کسی بھی تنظیم کے لئے، ایک عمارت کے وقفے کا جشن منانے کے کام اور منصوبہ بندی کے خاتمے کا ہے. اس یادگار کی منصوبہ بندی کرنے کے بہت سے طریقے موجود ہیں. اس وقت کا لطف اٹھائیں جس طرح آپ نے اپنے ایونٹ کے لئے سب سے زیادہ موزوں اجزاء کو تخلیقی طور پر خرچ کیا ہے. کیا ربن کاٹنے والا ہوگا؟ چاقو کے بارے میں کیا؟ کیا آپ ایک مذہبی جزو شامل کرنا چاہتے ہیں؟ ان میں سے بہت سے خیالات آپ کے بجٹ پر منحصر ہوسکتے ہیں، لیکن تلاش کرنے کے قابل ہیں. ایک بار جب آپ کے پاس کچھ ہدایات موجود ہیں تو، منصوبہ بندی کا عمل شروع کریں.
تاریخ میں کئی مہینے پہلے پیش کریں. متوقع تکمیل کی تاریخ پر آپ کی عمارت کا ٹھیکیدار کے ساتھ رابطہ کریں. مقامی عمارت کے قواعد و ضوابط کی جانچ پڑتال کریں - آپ کو نئی عمارت میں قانونی طور پر میزبان قانونی طور پر میزبانی کردیۓ جانے سے پہلے آپ کو قبضے کا سرٹیفکیٹ کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر آپ کمیونٹی کے وسیع جشن کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں تو، دوسرے گروپوں یا اداروں کے کیلنڈروں کی جانچ پڑتال کریں تاکہ آپ پرائیویٹ تاریخوں پر قابو پائیں.
مہینے میں مہینے کے مہمان کی فہرست تیار کریں. تاریخ کے وی آئی پی کے بارے میں مطلع کریں اور ان کو بتائیں کہ آپ پارکنگ کے خالی جگہوں اور ان کے لئے خصوصی سیٹنگ محفوظ کریں گے. شرکت کرنے والے مہمانوں کی تعداد کا اندازہ کریں: آپ کی فہرست پر غور کریں اور ان لوگوں میں شامل ہونے کی امکانات ملاحظہ کریں. عام طور پر، مہمان کی فہرست بڑی ہے، حاضری کا کم فیصد. 500 یا اس سے زیادہ مہمانوں کی فہرستوں کے لئے، 25 فیصد حاضری ایک ابتدائی تخمینہ ہے. مہمانوں کی تعداد میں شمار ہونے والے مہمانوں کا ایک باہمی وسائل ہے جو شرکت کریں گے.
کئی مہینے پہلے، پادریوں اور دوسرے اسپیکرز کے ارکان کو مدعو کریں جو آپ امید کرتے ہیں کہ آپ اس خدمت میں حصہ لیں گے.
پوری مہمان کی فہرست میں پہلے سے ہی دو مہینے تک میل کے ذریعے "تاریخ کو محفوظ کریں" نوٹس بھیجیں.
کتاب اور جتنی جلد ممکن ہو کیٹرٹر سے ملیں. خلائی منصوبہ بندی، مینو، سامان کی ضروریات، پارکنگ، پھولوں کے انتظامات اور سروس کے اہلکاروں پر فیصلے کریں.
کتاب کا سامان کرایہ اور خدمات. ان میں سے ہر ایک کے لئے اجلاسوں کی منصوبہ بندی کرنے کے لۓ کئی مہینے پہلے شروع ہو جائیں. ان میں سامان (کرسیاں، میزیں، لینس، سٹیج، صوتی نظام اور پوڈیم)، والیٹ، فلورسٹسٹ، موسیقاروں، پرنٹر اور فوٹوگرافر شامل ہوسکتے ہیں. کسی بھی میڈیا کے ساتھ کام کرنے کے لئے شروع کریں جو واقعے کو پورا کرسکیں.
ایونٹ سے تین ہفتوں قبل دعوت نامہ. اگر ممکن ہو تو ہینڈ ایڈریس.
سروس فراہم کرنے والوں کو دو ہفتوں سے پہلے پیش کیجئے اور تمام تفصیلات کو چیک کریں. ایونٹ کے دن کے لئے واقعات کا ایک تفصیلی شیڈول بنائیں اور سروس فراہم کرنے والوں کو تقسیم کریں. سیل فون نمبروں کے ساتھ رابطے کی معلومات شامل کریں. ایونٹ سے پہلے دو ہفتے قبل سروس کے پروگرام یا احکام پرنٹر پر جائیں.
ایونٹ سے پہلے، وی آئی پی، پادریوں اور کیٹرڈروں کے لئے پارکنگ ٹریفک شنوں اور محفوظ پارکنگ کے نشانوں کے ساتھ محفوظ رکھنا. پرنٹر سے خدمت کا پروگرام / احکامات اٹھاو. رینٹل اشیاء وصول کریں اور سیٹ اپ شروع کریں. اگر ضروری ہو تو ان کے لئے ذرائع ابلاغ اور ریزرو پارکنگ کے ارکان سے رابطہ کریں.
ایونٹ کے دن، اس منصوبے پر کام کرتے ہیں اور ان پیشہ وروں پر انحصار کرتا ہے جنہوں نے آپ کو اپنی ملازمتوں کو ملازمت کی.
تجاویز
-
عمارت کے ارادے کا احترام کرنے کے لئے وقفے کا ڈیزائن. مثال کے طور پر، طالب علموں کو ایک نئے اسکول کی عمارت کے وقفے میں معتبر کردار ادا کر سکتا ہے، یا عوامی باغ کے مرکز کے وقفے پر جنگلی بہاؤ کے بیجوں کو پھینکنے کے لئے مہمانوں کو مدعو کیا جا سکتا ہے. اگر نئی عمارت کے لئے رقم عطیہ کی گئی تھی، تو اس سے قبل رات کو عطیہ کرنے سے قبل ڈونرز کے لئے ایک نجی "چپکے پیک" پارٹی کی منصوبہ بندی کی جائے گی.
