ایک خریداری کے عمل کو فروغ دینا مخصوص خریداری کے قدموں کی تخلیق کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جب کسی شخص کو کسی آئٹم کی درخواست ہوتی ہے اور جب اسے وصول ہوجائے تو اس وقت کم سے کم ہوجائے. آپ کی موجودہ خریداری کے عمل کے مطابق، آپ اپنے نظام کو اس میں تبدیل کرنے میں تبدیل کر سکتے ہیں، جس میں ملوث ہے، زیادہ خریداری اتھارٹی کو فراہم کرتے ہیں اور مخصوص وینڈر کی پالیسیوں کو قائم کرسکتے ہیں.
کمزوروں کی شناخت کریں
آپ کی خریداری کے عمل کو چلانے میں پہلا قدم یہ ہے کہ آپ ایسا کیوں کرنا چاہتے ہیں. آپ شاید ہینڈلنگ کر رہے ہو. آپ کے ملازمین شاید کم پیداواری ہوسکتے ہیں کیونکہ انہیں ان چیزوں کا انتظار کرنا ہوگا جو ان کی ضرورت ہے. آپ کے گاہکوں کو ناخوش ہوسکتا ہے کیونکہ آپ آرڈر کو پورا کرنے کے لئے کافی تیزی سے مواد حاصل نہیں کرسکتے ہیں. آپ کے فارم یا موثر کاغذی کام کی کمی بھی مشکلات کا باعث بن سکتی ہے. ایک بار جب آپ جانتے ہیں کہ آپ کی خریداری کے مسائل کونسی ہیں، آپ کو یہ دیکھنے کے لۓ آپ اس کا جائزہ لے سکتے ہیں کہ کیا مسئلہ پیدا ہوسکتا ہے.
سنبھالنے یا توثیق کریں
آپ کی خریداری کے عمل کو نفاذ کرنے کا ایک طریقہ یہ ایک شخص یا محکمہ کے ساتھ مربوط ہے. اس کے بجائے ایک عملے کے رکن اپنے ڈیپارٹمنٹ کے مینیجر پر جائیں، پھر پھر کونسل آفیسر جاتا ہے، پھر پھر فنانس مینیجر چلا جاتا ہے، نوکریوں کو براہ راست ایک خریداری کے ایجنٹ میں درخواستوں کو جمع کرنے کی اجازت دیتا ہے. یہ اس وقت کو کم کر سکتا ہے جب خریداری منظور ہوجائے کیونکہ ایک شخص ٹائم لائن کے ذمہ دار ہے.
اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی مرکزی قسم کی خریداری کے عمل ہے تو، یہ آپ کا مسئلہ ہوسکتا ہے. ایسا ہو سکتا ہے جب خریداری ایجنٹ کی تحقیقات کی درخواستوں کے ساتھ غالب ہو. اگر یہ معاملہ ہے تو، اس بات پر غور کریں کہ محکموں کے سربراہان سب سے پہلے خریداری کی منظوری دیتے ہیں، جسے وہ فنانس ڈپارٹمنٹ میں جمع کرتے ہیں. اس قسم کے نظام میں سے زیادہ تر بنانے کے لئے، آپ کے تمام فارموں کے لئے "کی وجہ سے" تاریخ تخلیق کرنے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ سبھی ملوث ہیں جب حکم لازمی ہے اور پتہ چلتا ہے کہ وہ جوابدہ ہوں گے.
خریداری کی اتھارٹی میں اضافہ
خریداری کی ندی کرنے کا ایک اور طریقہ زیادہ ملازمین کو خریدنے کا اختیار فراہم کرنا ہے. اگر آپ مخصوص پیرامیٹرز کو مقرر نہیں کرتے تو یہ توسیع کرنے کا سبب بن سکتا ہے، جیسے کہ کسی مخصوص ملازم کو کس چیز کی خریداری کر سکتی ہے، وہ خریداری کی رقم پر جو ٹوپی کرسکتے ہیں اور جو وہ بیچنے والے کو استعمال کرسکتے ہیں، وہ خرید سکتے ہیں. ملازمتوں کو چھوٹے خریداری کرنے کا اختیار دینے کی اجازت پر غور کریں، خاص طور پر باقاعدگی سے باقاعدگی سے منظوری دیتے ہیں، جیسے دفتری سامان. اگر آپ انفرادی ملازمتوں کے ذریعے کمپنی کے کریڈٹ کارڈ کے استعمال کو کنٹرول کرسکتے ہیں تو، اسٹاک کے اراکین کو اسٹاک اراکین کے ساتھ کارڈ بھیج سکتے ہیں، ان کو آن لائن، اینٹوں اور مارٹر یا اکاؤنٹنگ کرنے کی اجازت دینے کے بغیر اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ سے چیک یا کریڈٹ کارڈ کی خریداری کی درخواست کرنے کی اجازت دی جاتی ہے. کمپنی کریڈٹ کارڈ کے استعمال کے لئے سخت کمپنی کی پالیسیوں کو تشکیل دیں.
پری منظور شدہ وینڈرز
اگر عملے کے ارکان اس وقت تحقیق کرنے اور فروغ دینے والے کو ہر وقت خریدنے کی توثیق کرتے ہیں تو وہ منظور شدہ وینڈرز کی ایک فہرست تیار کریں جو وہ استعمال کرسکتے ہیں. یہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ آپ سپلائرز کے ساتھ کام کریں جو آپ جانتے ہیں اور حجم خرید سکتے ہیں جو وینڈر چھوٹ کی قیادت کرسکتے ہیں. منظور کردہ وینڈرز کے ساتھ ایک خریداری کے نظام کو مرتب کریں تاکہ وہ ہر وقت ایک ملازم خریداری خریدیں. وینڈرز ملازمتوں کی ایک فہرست کو خریدیں جو خریداری کر سکتے ہیں، یا آپ کو ملازمین کو منتخب کرنے کے لئے ایک کمپنی کے خریداری کا کوڈ استعمال کریں. پروپوزل کی شکل یا ٹیمپلیٹ کے لئے درخواست ہے کہ آپ کے ملازمتوں کو جب وہ ملازمت پر متعدد بولی حاصل کرنے کی ضرورت ہو تو اس عمل کو عملدرآمد کے ذریعے عملدرآمد کو بہتر بنانے کی بجائے بولی دستاویزات تیار کرنے کے لۓ ختم کرے گی.
خریداری شیڈولنگ بہتر بنائیں
اگر آپ پہلے سے جانتے ہیں تو آپ کو مخصوص سامان اور سامان خریدنے کی ضرورت ہے، آپ کی کمپنی کے سست وقت کے دوران ان کی خریداری شیڈول، اچھی طرح سے پیش رفت. یہ کاغذی کام کے سمندر میں کھو جانے والی خریداری کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے، محکمہ سطح کی تحقیقات اور تیز تر درخواستوں کی ضرورت ہوتی ہے. کیا آپ کے ڈیپارٹمنٹ کے مینیجرز کو ترسیل کی تاریخوں سمیت سہولیات کی خریداری کی درخواستوں کو جمع کرتے ہیں، اور کیا آپ کے خریداری کے ایجنٹ کی خریداری کرنے کے لئے کیلنڈر بنانا ہے.
