اکاؤنٹنگ کی پالیسیوں اور طریقہ کار ایک ہی اور ایک ہی چیز نہیں ہیں، اگرچہ دفتر میں ملازمین اکثر دو کو الجھن دیتے ہیں. اکاؤنٹنگ پالیسیاں ایسی ہدایات یا قواعد کی نمائندگی کرتی ہیں جو اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو کسی صورت حال میں توقع رکھتی ہے. پالیسیوں کی بناء سے، اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ اس بات کا یقین کرتا ہے کہ کمپنی کے قوانین اور معیار کو برقرار رکھنے اور متاثرہ افراد کی طرف سے مسلسل طریقے سے برقرار رکھا جاتا ہے. یہ طریقہ کار انفرادی اقدامات کی وضاحت کرکے مساوات کی کس طرح کی طرف اشارہ کرتی ہے جو کمپنی کی اکاؤنٹنگ کی پالیسیوں کو برقرار رکھتی ہے اور داخلی کنٹرول میں جگہ موجود ہے.
پالیسی کی وضاحت کریں
اکاؤنٹنٹس اور دیگر کمپنیوں میں کمپنی میں استعمال ہونے والے اکاؤنٹنگ پالیسی اور طریقہ کار کے ساتھ آنے والے وقت میں، آپ کو ہر ایک حکمران یا رہنماء کی ایک مخصوص پالیسی کے طور پر متعین کرنا چاہیے جسے آپ لوگوں کو پیروی کرنا چاہتے ہیں. پالیسیوں کو مل کر متفق نہ کریں، کیونکہ یہ بہت الجھن ہے. اکاؤنٹنگ محکموں کو نقد بہاؤ کی پالیسیوں، سفر کی ادائیگی کی پالیسیوں، چھوٹی نقد پالیسیوں، اکاؤنٹ قابل ادائیگی کی پالیسیوں یا بلنگ کی پالیسیوں، صرف چند نام نامہ بنانا ہے. پالیسی کو حکمران کی وضاحت کرنا چاہئے - جو کہ اس کے طور پر جانا جاتا ہے - اور اس میں شامل ہونا چاہیے کہ اس کا پیچھا کرنا چاہیے اور کیوں اس کا عمل کرنا ہوگا. پالیسیوں اور طریقہ کار کو علیحدہ دستاویزات کے طور پر برقرار رکھا جاتا ہے.
جائزہ لکھیں
ہر پالیسی میں ہدایت یا اصول کا جائزہ یا خلاصہ شامل ہونا ضروری ہے. جائزہ پہلے سے ہی آتا ہے، اس میں تفصیلی معلومات شامل ہیں جن میں تفصیلات شامل ہیں. مثال کے طور پر، اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو پیسے کی نقد فنڈ کی پالیسی ہوسکتی ہے کہ اس کی تفصیلات پیٹو نقد کے لئے دستیاب ہو گی، اس کی خریداری کی قسم اور اس شخص کا عنوان ہے جس کو یقینی بنایا جاسکتا ہے کہ مناسب طریقے سے برقرار رکھا گیا ہے. پالیسی لوگوں کے ناموں کی فہرست نہیں ہے، بلکہ اس کے ذمہ دار کمپنی میں عنوان یا مقام.
طریقہ کار کی وضاحت کریں
طرز عمل مرحلہ وار عمل ہے جس کے ذریعے افراد کمپنی کی پالیسی پر عمل کرتے ہیں.مثال کے طور پر، اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ ایک نقد فلو کی پالیسی مقرر کرسکتا ہے جو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ ہر وقت آپریٹنگ نقد دستیاب ہونا چاہئے اور کیا دستیاب نہیں ہے. لیکن اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ پالیسی برقرار رکھی جائے، کسی اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں بینک اکاؤنٹنٹ کو مکمل کرنا ضروری ہے. بینک مفاہمت کے عمل نے اس بات کا تفصیلی تفصیلی اقدامات کیا ہے کہ کس طرح کیش فلو کی پالیسی کو پورا کرنے کے لئے بینک کے مفاہمت کو یقینی بنانا ہے. طریقہ کار کو لکھنے کے لئے، ہر مرحلے کو جو ہر جگہ مکمل کرنا ہوگا، بشمول لوگوں کے عنوان سمیت ہر مرحلے کو مکمل کریں اور اس کے بعد آنے والے مرحلے میں کیا ہو.
مرحلہ نمبر
اس ترتیب میں طریقہ کار لکھیں کہ مرحلے میں ہونا ضروری ہے. مثال کے طور پر، بینک مفاہمت کے عمل کا استعمال کرتے ہوئے، پہلی ایسی چیز کے ساتھ شروع کریں جس میں ہونے کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے: اکاؤنٹنگ مینیجر کو بینک کے بیانات کو کھول دیا جانا چاہئے. مرحلے کو شامل کریں اکاؤنٹنگ مینیجر اکاؤنٹنگ میں کسی دوسرے کو حقیقی مصالحت کے کام کو گزرنے سے پہلے انجام دینا ضروری ہے. اس میں ایسی چیزیں شامل ہیں جن میں چیک انعقاد، ادا کنندہ کے نام اور زیادہ کے لئے فوری تجزیہ شامل ہے.
پالیسی اور طریقہ کار دستی
پالیسی اور طریقہ کار دستی کے سامنے کمپنی میں ہر پوزیشن کی طرف سے پیش کردہ فرائض کی مختصر وضاحت کے ساتھ اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں عنوانات کی ایک فہرست شامل کریں. یہ فرائض کی علیحدگی کو یقینی بنانے میں داخلی کنٹرول بنانے میں مدد ملتی ہے. انفرادی صفحات پر پالیسیوں کو لکھیں، ایک نیا صفحہ بنائیں یا ہر پالیسی کیلئے صفحات کا سیٹ کریں. ہر پالیسی کو اپنے عنوانات اور عنوانات کو میزبانوں کی میز میں حاصل کرنے کے لۓ لوگوں کو ان کو دیکھنے کے لئے آسان بنانا ہے. پالیسی کے بعد، بیک اپ کے طور پر ان کے اپنے صفحات پر تمام طریقہ کار شامل ہیں. مواد کی میز میں "کیش فلو کی پالیسی" میں ذیلی عنوانات اور ان کے اپنے صفحات کے ساتھ ایک مرکزی عنوان کے طور پر شامل ہوسکتا ہے جس میں "بینک انضمام،" "جنرل لیجر بینک اکاؤنٹ انضمام،" یا اس مخصوص پالیسی پر لاگو کسی دوسرے طریقہ کار شامل ہیں.
