ایک کامیاب کنونشن کی منصوبہ بندی کرنا ضروری ہے کہ میزبان تنظیم کے بڑے تصویر اسٹریٹجک مقاصد کو بنیادی میٹنگ لاجسٹکس پر کام شروع کرنے سے پہلے معلوم ہو. اپنے اسٹریٹجک مقاصد کا استعمال کرتے ہوئے، آپ مؤثر طریقے سے شرکت کرنے والے افراد کو اپنی مرضی کے مطابق اپنی طرف متوجہ کرسکتے ہیں، صحیح مقام کو منتخب کریں، سب سے بہتر مقررین کو منتخب کریں اور سب سے زیادہ کشش سہولیات اور سرگرمیاں بنائیں.
اپنے اسٹریٹجک مقاصد کی وضاحت کریں
ایک کنونشن کے لئے تنظیم کے مقاصد ہمیشہ کنونشن کے حاضری کے مقاصد کے طور پر نہیں ہیں. کنونشن کی میزبانی کے لئے تنظیم کے وجوہات کو جانیں. یہ تنظیم کو اپنی طرف متوجہ اور برقرار رکھنے، منافع پیدا، بورڈ اور کمیٹی کے اراکین کو چھٹی کے پرک کے ساتھ فراہم کرنے یا تنظیم کے لئے میڈیا کی اشاعت پیدا کرنے کے لئے ہوسکتا ہے.
اپنی حکمت عملی کا منصوبہ مقرر کریں
ایک بار جب آپ اپنے اسٹریٹجک مقاصد کو جانتے ہیں تو، آپ تک پہنچنے کے لئے اپنے تاکیوی مقاصد کو مقرر کریں. ان میں مخصوص حاضری کی قسموں کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے لئے سیمینار اور اسپیکر کو منتخب کرنے میں شامل ہوسکتا ہے، جس میں آمدنی پیدا کرنے والی تجارت کے شو میں شامل ہوسکتا ہے، حاضری میں اضافہ کرنے، سماجی افعال جیسے گولف ٹورنامنٹ یا دریا کروز، رکنیت آپ کی مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی کو فروغ دینے کے لئے اشتہارات، عوامی تعلقات، پروموشنل اور سوشل میڈیا کی حکمت عملی شامل کرنا چاہئے.
بجٹ کا منصوبہ
کنونشن کے لئے تنظیم کے مالی مقاصد کا تعین کریں، اور اپنی تعداد کا جائزہ لیں. اگر آپ کو ایک مخصوص بجٹ تک محدود ہوسکتا ہے تو کنونشن ایک اخراجات ہے. تنظیم میں منافع کا ہدف ہوسکتا ہے، یا آپ کو اپنے متوقع آمدنی پر مبنی خرچ کرنے کی اجازت دی جا سکتی ہے. امید مند اور قدامت پسند رجسٹریشن اور اسپانسر آمدنی پر مبنی پروجیکٹ بنائیں.
آپ کے ایجنڈا کو نظر انداز کریں
اگلا، اپنے ایونٹ ایجنڈا کی منصوبہ بندی کریں. اپنی تاریخ، مقام اور سرگرمیوں کا انتخاب کریں. بہت سے کنونشنز ایسے موضوعات ہیں جو واقعہ کے مجموعی مقصد کی وضاحت کرتی ہیں اور حاضرین کو اپنی طرف متوجہ کرنے میں مدد کرتی ہیں. آپ کو اپنے بورڈ یا حاضریوں کے تاریخوں پر ممکنہ مقامات پر ان پٹ کو حل کرنے اور کسی کو منتخب کرنے سے پہلے متعدد مقاموں پر سائٹ کا دورہ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. مقامات، حاضری، مالیاتی کارکردگی اور حاضری کے بارے میں جاننے اور رائے دینے کا اسپانسر کرنے کے لئے پچھلے کنونشن کے بارے میں معلومات کا جائزہ لیں. ایک کیلنڈر بنائیں جو حاضری چیک کے اندر شروع ہوتا ہے اور ہر روز کے شیڈول کو بیان کرتا ہے.
ریسرچ لوجی ضروریات
رابطہ مقامات، اسپیکرز، کیٹررس، تفریحی اختیارات، آڈیو وابستہ کمپنیوں، پرنٹرز اور سفر کمپنیاں شروع کریں. مارکیٹنگ، رجسٹریشن، سپانسرشپ، بیج، چیک انس، تجارتی شو بوٹ، تحفہ بیگ، پروگرام کی کتابیں اور ویب سائٹ کے صفحات کو ہینڈل کرنے کا تعین کریں. ریزورٹس، کیٹرز، گولف کورسز اور سفر ایجنسیوں جیسے بیرونی وینڈرز کے لئے تجاویز کی درخواستیں بھیجیں. اپنے مطلوبہ وینڈر کی فہرست اور اخراجات کو ایک ساتھ رکھو.
ایک تجویز لکھیں
ایک دستاویز تیار کریں جو آپ کے بورڈ یا کنوینشن ٹیم کے کنونشن کے لئے آپ کی منصوبہ بندی کو ظاہر کرتی ہے. تنظیم کے مقاصد کے بارے میں آپ کو سمجھنے اور ان مقاصد کو پورا کرنے کی منصوبہ بندی کیسے شامل کریں. ایک روزانہ شیڈول کے ساتھ واقعہ کا ایک ایجنڈا فراہم کریں. مکمل بجٹ پیش کریں. وضاحت کریں کہ آپ نے مرکزی خیال، موضوع، سیمینار کے موضوعات، اسپیکر اور سماجی سرگرمیوں کو کیوں منتخب کیا. اپنی تحقیق کے مطابق اپنی حاضری، اخراجات اور آمدنی کے تخمینہ کی توثیق کریں.
