رسمی کاروباری مواصلات کمپنی کے خطوط پر ہے اور عام طور پر اختتامی سلامتی کے نیچے مصنف کے دستخط پر مشتمل ہے. اس قسم کی کاروباری مواصلات کی شکل براہ راست ہے؛ تاہم، ایک خط جس میں ایک سے زیادہ افراد کے دستخط کی ضرورت ہوتی ہے اس کی وضاحت کرنے کے لئے تھوڑا مختلف طریقے سے مرتب کیا جاسکتا ہے اور اس میں وضاحت کی جاسکتی ہے کہ یہ خط ایک سے زیادہ دستخطات پر مشتمل ہے اور ایک سے زیادہ دستخط کے لئے جگہ فراہم کرنے کے لئے کیوں.
روایتی بلاک فارمیٹ
بزنس مباحثہ روایتی بلاک کی شکل میں ہونا چاہئے، مطلب یہ ہے کہ تاریخ خط خط کے نیچے دو لائن خالی جگہ ہے؛ ایڈریس کا نام اور میل ایڈریس تاریخ کے نیچے دو لائن خالی جگہیں ہیں؛ ایک موضوع لائن ایڈریس کی معلومات کے نیچے دو لائن خالی جگہ ہے اور آخر میں، موضوع کی لائن کے نیچے دو لائن خالی سلامتی ہے. رسمی کاروباری مباحثے کے لئے قابل قبول سلامتی "عزیز محترمہ سمتھ،" "پیارے مسٹر جونز،" "حضرات،" یا صرف "سلامتی". حتمی مثال مفید ہے جب آپ کا خط مخلوط ملازمتوں کے متعدد پتہ چلتا ہے. روایتی بلاک فارمیٹ کا مطلب یہ ہے کہ پیراگراف ہر بائیں بازو کے بائیں بازو کے ساتھ فلش کے ساتھ منسلک نہیں ہوتے ہیں.
ایک سے زیادہ دستخط کی وجہ
جس شخص کو آپ کو اپنے مباحثے سے خطاب کرنا ہو سکتا ہے وہ پہلے سے ہی معلوم ہوسکتا ہے کہ کئی سگنل موجود ہیں، یہ آپ کے خط کے جسم میں وجہ سے مختصر طور پر دوبارہ ردعمل کرنے کا ارادہ رکھتا ہے. مثال، جہاں ایک خط ایک سے زیادہ دستخط کی ضرورت ہو سکتی ہے، ایک کارروائی سے بات چیت کریں جس میں ایک سے زیادہ افراد کی اجازت کی ضرورت ہوتی ہے یا آپ کے خط کو تسلیم کرنے والے پیغام کی حمایت کرنے والے بہت سے لوگوں کے اجتماعی خیالات کا اظہار کرتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں، "اے بی سی کمپنی کے ایگزیکٹو قیادت کی ٹیم کی طرف سے، یہ خط اس بات پر اتفاق کرتا ہے کہ ہم نے آپ کے تحریری درخواست پر تبادلہ خیال کرنے کے بعد اضافی انسانی وسائل کے عملے کو بھرنے کے لۓ پہنچ لیا." خط کے پہلے پیراگراف میں، آپ کے مواصلات کی وجہ کی وجہ سے، اور یہی وجہ ہے کہ یہ خط ایک سے زیادہ دستخط پر مشتمل ہے. آپ کے خط کے مندرجہ ذیل پیراگراف ہیں، بالکل، بائیں مارجن کے ساتھ پھینک دیں.
سلامتی اور دستخط بلاکس بند
بند ہونے والی سلامتی ایک ایسا ہونا لازمی ہے جس کا ایک رسمی کاروباری خط، جیسے "بہت سچا آپ،" "معزز،" یا "بہترین احترام" کے لئے موزوں ہے. حتمی پیراگراف آخری پیراگراف کے نیچے دو لائن خالی جگہوں پر شروع ہوتا ہے.
اگر آپ کے پاس صرف دو سگنل ہیں، تو چار لائن خالی جگہیں چھوڑ دیں جو لکھے ہوئے دستخط کے لئے کافی جگہ ہیں، اور بائیں مارجن کے ساتھ پہلا اشارے کے نام کو ٹائپ کریں. دستخط کے نام کے نیچے لائن پر، ان کی پوزیشن یا عنوان درج کریں. دوسرے اشارے کے نام اور مقام یا عنوان کے لئے ایک اور چار لائن خالی جگہوں پر جائیں. تنظیم میں اعلی درجے والے فرد کا نام اور عنوان پہلا دستخط بلاک ہونا چاہئے.
اگر آپ کے پاس تین سگنل ہیں، تو چار لائن خالی جگہیں چھوڑ دیں اور بائیں مارجن کے ساتھ نشان زد کریں 1 کا نام پھینک دیں. ٹیب اوپر اور دستخط 2 کا نام ٹائپ کریں؛ ایک بار پھر ٹیب اور نشان زد کا نام لکھیں 3. ایک سطر کی جگہ کو چھوڑ دیں اور نشان زد 1 کی پوزیشن یا عنوان کی قسم، ٹیب پر اور اس کے ساتھ ہی دستخط 2 اور دستخط 3 کے لئے کریں تاکہ ان کے عنوانات براہ راست اپنے ٹائپ شدہ نام کے تحت ہوں.
چار سگنل کے لئے، چار لائن خالی جگہیں چھوڑ دیں اور بائیں مارجن کے ساتھ نشان زد 1 کا نام پھینک دیں. صفحہ کے وسط میں ٹیب اور نشان زد 2 کا نام؛ اگلے لائن پر نیچے جائیں اور ان کے نام کے تحت براہ راست سائنسر 1 اور دستخط 2 کی پوزیشن یا عنوان درج کریں. ایک اور چار لائن خالی جگہوں کو چھوڑ دو اور سگنل 3 اور دستخط 4 کے لئے فارمیٹ کو دوبارہ دو.
آپ کا مسودہ طے کریں
کیونکہ آپ ایک سے زائد افراد کی طرف سے ایک خط لکھ رہے ہیں، یہ آپ کے دستخط کی درخواست کرنے سے پہلے اس مسودے کو گردش کرنے کے لئے یہ ایک اچھا عمل ہے. ان سے کہو کہ آپ ان کی ان پٹ کا استقبال کرتے ہیں اور ای میل کے ذریعہ مسودہ بھیجتے ہیں یا انفرادی طور پر ہر شخص کو ملاحظہ کرتے ہیں. جب سب کو پیغام کے پیغام کے مواد اور ترسیل سے اتفاق ہوتا ہے، حتمی ورژن تیار کریں اور سب کو یہ بتانے دیں کہ آپ ذاتی طور پر ان کے دستخط کے لئے اسے گردش کریں گے.
