ملازمین کو تحریری ہدایات زبانی ہدایات سے زیادہ مددگار ثابت ہوتی ہیں. نئی پالیسی یا طریقہ کار کی تفصیلات پر مشتمل ایک خط مستقبل میں حوالہ کے لئے ملازمین کو ایک دستاویز فراہم کرتا ہے. انہیں نئی طریقہ کار کی پیروی کرنے کے بارے میں یاد کرنے میں مدد کرنے کے علاوہ، ایک ہدایت خط قانون کے ذریعہ کسی نئی پالیسی کے سرکاری نوٹیفیکیشن فراہم کرنے کی قانونی ضرورت کو پورا کرتا ہے. مثال کے طور پر، 2011 کے آغاز میں، بہت سارے شہروں میں تمباکو نوشی کے پابندوں کا انتظام ہوتا ہے جو علاقے کے کاروباری اداروں کو متاثر کرتی ہیں. کارکنوں کو مطلع کرنے کے لئے یہ نرس کی ذمہ داری ہے کہ کس طرح نئی تمباکو نوشی کی پالیسی کے مطابق رہیں.
آپ کے پرنٹر میں کمپنی کے خطوط کی جگہ رکھیں. یہ ہدایت ایک سرکاری نوٹیفیکیشن ہے، اور خطوط ہی معلومات کی رسمی نوعیت کو مضبوط کرے گا.
مکمل تاریخ ٹائپ کریں. آپ کو ہمیشہ ہدایت پر تاریخ میں شامل ہونا لازمی ہے کیونکہ یہ نوٹیفکیشن کا وقت قائم کرتا ہے. ایک لائن چھوڑ دو
اگر ہدایت صرف ایک شخص جا رہا ہے تو وصول کنندہ اور اس کے ایڈریس کا نام ٹائپ کریں. اگر یہ تمام ملازمین کو ایک کمبل خط ہے، تو اس کا نام اور پتہ چھوڑ دیں.
اگر "تمام قابل قدر ملازمت" لکھتے ہیں تو یہ ایک نوکری ہے جس کا خط تمام ملازمین کے پاس جاتا ہے. ایک مخصوص نام کی قسم اگر یہ ایک شخص جا رہا ہے.
ہدایات کے بارے میں کیا ہدایات پر ایک براہ راست بیان کے ساتھ خط شروع کریں. پالیسی یا طریقہ کار کے بارے میں متعلقہ تفصیلات دیں، جیسے کہ جب اس پر اثر پڑے گا اور پالیسی سے کونسا متاثر ہوتا ہے.
کام مکمل کرنے یا نئی پالیسی کے مطابق عمل کرنے کے لئے اقدامات درج کریں. واضح، آسان پڑھنے والے زبان کا استعمال کریں جو ملازمین کی پیروی کرسکیں.
وضاحت کریں کہ یہ نئی پالیسی وصول کنندگان کو کیسے فائدہ ملے گی اور ان کے تعاون کا شکریہ ادا کرے گا. وضاحت کریں کہ اگر ملازم کو ہدایات کے مطابق عمل کرنے کا انتخاب نہیں ہوتا تو کیا ہوگا.
حتمی پیراگراف میں مناسب وقت یا رابطے کی معلومات فراہم کریں. ملازمین کے تعمیل کا اندازہ کرنے کے لئے طریقہ بیان کریں، اگر قابل اطلاق ہو. کسی بھی سوالات کے جواب دینے کا پیشکش کرتے ہیں جو وصول کنندگان ہوسکتے ہیں.
آپ کو مکمل نام اور لقب ٹائپ کرنے کے سلسلے میں ایک قریبی اختتامی ٹائپنگ کرکے خط بند کریں. اپنے ٹائپ کردہ نام کے اوپر سائن ان کریں.
کیا کسی دوسرے سپروائزر نے یہ خط اس بات کو یقینی بنانے کے لئے پڑھا ہے کہ آپ کو کوئی معلومات نہیں ملی ہے.
خط (خط) کو میل کریں. اگر ہدایت ایک قانون میں تبدیلی کا نتیجہ ہے تو، اس پر دستخط کرنے کے لۓ وصول کنندہ (ے) سے دستخط کی تصدیق کے بارے میں غور کریں.
