اکاؤنٹنگ سسٹم بنانے پر، کاروبار اور غیر منافع بخش تنظیموں کو اندرونی کنٹرول کے لئے ایک فریم ورک قائم کرنا ضروری ہے. اندرونی کنٹرول کے عمل کو اس بات کا یقین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ نظام اچھی طرح سے کام کر رہا ہے اور اس میں ملوث تمام ملازمین کی توقع کی جاتی ہے. اس طرح کے ضروری کاروباری فنکشن کو غلطی کی امکانات کو کم کرنے اور تنظیم کے اثاثوں کی حفاظت کی طرف سے مناسب یقین دہانی کرائی ہے. اس کی اہمیت کی وجہ سے، کمپنیوں کو اندرونی کنٹرول کے بنیادی اصولوں پر غور کرنا اچھا لگتا ہے.
ذمہ داریاں
کمپنیاں ذمہ داریاں واضح طور پر قائم رکھنا ضروری ہے. افراد کو مخصوص ذمہ داریوں کا تعین کرنا اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ وہ ان کا حصہ اندرونی کنٹرول کو برقرار رکھنے میں کیا کریں. اگر اندرونی کنٹرول کی ذمہ داری مسلسل نظر انداز کی جاتی ہے تو، ایک مؤثر داخلی کنٹرول سسٹم یہ واضح کرے گا کہ جو ایک تفویض کام انجام نہیں دے رہا ہے.
ریکارڈ رکھنے
میموری ناقص آلہ نہیں ہے، خاص طور پر جب معلومات یا ٹرانزیکشنز کی بڑی مقدار سے نمٹنے کے. ریکارڈ رکھنے کے طریقوں کو صحیح طریقے سے کمپنیوں کو ہاتھ پر ٹرانزیکشن کا ایک درست تاریخ بنائے گا. اس طرح کے تاریخی اعداد و شمار کمپنی کے بعد بعد میں اس کا اشارہ کرنے کی اجازت دیتا ہے، اگر کوئی مسئلہ دریافت ہو یا تو وضاحت لازمی ہے.
انشورنس اور پابندی
بدقسمتی سے، یہاں تک کہ بہتر اندرونی کنٹرول سسٹم بھی کسی اثاثے کے نقصان کو روک نہیں سکتا. اثاثوں اور تعلقات کے ملازمتوں کو انفیکشن کرکے، ایک تنظیم اس بات کو یقین دہانی کر سکتا ہے کہ اثاثہ چوری کی گئی ہے یا دوسری صورت میں غلطی کی صورت میں اسے ایک اثاثہ کی قیمت کے لئے ادا کیا جائے گا.
اثاثہ ریکارڈ اور تحمل
اندرونی کنٹرول کے نظام میں، جو لوگ نقد اور دیگر اثاثوں کو جسمانی رسائی حاصل کرتے ہیں وہ وہی لوگ نہیں ہیں جو اس اثاثے سے متعلق ریکارڈ کو برقرار رکھتے ہیں. اگر، مثال کے طور پر، پیسے کی نقد ریکارڈ رکھنے کے لئے ذمہ دار شخص وہی شخص تھا جسے پیسے کی صندوق کے لۓ کلید تھا، اس شخص کے لئے پیسہ کمانے کے بعد یہ خود کو نقد رقم میں مدد کرنے کے لۓ آسان ہوگا. جو شخص اثاثہ ریکارڈ رکھتا ہے وہ اس سے باخبر رہنے والے اثاثوں کو جسمانی طور پر تک رسائی حاصل نہیں کرسکتا.
متعلقہ ٹرانزیکشن کے لئے ذمہ داری
کبھی کبھی، ایک ٹرانزیکشن کو مکمل کرنے کے لئے کئی کاموں کو پورا کرنا ضروری ہے. اس مثال میں، یہ ضروری ہے کہ مختلف ملازمین ہر ایک کو الگ الگ کام انجام دیں جس میں ٹرانزیکشن کی تشکیل ہوتی ہے. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ایک سے زیادہ شخص کام مکمل کرنے میں ملوث تھا، اس مشکلات میں اضافہ ہوا ہے کہ کسی غلطی یا دھوکہ دہی کا عمل دریافت کیا جاتا ہے.
تکنیکی کنٹرول
چور الارم، الیکٹرانک کیپیڈس اور دیگر ٹیکنالوجی پر مبنی حفاظتی خصوصیات تنظیموں اثاثوں کی حفاظت میں مدد کر سکتی ہیں. ٹیکنالوجی عام طور پر کہاں جا سکتی ہے جہاں لوگوں کو اضافی تنخواہ یا وقفے کے بغیر روزانہ 24 گھنٹوں تک کام نہیں ہوسکتا ہے. سمارٹ کمپنیاں مناسب اور سرمایہ کاری مؤثر ٹیکنالوجی کے ساتھ ان کے داخلی کنٹرول سسٹم کو بڑھانے کے.
آزاد جائزہ
کمپنیوں کو باقاعدگی سے ان کے اندرونی کنٹرول کے نظام کا جائزہ لینے کا لازمی ہے یہ ایک فرد کی طرف سے کیا جانا چاہئے جو کسی کام کی جانچ پڑتال نہیں کرتا تھا. ایک آزاد تجزیہ کار خود مختار اندرونی کنٹرول کے عمل میں کام کیا جا رہا ہے پر مبنی طور پر رپورٹ کر سکتے ہیں اور غلطیوں کا احاطہ کرنے کے لئے کی وجہ سے یا کنٹرول کے طریقہ کار کے بارے میں زیادہ تر امید مند ہونا نہیں ہے.
