی ہے. اس کے علاوہ، ملازمتوں کے لئے ایک براہ راست ڈپازٹ قائم کریں اور تیسری پارٹی کی تنخواہ کی خدمت کا استعمال کریں.
