اگر ایک کاروباری خط لکھنا مشکل لگتا ہے، تو یہ جاننے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے کہ تمام کاروباری خطوط کو ایک بنیادی ٹیمپلیٹ کی پیروی کرنا چاہئے. ٹیمپلیٹ صرف کسی بھی کاروباری صورتحال کے بارے میں استعمال کیا جا سکتا ہے، اور ای میل میں بھی استعمال کیا جا سکتا ہے.
تاریخ
کاغذ کے بائیں طرف سب سے اوپر سے دو انچ کے بارے میں اپنے خط کی مکمل تاریخ لکھ کر اپنا خط شروع کریں. امریکہ میں، تاریخوں کو ہمیشہ مہینے، تاریخ اور سال کے طور پر لکھا جاتا ہے: 23 اپریل، 2009.
ایڈریس اور سلامتی
تاریخ سے ایک قطار نیچے ڈراو اور اپنے گلی کا ایڈریس اگلے لائن پر ایک لائن، آپ کے شہر، ریاست اور زپ کوڈ پر اور آپ کے ای میل ایڈریس پر تیسرے لائن پر ڈالیں. ایک اور دو لائنوں کو چھوڑ دو اور وصول کنندہ کا نام پہلی لائن پر رکھو، اس کے نیچے اگلے لائن پر اس کا عنوان، تیسری لائن پر اس کی کمپنی کے نام، ذیل میں کمپنی کی گلی کا پتہ، اور اس کی کمپنی کے شہر، ریاست اور زپ کوڈ کے نیچے. "عزیز" اور محترمہ یا مسٹر اور شخص کے آخری نام کے ساتھ اپنا خط شروع کرو، جب تک آپ کو معلوم نہیں ہے کہ جب تک کوئی شخص کسی دوسرے اعزاز کا استعمال کرتا ہے، جیسے ڈاکٹر یا ریو. آپ کے خط کے سب سے اوپر، تاریخ کے تحت، اس طرح نظر آئے گا:
123 آپ اسٹریٹ اپنے شہر، ایس ٹی 12345 [email protected]
محترمہ کلارا وائل انسانی وسائل ڈائریکٹر 456 کمپنی روڈ کمپنیسی، اسٹ 67890
عزیز محترمہ وائلز
جسم
آپ کے خط کے جسم کے لۓ، ہر پیراگراف کو بائیں جانب جائز قرار دیا گیا ہے (یہاں تک کہ بائیں مارجن کے ساتھ) اور پیراگراف کے درمیان ایک سطر چھوڑ دیں. خط کے جسم میں آپ کی تحریر پیشہ ورانہ اور نقطہ ہونا چاہئے: واضح طور پر خط کی فطرت، آپ کو بھیجنے کے لئے آپ کے وجوہات اور خط کے جواب میں آپ کو حاصل کرنے کی امید کیا ہے. ایک الگ پیراگراف میں خط کا ہر خیال الگ کریں. اگر آپ کے پاس ایک خط سے زیادہ سے زیادہ درخواست یا مقصد ہے تو، آپ دونوں کو آپ کے تعارفی پیراگراف میں بتائیں اور پھر ہر مکمل طور پر لیکن بعد میں پیراگراف میں الگ الگ کریں. اکاؤنٹس یا اکاؤنٹس کے استعمال سے بچیں کیونکہ وہ الجھن کا باعث بن سکتے ہیں: بالکل وہی بات کریں جو آپ کے بارے میں بات کر رہے ہیں. مناسب گرامر اور ہجے کا استعمال کریں، اور آپ کو بھیجنے سے پہلے ہمیشہ اپنے خط کی شکر کریں.
بند
اپنے کاروباری خط کو "مخلص،" یا "مخلصانہ آپ کے ساتھ" ختم کردیں. پرنٹ خط میں چار خالی جگہوں کو چھوڑ دیں اور اپنا مکمل نام رکھیں. بند اور آپ کے نام کے درمیان خلا میں سائن ان کریں. ایک ای میل میں، آپ کے نام کو بند کرنے کے بعد اگلے لائن پر رکھیں.
