جس طرح سے آپ ایک ایسے گاہک کو مطلع کرتے ہیں جو اب آپ اس کی خدمت نہیں کرینگے، اپنے کاروباری کی حیثیت کو بنا یا توڑ سکتے ہیں. گاہکوں کو انٹرنیٹ پر آپ اور آپ کی کمپنی کے اپنے خیالات کو آسانی سے اظہار کر سکتے ہیں، لہذا اگر وہ مستقل طور پر بدعنوانی یا مطالبہ کررہے ہیں، تو آپ کو اپنے پیغام کو غیر معقول ہونے سے بات کرنا ہوگا. گاہکوں کو ایک خط لکھنا نیوز کو توڑنے کا بہترین طریقہ ہے کیونکہ یہ آپ کو کیا کہنا ہے کہ اس بارے میں سوچنے کا وقت دیتا ہے اور گاہکوں کو شرمندہ عوامی منظر سے بچاتا ہے.
خط کو کسٹمر کو ایڈریس کریں اور لکھ لیں کہ آج کی تاریخ کے مطابق آپ کی کمپنی اب اس کی خدمت کرنے میں کامیاب نہیں رہیں گے. سادہ، واضح، فرم زبان کا استعمال کریں تاکہ گاہک کو سمجھا جائے کہ یہ فیصلہ حتمی ہے اور مذاکرات، دلیل یا درخواست دینے کے لئے کھلا نہیں ہے.
اس وجہ کا پتہ لگائیں کہ آپ نے اس فیصلے پر منفی اثرات کے بجائے مثبت صورتحال پر توجہ مرکوز کرکے کیا ہے. تفصیلات میں جانے کے بجائے ایک عام وجہ کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ کسٹمر کو دے رہے ہیں کیونکہ وہ زبانی طور پر آپ کے ملازمتوں کے ساتھ بدسلوکی کرتے ہیں، تو یہ نہیں لکھتے کہ وہ بدنام ہے. اس کے بجائے، یہ کہنا کہ آپ کی کمپنی اپنی ضروریات کو ایڈجسٹ کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتی ہے اور وہ کسی اور کمپنی سے بہتر خدمات انجام دے سکیں. حقیقت میں، گاہکوں کی "ضروریات" میں ان کے مسلسل زور سے رویہ شامل ہے، لیکن آپ اسے اس بات کو دے رہے ہیں کہ آپ نے اس فیصلہ کو ذہن میں اپنی دلچسپی کے ساتھ بنا دیا ہے.
ایک متبادل کے طور پر، ایک زیادہ مخصوص کاروباری وجہ کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، آپ کلائنٹ کو بتا سکتے ہیں کہ آپ کا کسٹمر بیس اتنی تیزی سے بڑھ رہا ہے کہ آپ اب اپنے تمام گاہکوں کو معیار کی خدمات فراہم کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتے ہیں، اور نتیجے میں، آپ کو کچھ جانے دینا ہے. اگر آپ کو ایک مطالبہ کلائنٹ پر جانے کی ضرورت ہے، جو آپ کے بہت زیادہ وقت لگے ہیں، تو کہو کہ آپ اپنی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے اپنی ضروریات کو پورا نہیں کرسکتے.
کچھ رہنمائی یا کم سے کم بہترین خواہشات پیش کرتے ہیں. مثال کے طور پر، گاہک کو دوسرے مقامی کاروبار کا حوالہ دیتے ہیں جو آپ کے لئے اسی سروس فراہم کرتی ہیں. یہ خاص طور پر اچھی طرح سے کام کرتا ہے اگر آپ گاہکوں کو کاٹ رہے ہیں کیونکہ آپ کا چھوٹا کاروبار مطالبہ سے نہیں رکھتا. اگر آپ ان کو متبادل تلاش کرنے میں مدد کرنے کے لئے تیار ہوتے ہیں تو گاہکوں کو زیادہ تفہیم ہو جائے گا. اگر آپ اپنے گاہکوں کو اپنے غریب رویے کی وجہ سے جانے دیتے ہیں، تاہم، اس کو سیاحوں کے حوالے نہیں کرتے ہیں کیونکہ انہیں اس کے ساتھ نمٹنے کی ضرورت نہیں ہے. اس طرح کے معاملات میں، "آپ کی سب سے اچھی خواہش ہے.
