جو شخص دفتر میں داخل ہونے پر کلائنٹس کو خوش کرتا ہے وہ کمپنی کی تصویر پیش کرتی ہے. غیر منظم، لاتعداد استقبالیہ ساز کمپنی کو غیرمعمولی اور غیرقانونی طور پر پیش کرتا ہے. دریں اثنا، توجہ مرکوز کے عملے کے ایک رکن کے ذریعہ گرمی سے نوازا جا رہا ہے، کلائنٹ کو قابل قدر محسوس ہوتا ہے اور اسے کمپنی کے ساتھ طویل عرصے سے تعلقات کا فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہے. یہ بھی یاد رکھو کہ بعض قسم کے دفاتر جیسے ڈاکٹر یا تھراپیسٹ کے آفس جیسے، اور انٹرویو جیسے اہم اجلاسوں سے پہلے، مہمانوں کو اعصاب محسوس ہوتا ہے. ایک دوستانہ سلامتی انہیں آسان بنانے میں مدد کرسکتا ہے.
دروازے کا سامنا کرنے کے لئے اپنی میز کا تعین کریں، لہذا آپ گاہکوں کو دیکھتے ہی دیکھتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ دفتر ہر روز کے آغاز سے صاف نظر آتی ہے اور یہ پورے دن پورے دن رکھے گا. پیکیجز کو فوری طور پر بھیجیں یا نظر سے باہر رکھیں. کاغذات کو مناسب طریقے سے دائر کیا گیا ہے اور آپ کی تقرری کتاب قابل رسائی ہے. مناسب کمپیوٹر پروگرام چل رہا ہے تاکہ آپ کلائنٹ کی معلومات کو آسانی سے دیکھ سکیں.
مسکراہٹ اور کلائنٹ کا خیرمقدم کرتے ہیں، حقیقی گرمی اور حوصلہ افزائی کرتے ہیں. سلامتی کا استعمال کریں کہ سگنل آپ اس کی توقع کر رہے ہیں، اگر یہ معاملہ ہے - لیکن صرف اگر آپ جانتے ہیں تو یہ کلائنٹ ہے جو آپ کی توقع کر رہی ہے. اگر آپ اپنے قانون کی فرم میں 9 ایم ایم پر کلائنٹ کی توقع کررہے ہیں، اور ایک کاروباری میٹنگ کے لئے پہنے ہوئے ایک شخص جسے چلتا ہے، آپ مسکرا سکتے ہیں اور کہو، "ہیلو، کیا آپ جان ہیں؟ آپ سے ملاقات کرنا بہت اچھا ہے." کلائنٹ کے مکمل نام کو کبھی نہیں بتائیں - اس معلومات کا راز راز کے طور پر کریں. مزید عام سلامتی کا استعمال کریں اگر آپ کلائنٹ نہیں جانتے ہیں، جیسے "گڈ صبح، XYZ فرم میں خیر مقدم. آج میں آپ کی مدد کیسے کر سکتا ہوں؟"
کلائنٹ کو ایک تقرری کی ترتیب دے کر اس کی کاغذی کارروائی کو بھرنے کے لۓ اسے دے دینا یا اسے بتانا ضروری ہے کہ آپ مناسب شخص کو بتائیں گے کہ وہ آیا ہے. کلائنٹ کو بتائیں کہ اسے کتنی دیر تک انتظار کرنے کی ضرورت ہو گی. اس سے پوچھو کہ اس کے پاس کوئی سوال ہے اور آپ کی صلاحیت کا بہترین جواب دینا. اگر آپ کو جواب پر پڑھنا ہوگا، تو اس کو یقین دلاتے ہیں کہ آپ کریں گے.
کلائنٹ کی حوصلہ افزائی کرتے وقت آرام کرنے کے لئے. اگر دستیاب ہو تو کلائنٹ کی تازہ کاری جیسے پانی، کافی یا چائے پیش کریں. اگر کلائنٹ نے پیشکش کو کم کر دیا ہے تو، اسے بتائیں کہ اگر آپ اپنے دماغ میں تبدیلی کرتے ہیں تو. جب آپ کلائنٹ سے گفتگو کرتے ہوئے مسکراہٹ جاری رکھیں اور آنکھیں سے رابطہ کریں، تو گرمی اور حوصلہ افزائی کریں.
اگر آپ کو فون کا جواب دینا ضروری ہے تو سیاسی طور پر کلائنٹ سے صرف ایک لمحہ انتظار کریں. فون کے ساتھ سلامتی کے ساتھ جواب دیں جیسے "صبح صبح، یہ XYZ فرم سے ٹیری ہے. کیا آپ صرف ایک لمحے کے لئے رکھ سکتے ہیں؟" کال کرنے کا شکریہ ادا کرنے اور اسے یقین دلانے کے لئے کہ آپ اس کے ساتھ ٹھیک ہوں گے. پھر آفس میں کلائنٹ میں حصہ لیں.
گاہک متعارف کرانے کے لئے اپنے دفتر کے پروٹوکول کو عمل کریں. عملے کے رکن کو جلد ہی جیسے ہی کلائنٹ آیا ہے، اگر آپ جانتے ہیں کہ عملے کا رکن دوسرے وزیراعظم کے ساتھ نہیں ملتا ہے. دوسری صورت میں، کلائنٹ کی تقرری شروع کرنے کے لئے مقرر کیا جاتا ہے جب مناسب عملے کے رکن کو فون کے ذریعے بلاتے ہیں.
اگر آپ کے دفتر میں قبول شدہ طریقہ کار ہے تو عملے کے ممبر آفس کے دفتر کو تخرکشک کریں، اور عملے کے رکن نے اشارہ کیا ہے کہ وہ میٹنگ شروع کرنا چاہتا ہے. متبادل طور پر، کلائنٹ کو پورا کرنے کے منتظر علاقے میں اسٹاف کے رکن کو بلانا. کلائنٹ اور اسٹاف کے رکن کو متعارف کروانے کے بعد اگر وہ ابھی تک موجود نہیں ہیں، تو آخری نام یا پہلے نام کا استعمال کرتے ہوئے، جس کی بنیاد پر آپ کی کمپنی کو پسند ہے.
