ملازمین ہر سطح پر اعلان یادگاروں (عام طور پر میمو کے طور پر بھیجا جاتا ہے) لکھتے ہیں تاکہ ان کی ملازمتوں کا حصہ ہو. مؤثر میمو لکھنا ان افراد پر مثبت طور پر ظاہر ہوتا ہے جو ان کو لکھا تھا، کیونکہ یہ اچھی مواصلات کی مہارت رکھنے کا ایک نشانہ ہے. اعلان میمو ایک تنظیم بھر میں ملازمین کو مثبت اور منفی خبر دیتا ہے. فروغ اور نوکری کے افتتاحی اعلانات اکثر حوصلہ افزائی کے ساتھ موصول ہوتے ہیں، جبکہ پالیسی میں تبدیلی اور اعلانات کو کاٹنے میں خدشات اور دباؤ پیدا ہوسکتا ہے. ایک ٹھوس پیغام تیار کرنے میں پیغامات واضح طور پر اور مثبت طریقے سے فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے.
کلیدی پیغام کی شناخت کریں جو آپ کو پہنچانے کی کوشش کر رہے ہیں. اس بات پر غور کریں کہ آیا خبروں کا خیر مقدم کیا جائے گا یا نہیں، اور اس معلومات کو استعمال کرنے کا فیصلہ کرنے کا فیصلہ کیا جائے گا کہ کس طرح پیغام کو پہنچانے کا بہترین طریقہ بنانا ہے. منفی پیغامات مزید معلومات کی ضرورت ہو گی کہ کچھ کیوں کیا جا رہا ہے، جبکہ مثبت پیغامات ان خبروں پر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں جن کے بارے میں اس واقعہ کے بارے میں تفصیلی پس منظر کی معلومات شامل نہیں ہوسکتی ہے.
جانیں کہ میمو کے چار بنیادی اجزاء کیسے ہیں. بہترین میمو کاروباری تحریری میں تسلیم کردہ قبول شکل میں رہتی ہے. ایسا کرنے میں، میمو لکھنے والے اپنے اعلانات میں غیر جانبدار رہتے ہیں اور تعصب نہیں ہوتے ہیں. میمو چار اہم حصوں پر مشتمل ہے: سرخی، کھولنے، جسم اور اختتام.
اپنا سر بنائیں. عنوانات میں چار اہم حصوں شامل ہیں: سے، تاریخ، اور موضوع. "کرنے کے لئے" کے میدان میں وصول کنندگان کی فہرست اور ان کے کام کے عنوان شامل ہیں. "سے:" فیلڈ میں اس شخص کا نام اور عنوان شامل ہے جو میمو سے ہے. "تاریخ:" فیلڈ زیادہ سے زیادہ تاریخ ہے جس میں میمو ڈیلی ہوئی ہے، جس کی تاریخ کو تیار کیا گیا ہے یا تخلیق کیا جاتا ہے. "مضمون:" فیلڈ وصول کنندہ کو میمو کا مقصد بتاتی ہے. یہ شعبوں عام طور پر ای میلز میں استعمال ہونے والے شعبوں سے ملتے جلتے ہیں، اور ان میں سے ہر ایک کو مندرجہ ذیل طور پر دکھایا جانا چاہئے:
کرنے کے لئے: سے: تاریخ: مضمون:
میمو کے افتتاحی لکھیں. افتتاحی پیراگراف رابطے کے مقصد پر توجہ مرکوز کرتا ہے. بشمول وصول کنندگان کو اعلان ہونے کی وجہ سے سمجھنے میں مدد کرنے کے لئے کسی پس منظر کی معلومات بھی شامل ہے.
میمو کا جسم لکھیں. جسم میں کسی بھی اور تمام تفصیلی معلومات شامل ہیں جو وصول کنندگان کو جاننے کی ضرورت ہے. پروموشنز میں ملازم کی نئی نوکری اور ذمہ داریوں کے بارے میں معلومات شامل ہوسکتی ہے، اور جب بھی وہ اپنے نئے کردار پر لے جائیں گے. پالیسی میں تبدیلی میں معلومات لازمی ہیں کہ نئی پالیسی مؤثر ہو جائے گی اور اس سے ملازمتوں کو کیسے اثر انداز ہوگا.
میمو کے اختتام پر لکھیں. ایک اچھا نتیجے ملازمتوں کو بتاتا ہے کہ وہ تبدیلیوں کے لئے تیار کرنے کے لئے کیا ضرورت ہے.
میمو سے کچھ وقت دور لے لو اور پھر تازہ آنکھوں سے ترمیم کرنے کے لئے اسے واپس لو. اچھی طرح سے تحریر میمو گراماتی غلطیوں سے آزاد ہیں اور واضح پیغامات فراہم کرتے ہیں.
