غیر ادائیگی کرنے والے گاہکوں کو جمع کرنے والے حروف لکھنا ہر کاروباری مالک کا ایک لازمی کام ہے. ادا کردہ چیزوں کو حاصل کرنے کے اپنے عوامل کو بڑھانے کے لۓ، کریڈٹ جاری کرنے سے قبل ایک تفصیلی ادائیگی کی پالیسی تیار کریں اور ماضی کے حساب سے اکاؤنٹس پر جمع کرنے کی کوشش کرتے وقت تاک اور پیشہ ورانہ استعمال کا استعمال کریں.
ایک ادائیگی کی پالیسی بنائیں
کسی گاہک یا کلائنٹ کو ادائیگی کرنے سے پہلے، کریڈٹ پر ادائیگی یا مصنوعات یا خدمات کی ترسیل کے بعد ادا کرنے سے پہلے، ایک ادائیگی کی پالیسی تیار کریں جو آپ کے شرائط کو بیان کرتی ہے. اس میں تفصیلات شامل ہونا چاہئے جب آپ پچھلے ہی ادائیگی کے بارے میں غور کریں، جیسے کہ انوائس جاری کئے گئے 10 دن یا 30 دن. اس میں تفصیل میں بھی شامل ہونا چاہئے کہ اگر کوئی ادائیگی جاری رکھی جائے تو جاری ہونے والے جرم اور دیر کی فیس، خدمات کو بند کرنے یا قانونی کارروائی کرنے کے لۓ کیا ہوگا.
تفصیلات بتائیں
آپ کے جمع کردہ خط کو مسودہ میں کسٹمر کے ساتھ اپنے معاہدہ معاہدے کا حوالہ دیں. حوالہ آرڈر، انوائس نمبر، سروس یا خریداری کی تاریخ اور اصل ادائیگی کی تاریخ کی وجہ سے. اگر جمع کرنے کی آخری کوششیں، ان کے ساتھ ساتھ ذکر کریں، اور کسٹمر کو مجموعی طور پر دے دیں جن میں جرم شامل ہیں. مثال کے طور پر، "1 اکتوبر کو 1،000 پانی کی بوتلوں کا آپ کا آرڈر کیا گیا تھا اور نومبر کو 3 اکتوبر کو ادائیگی کی تاریخ کے ساتھ ای میل اکتوبر 3 کے ذریعے $ 250 کے لئے انوائس جاری کیا گیا تھا. آپ کا اکاؤنٹ اب 30 دن پہلے کی وجہ سے ہے اور آپ کے اکاؤنٹ کا جائزہ لیا گیا ہے $ 25 فیس، آپ کی بقایا رقم توازن $ 275، فوری طور پر قابل ادائیگی."
متفق رہو، ابھی تک فرم
حالانکہ بعض غیر ادا شدہ گاہکوں کو ان کے بلوں کو ڈوگنا ہوسکتا ہے، اگرچہ دوسروں کو ان کی ادائیگی کی تاریخ کو بھول گیا ہو یا نقد کے بہاؤ کے سنگین مسائل ہوسکتے ہیں. گاہکوں کو شبہ کا فائدہ دینا جب تحریر خط لکھنے میں دفاعی طور پر ڈالنے سے بچنے کے لۓ. مثال کے طور پر، "ہم سمجھتے ہیں کہ غیر معمولی حالات پیدا ہوسکتے ہیں اور ہم اس مسئلے کو حل کرنے کے لئے آپ کے ساتھ کام کرنے پر عزم ہیں." یہ نقطہ نظر گاہک کی توہین نہیں کرتا، لیکن یہ واضح کرتا ہے کہ حالات کو قطع نظر کے بغیر ادائیگی کرنا ضروری ہے.
توثیقی دستاویزات منسلک کریں
اپنے جاری کردہ انوائسز کے اپنے مجموعہ خط کی کاپیاں منسلک کریں، اس مسئلے پر متعدد خطوط، آپ کی ادائیگی کی پالیسی سے کسی بھی دستخط کردہ معاہدہ یا تحریری معاہدے اور حوالہ جات کی نقل. اگر آپ توازن پر بات چیت کرنے یا جزوی ادائیگی کرنے کے لئے تیار ہیں تو، آپ کی پیشکش کی مخصوص شرائط کی وضاحت کریں. کال کرنے کے لئے ایک نمبر فراہم کریں اگر کسٹمر کے سوالات ہوں اور ایک آسان ادائیگی کے لئے پہلے سے ادا شدہ، خود سے خطاب شدہ لفافے شامل کریں.
ایک وکیل کا استعمال کریں
اگر ماضی کے حساب سے اکاؤنٹس پر جمع کرنے کی بار بار کوششیں ثابت نہیں ہوتی تو آپ وکیل کو آپ کی طرف سے جمع کرانے والے خط کو بھیج سکتے ہیں. آپ کے وکیل کو چھوٹے دعوی عدالتوں، ایک جمع کرنے والے ادارے، کریڈٹ کی رپورٹنگ یا دیگر قانونی کارروائیوں کا حوالہ دینے کی دھمکیوں کی سفارش کی جا سکتی ہے. آپ کے گاہک سے ممکنہ طور پر جمع کر سکتے ہیں جس کے ساتھ قانونی پیشہ ورانہ کرنے کے لئے آپ کے جمع کرنے کی کوششوں کو فروغ دینے کے لۓ اس کے لاگت کا فائدہ اٹھائیں. مثال کے طور پر، ایک $ 50 بل کے لئے ایک جمع کردہ خط لکھنے کے لئے اٹارنی کا استعمال لاگت موثر نہیں ہوسکتا ہے، لیکن $ 10،000 اکاؤنٹ پر جمع کرنے کے لئے پیشہ ورانہ مدد کو ملازمت تقریبا ضرور ضرور قیمت کے قابل ہو جائے گا.
