جب بہت سارے افراد نے سنا ہے تو انہیں کاروبار کے اجلاس میں حصہ لینے کی ضرورت ہے. وہ ڈر رہے ہیں کہ یہ وقت کا ضائع ہو جائے گا جو دیر سے شروع ہوتا ہے اور کچھ بھی نہیں کرتا ہے یا یہ ایک یا دو افراد پر غلبہ کرے گا. مناسب کاروباری میٹنگ کی عکاسی کا استعمال کرتے ہوئے یہ عام مسائل سے بچا جاسکتا ہے. آداب قواعد آپ کو میٹنگ کو زیادہ مؤثر طریقے سے چلانے اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ پیداواری ہے.
ایجنڈا
میٹنگ سے پہلے ایک ایجنڈا بنائیں، اور ان سب کو تقسیم کریں جو شرکت کیلئے مدعو کیا گیا ہے. یہ لوگوں کو یہ فیصلہ کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ وہ میٹنگ میں واقعی موجود رہیں. دوسری صورت میں، کسی کو ظاہر ہوسکتا ہے اور دریافت کر سکتا ہے کہ اجنبی واقعی اس کے لئے متعلقہ نہیں ہے. ایجنڈا کو بھی توجہ مرکوز رکھنے کے لئے ایک غیر جانبدار ٹونسٹ بھی ہے. اگر بات چیت شروع ہو جاتی ہے تو، آپ کچھ ایسی بات کہہ سکتے ہیں، "ایجنڈا کے مطابق، ہم اس بات پر بات کرنی چاہئے کہ ہمیں اس کی نئی مصنوعات کے تعارف کے بارے میں کیا ضرورت ہے. ہم اس موضوع پر واپس آتے ہیں."
شیڈول
میٹنگ کے لئے کافی وقت کا شیڈول آپ کو اجنبی پر اشیاء کو پورا کرنے کے لئے حاضریوں سے پوچھنا بغیر کسی وقت کے عزم کو بہت بڑا بنانے کے لئے اجازت دیتا ہے. لوگوں کو جو وقت پر ظاہر کرنے کے لئے فوری طور پر میٹنگ شروع کریں. اگر آپ دیر سے شروع ہونے کی عادت میں رہتے ہیں، تو وہ لوگ جو باضابطہ طور پر متعین شروع ہونے والے وقت سے قبل چند منٹ کو ظاہر کرتے ہیں ان کو انعام دیں گے. اگر آپ صحیح وقت پر شروع کرنے کے لئے ساکھ رکھتے ہیں تو، لوگ صحیح وقت پر ظاہر کرنے کے لئے سیکھیں گے تاکہ اجلاس میں پہلے سے ہی شروع ہونے کے بعد چلنے میں مصیبت سے بچیں.
نامزد کردہ وقت میں میٹنگ ختم کریں. اس سے دوسرے لوگوں کے شیڈولز کا احترام ظاہر ہوتا ہے، کیونکہ آپ کے حاضری میں سے کچھ میٹنگ کے بعد دیگر وعدوں کا تعین کر سکتے ہیں. اگر غیر معمولی کاروبار موجود ہے تو، ایک اور اجلاس شیڈول کریں.
شرکت
کمرے میں ہر ایک کی طرف سے شرکت کی حوصلہ افزائی کریں، اور ان پٹ کے لئے محفوظ ماحول برقرار رکھیں. لوگوں کو یہ بات کرنے سے خوفزدہ ہوسکتا ہے کہ وہ یقین رکھتے ہیں کہ ایک یا دو باہمی شریک ساتھی ان کو فوری طور پر گولی مار دیں گے. ایک اصول پر عمل درآمد "صرف ایک شخص ایک وقت میں بولتا ہے،" اور اسے سختی سے نافذ کرے. اگر کوئی شخص مداخلت کرنے کی کوشش کرتا ہے تو کہتا ہے، "یہ شیری کا وقت ہے کہ بات کرنا. یاد رکھو، ہم سب پر اتفاق ہوا کہ جب کوئی اور بات کررہا ہے تو کوئی بھی مداخلت نہیں کرے گا." اگر کچھ شرکاء اب بھی ان پٹ دینے کے لئے ناگزیر ہے تو، ہر شخص کی رائے کے حوالے سے کمرے کے ارد گرد جانے کی طرح ایک طریقہ کی کوشش کریں. اس طرح، ایک شرمناک آدمی کو بولنے کے لئے صحیح وقت تلاش کرنے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
نتیجہ
اجلاس کے اختتام پر، کیا بات چیت کی گئی اور کسی بھی فیصلے کی گئی تھی کا خلاصہ کریں. کسی بھی کارروائی کی اشیاء کو دوبارہ مرتب کریں، وہ لوگ جو ان کو سنبھالنے اور آخری تاریخوں کو سنبھالا ہیں. اس سے حاضریوں کو یہ بات کرنے کا موقع ملتا ہے کہ وہ خلاصہ سے متفق نہ ہوں. اگر سب ایک ہی صفحے پر ہے، میٹنگ نوٹس بنانے کے لئے خلاصہ کا استعمال کریں اور انہیں فوری طور پر باہر بھیجیں. انہیں میٹنگ کے بعد کسی بھی دن کے بعد باہر نہیں جانا چاہئے.
