آپ کے کاروبار کے لئے اندرونی کنٹرول کے نظام کی تشکیل کمپنی کی تفصیلی کارروائیوں کی منصوبہ بندی اور تفہیم لیتا ہے. اندرونی کنٹرول کئی مقاصد کی خدمت کرتے ہیں، لیکن اہم افراد اس بات کو یقینی بنانا چاہتی ہیں کہ کاروباری مقصد کے مطابق کام کرتے ہیں اور ملازمتوں کے غلط مواقع یا پیسے کے مواقع کو روکنے کے لئے. اندرونی کنٹرول ایک کاروباری مالک کی اجازت دیتا ہے کہ ہر چیز کو جاننے کے لئے امن کے بغیر مناسب طریقے سے کام کے ہر پہلو کو نگرانی کے بغیر مناسب طریقے سے کام کر رہا ہے.
اپنے کاروبار میں سے ہر ایک اہم عملوں کا جائزہ لیں: پیداوار، انوینٹری مینجمنٹ، اکاؤنٹس وصول کرنے، اکاؤنٹس قابل ادائیگی، بینک کے مفاہمت اور کسی دوسرے عمل میں جہاں چوری یا پوشیدہ کی طرف سے دھوکہ دہی کا سامنا ممکن ہو سکتا ہے. اس عمل کے ہر حصے پر نام یا ملازمت کے عنوان رکھو جس کے لئے ایک فرد ذمہ دار ہے. اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ عمل کس طرح کام کرتا ہے، "میدان میں" وقت خرچ کرتے ہیں اور عمل کو دیکھتے ہیں یا ذمہ دار افراد کے سوالات سے پوچھتے ہیں.
کنٹرول میں کمزوریوں کے لئے ہر عمل کے ہر مرحلے کا اندازہ کریں جو کمپنی اثاثوں کو چوری کرنے کا موقع فراہم کرے گا. ایسے علاقوں پر توجہ مرکوز کریں جہاں ایک فرد فرد اثاثوں کی حراستی اور ان کے لئے اکاؤنٹنگ ہے. مثال کے طور پر، اگر ایک ملازم کو نقد رجسٹر پر قابو پانے کا اختیار ہے اور رات کے اختتام پر اس کا موازنہ کرنے کا بھی ذمہ دار ہے، تو ملازم کو پیسہ چوری کرنے اور مصالحت کو غلط کرنے کی طرف سے چھپانے کا موقع ہے. ایک اور مثال ہے کہ آنے والی میل کو کھولنے کے لئے ایک ملازم کا ذمہ دار ہے اور اکاؤنٹس وصول کرنے والے چیک ریکارڈز کے لۓ ذمہ دار ہونے کے ذمہ دار بھی ہے جو میل میں پہنچ جاتی ہے.
ان علاقوں کے طریقہ کار کو تبدیل کریں جہاں آپ نے کمزور اندرونی کنٹرول کا اندازہ کیا ہے. کہیں بھی ممکنہ رپورٹنگ کی تقریب سے حراست کی تقریب کو الگ کردیں. آپ کے پاس کافی ملازمین نہیں ہیں جب تک کہ مختلف افراد کو ہر کام، آپ کے ملازمتوں میں متبادل افعال جہاں کہیں ممکن ہو، مطابقت پذیر افعال کو الگ کرنا ہوگا.
نئی طرز عمل دستاویزات کو اچھی طرح سے اور ان کے ساتھ ملازمین کو واقف کریں. ملازمین سے رائے دہندگی سے نمٹنے کے لۓ نئے طریقہ کار کس طرح موثر ہیں. اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ضروری ہے کہ طریقہ کار کاروبار اور عملیاتی نقطہ نظر سے معقول ہو اور نہ صرف کنٹرول کے طور پر. رائے کے مطابق طریقہ کار کو ایڈجسٹ کریں لیکن ہمیشہ کنٹرول کے مقصد کو برقرار رکھنا.
لازمی چھٹی کی پالیسی پر عمل درآمد، اگر آپ نے پہلے ہی ایسا نہیں کیا ہے. کاروبار میں دائمی چوری کے مسائل کی اکثریت جاری رکھنا جائز ہے کیونکہ کسی کو چور کے افعال کو انجام نہیں دیتا.جب چور ملازمین چھٹیوں کو لے جانے کے لئے مجبور ہوتے ہیں اور کسی اور کے لئے ان میں بھرتی ہوتی ہے تو وہ جرم کو چھپا نہیں رکھ سکتے ہیں. یہ پالیسی چوری کی روک تھام کے ساتھ ساتھ یہ ظاہر کر سکتا ہے کہ ایسا ہوتا ہے.
تجاویز
-
کم از کم کم از کم اپنے اندرونی کنٹرول کی مؤثر انداز کا اندازہ کریں اور اگر ضروری ہو تو انہیں بہتر بنائیں.
انتباہ
مضبوط اندرونی کنٹرول کو لاگو کرنے سے مت ڈرنا کیونکہ آپ ڈرتے ہیں کہ آپ کے ملازمین کو لگتا ہے کہ آپ ان پر اعتماد نہیں کرتے. معزز ملازمین کو مناسب طریقے سے ڈیزائن کردہ ماحول میں کام کرنا ہے.
