بہت سارے کاروباری مالکان اپنے آپ کے گاہکوں کو اجنبی کرنے یا اس سے زیادہ پریشان کرنے کے خوف کے لئے تحریری خطوط اور رسمی معافی سے خوفزدگی کرتے ہیں. دونوں صورتوں میں، آپ کو ایک اہم تشویش کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور اسی وقت گاہکوں کی نیکی کو برقرار رکھنا ضروری ہے. ایک بار جب آپ مسئلے کے حل کے حل کے بارے میں چند بنیادی اصولوں کو سمجھتے ہیں، تو آپ یہ جان سکیں گے کہ کس قسم کے خطوط اس طرح سے لکھے جاسکتے ہیں کہ کس طرح اچھی طرح سے پیدا ہوتا ہے.
شکل اور انداز
یہ کاروباری خط کی شکل میں لکھی گئی ایک مختصر مضمون کے طور پر ایک مسئلہ حل حل کے بارے میں سوچنے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے. اسی شکل کی پیروی کریں، اسی طرز کو اپنائیں اور اسی طرح 12 پوائنٹ ٹائمز نیو رومن فونٹ استعمال کریں جیسے آپ کسی کاروباری خط میں ہوں گے. جسمانی اور بند ہونے والے حصوں میں استعمال کردہ الفاظ میں صرف آپ کو تبدیل کرنا چاہئے. سب سے زیادہ دشوار حل کے حروف میں بھی شامل ہیں. اسے "ملفوظات" کے نیچے بند کر کے ایک سطر ٹائپ کرکے اس کے بارے میں اشارہ کریں اور اس کے بعد آپ ہر خط کا نام درج کریں جس میں آپ خط سمیت شامل ہیں.
مثبت الفاظ پر زور دیں
مختصر، براہ راست اور ذاتی خطوط غلط فہمیوں کے لئے موقع کم کرتے ہیں اور اکثر سب سے زیادہ مؤثر ہیں. اس کے علاوہ، مثبت موڑ کے ساتھ الفاظ مثبت ردعمل پیدا کرنے کا امکان زیادہ ہیں. پڈیو یونیورسٹی آن لائن لکھنا لیب سے پتہ چلتا ہے کہ آپ "بدقسمتی سے،" "تکمیل،" "دشواری" اور "ناکامی" جیسے الفاظ اور جملے سے بچنے کے قابل نہیں ہیں جو ناپسندیدہ حقائق کو پہنچاتے ہیں. اس کے بجائے، پر زور دیتے ہیں کہ آپ جو کچھ کرسکتے ہیں یا نہیں کریں گے اس کے بجائے آپ کیا کرسکتے ہیں یا کیا کرنا چاہتے ہیں.
کھولنے اور بند بیانات
سادہ، براہ راست بیانات کے ساتھ خط کھولیں اور بند کریں. ایک افتتاحی بیان جیسے "آپ کے بارے میں تشویش کی وضاحت کرنے کا وقت لینے کا شکریہ …" حوالہ جات اور مسئلہ کی شناخت. ایک بیان کے ساتھ بند کرو جو آپ کے تعلقات کو بچانے کے لئے اپنی خواہش پر زور دیتا ہے. بیانات جیسے "ہم آپ کے کاروبار کی قدر کرتے ہیں" یا "ہم آپ کی کمپنی سے توقع کرتے ہیں کہ اعلی معیار کی کسٹمر سروس فراہم کرنے کے لئے دوبارہ اتفاق کرتے ہیں" دو عام مثال ہیں.
جسم
پہلے جسم کے پیراگراف میں، حوالہ متعلقہ پس منظر کی معلومات اور کسی بھی سابق مواصلات ظاہر کرنے کے لئے کہ آپ کسٹمر کی تشویش کو سمجھتے ہیں. اس مسئلے کا واضح، مخصوص حل پیش کرتے ہیں - بشمول اچھے اشارے اور اعمال بھی شامل ہیں جن سے آپ نے پہلے سے لے لیا یا لے جانے کی منصوبہ بندی کی ہے - تیسری پیراگراف میں.مثال کے طور پر، اگر آپ پہلے درخواست کا مجموعہ کا خط لکھ رہے ہیں تو، کسٹمر کے پچھلے اچھے ادائیگی کے ریکارڈ کو نوٹ کریں، لیکن گاہکوں کو ادائیگی کی تاریخ کے بارے میں یاد دلاتے ہیں. ایک حل کے طور پر، گاہک کے ساتھ متبادل ادائیگی کی ترتیبات کو قائم کرنے یا واپسی کے فون کال کے بدلے میں ادائیگی کی تاریخ کو بڑھانے کے لئے پیش کرتے ہیں.
