دستاویز کنٹرول کے طریقہ کار پروسیسنگ اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس کے لئے اہم ہیں. وہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ آپ بروقت طریقے سے اکاؤنٹنگ عام لیجر اور تمام انوائس کے لئے عمل کی ادائیگیوں کے لئے تمام اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس ریکارڈ کریں. پروسیسنگ کے اکاؤنٹس کے لئے ایک تحریری طریقہ کار قابل عمل پروسیسنگ میں غلطیوں کو کم کرنے اور وقت پر ادائیگی کو دور کرنے میں ناکام ہونے کے لئے دیر سے چارجز سے بچنے میں مدد ملتی ہے.
تاریخ اسٹاک انوائس
روزمرہ میل کو کھولنے کے لئے ذمہ دار شخص موجودہ اکاؤنٹ کی تاریخ کے ساتھ ہر اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس وصول کردیتا ہے. تاریخ اسٹیمپنگ آپ کو آپ کی کمپنی میں انوائس ادا کرنے کے لۓ وقت کی رقم کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتا ہے. انوائسز کو مدعو کرنے والے شخص کی تاریخ انوائس مسئلہ کی تاریخ اور موصول ہوئی تاریخ کے درمیان کسی بھی اہم وقت کے فرق کو نوٹ کرنا چاہئے. انوائس نے ہفتوں کو بھیج دیا ہے کہ بعد میں دیر سے الزامات سے بچنے کے لۓ نسل کو اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل سے فوری طور پر دھکیلنے کی ضرورت ہو.
انوائس کوڈ
اخراجات کو تشکیل دینے یا انتظام کرنے کے لئے ذمہ دار ملازم کو انوائس پر مناسب عام لیجر اکاؤنٹ کے لئے کوڈ لکھتا ہے اور اخراجات کے اکاؤنٹ کے باقی باقی بجٹ کی انوائس کا موازنہ کرتا ہے. اگر انوائس پر عمل کرنے کے بعد عام لیجر اکاؤنٹ بجٹ سے زیادہ رقم ختم ہو جائے گا تو، ملازم کو انوائس کے بہاؤ کے لئے وضاحت میں شامل ہونا چاہئے.
انوائس منظوری حاصل کریں
منیجرز ان تمام اکاؤنٹس کا جائزہ لینے اور منظور کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں جو قابل ادائیگی انوائس کنٹرول کے اپنے علاقے میں گر جاتے ہیں. مینیجر نے انوائس پر درستی کے لئے کوڈنگ کا جائزہ لیا اور اچھی طرح سے بجٹ کے اضافے کی وضاحت کی. پھر مینیجر نے انوائس کو ابتدائی اور تاریخ کی تاریخ میں لکھا ہے تاکہ اکاؤنٹنٹ کو جانتا ہے کہ مینیجر نے ادائیگی کے لئے انوائس کو منظوری دی ہے.
چیک تیار کریں
اکاؤنٹنٹ انوائس کا جائزہ لےتا ہے کہ زیادہ سے زیادہ مراعات کے لئے مناسب منظوری اور وضاحتیں انوائس پر شامل ہیں. اکاؤنٹنٹ انوائس پر کوڈنگ دوہری چیک کرتا ہے اور کسی کوڈنگ سے متعلق سوالات جو غلطی میں ظاہر ہوتا ہے. ایک بار اکاؤنٹنٹ انوائس کی منظوری اور کوڈنگ سے مطمئن ہے، تو وہ ادائیگی کے لئے ایک چیک تیار کرتا ہے.
کاروباری چیکوں میں دو چیک سٹب شامل ہونا چاہئے: وصول کنندہ کے لئے چیک چیک اور وصول کنندہ کے چیک چیک. چیک چیک میں انوائس کی تاریخ، انوائس نمبر اور کاروباری اکاؤنٹس نمبر شامل ہونا چاہئے، اگر وینڈر نے ایک کو تفویض کیا ہے. جاری کرنے والے چیک اسٹب میں اگر مطلوبہ مطلوب ہو تو جنرل لیڈر کوڈنگ شامل ہوسکتا ہے. انوائس کی ایک نقل آپ کے اپنے ریکارڈ کے لئے بنائیں اور انوائس کے سب سے اوپر تک جاری کرنے والے چیک سٹب کو چالو کریں. آڈٹ یا اکاؤنٹنگ تحقیق کے معاملے میں اخراجات کی حمایت کے لئے انوائس کاپی فائل.
