اگر آپ کسی وینڈر سے سامان یا خدمات خریدتے ہیں تو، آپ کے پاس ان کی کاروباری اداروں کے ساتھ آپ کی ماہانہ ٹرانزیکشنز میں ممکنہ دلچسپی ہے. وہی کسی ایسے گاہکوں کے لئے جاتا ہے جو آپ کے کاروبار یا مالک کے مالک سے خدمات یا خدمات خریدتے ہیں. کسی گاہک یا کلائنٹ کے ماہانہ سرگرمیوں کی تفصیلی اکاؤنٹنگ فراہم کرنے کے لئے، بہت سے کاروباری ادارے کا ایک بیان پیش کرتے ہیں. اگرچہ کچھ کاروباری اداروں کو اب بھی میل، وہ ای میل یا ویب پورٹل کے ذریعہ بھی فراہم کی جا سکتی ہیں. یہ دستاویز ایک ساکھ کے طور پر کام کرتا ہے، آپ کے گاہکوں کو اپنی کتابوں کو توازن کرنے میں مدد ملتی ہے.
تجاویز
-
اکاؤنٹ کا ایک بیان ایک دستاویز ہے جس سے ایک کسٹمر کو ایک خاص بلنگ سائیکل کے اندر اندر ہر ٹرانزیکشن کا اکاؤنٹنگ دکھایا جاتا ہے.
اکاؤنٹ کا بیان کیا ہے؟
اکاؤنٹ کا ایک بیان نامزد وقت کے فریم کے لئے کسٹمر کے لین دین کی فہرست فراہم کرتا ہے. آپ کے اپنے مالی ٹرانزیکشنز کے لئے وصول کردہ بینک بیان کی طرح، اکاؤنٹ کی کاروباری بیان کی ابتداء اور اختتامی تاریخوں، ابتدائی توازن، اختتام توازن اور ان دونوں ڈبٹس اور کریڈٹس جو ان دو تاریخوں کے درمیان ہوا.
عام طور پر، کاروباری اداروں کو اکاؤنٹس گاہکوں پر اکاؤنٹس بھی بھیجتے ہیں جنہوں نے ایک اکاؤنٹ ہے اور مناسب معاہدوں پر دستخط کیے ہیں. آپ کی ذاتی ترجیحات پر منحصر ہے، آپ یہ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ وہ اکاؤنٹس کے بیانات کو بھیجیں جنہیں کسی مہینے میں سرگرمی ہوئی تھی. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. یہ آپ صفر بیلنس کے ساتھ بیانات کو بھیجنے کے اضافی اخراجات کو بچائے گا.
اکاؤنٹنگ بیان کی تشکیل
اگر آپ نے اکاؤنٹ کا بیان کبھی نہیں تیار کیا ہے تو، آپ کو یہ معلوم نہیں کہ اس کی شکل کیسے بنانا ہے. اچھی خبر یہ ہے کہ مائیکروسافٹ ورڈ میں کچھ بھی شامل ہیں، آپ کی مدد کرنے کے لئے دستیاب بہت سے ٹیمپلیٹس موجود ہیں. اس کے پاس صرف "اکاؤنٹس کا بیان" ہونا ضروری ہے اور "سے" کے تحت گاہکوں کا نام اور پتہ درج ذیل میں "اور" کے تحت آپ کا نام اور ایڈریس بھی شامل ہے. آپ اس مہینے کے دوران ہر ٹرانزیکشن کے بارے میں وضاحت کریں گے، بشمول آپ خریداری کے لۓ تمام خریداروں اور کریڈٹز اور دور دائیں کالمز میں چل رہا ہے. نچلے حصے میں، فہرست کے مطابق مجموعی طور پر ساتھ ساتھ ادائیگی کرنے کے بارے میں ہدایات بھی ہونا چاہئے.
اگر آپ کا کسٹمر خود کار طریقے سے بل ہوتا ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس بیان پر واضح ہو. یہ صرف ایک معلومات کا بیان ہے. آپ کے گاہکوں کو انوائس اور بیانات کے اسٹیک کے ساتھ نمٹنے کی جا سکتی ہے اور ان کا تعین کرنے کے لۓ وقت نہیں ہے کہ یہ تعین کرنے کے لۓ کہ وہ ابھی تک ادا کئے جائیں یا نہیں. اگر آپ آٹوپے کے لئے الگ الگ بیانات چھپانے سے بچنے کے لئے آپ کو نیچے بل کو منسلک کرنا ہوگا، تو یقینی بنائیں کہ آپ اس بل پر نوٹ کریں کہ ڈپلیکیٹ ادائیگی سے بچنے کے لۓ ادائیگی کی ادائیگی کی جائے گی.
بینک کا بیان کیا ہے اور اس کا مقصد کیا ہے؟
کاروباری ادارے جب اکاؤنٹ کے بیانات کو جاری کرتے ہیں، تو وہ اکثر گاہکوں کو سہولت کے طور پر کرتے ہیں، اگرچہ یہ اضافی اخراجات، خاص طور پر اگر آپ اسے ڈاک میل کے ذریعہ بھیجتے ہیں. اس قسم کی بدقسمتی کی قیمت کی کارکردگی ممکنہ طور پر قابل اعتراض ہوسکتی ہے جب تک کہ آپ اپنے گاہکوں میں اس وقت اضافہ نہ کرسکیں جب تک کہ آپ اپنے بلوں کو ادائیگی نہ کریں. اگر وہ مستقل طور پر ادائیگی کے ساتھ ساتھ ان کے ٹرانزیکشن کا نوٹس حاصل کر رہے ہیں تو، وہ اصل میں ادائیگی کرنے کے بجائے اس کی طرف سے ادائیگی کرنے کی بجائے ادائیگی کو منسوخ کردیتے ہیں جب تک کہ وہ پچھلے مہینے میں جو کچھ خریدے ہیں وہ چیک کر سکتے ہیں.
کسٹمر کے اختتام پر، اکاؤنٹ کی ایک بیان کا مقصد بک مارک آسان بنانے کے لئے ہے. آپ کے گاہکوں کا امکان ہے کہ ہر مہینے میں آنے والے انوائس کا ایک سلسلہ ہے جس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کا بہت سے ایک ہے. آپ کی فراہم کردہ معلومات آسانی سے ان کی اپنی کتابوں کے مقابلے میں ہوسکتی ہے. سال کی ترقی کے طور پر، وہ آپ کے ساتھ کیا کاروبار سے متعلق تاریخی اعداد و شمار پر نظر ڈال سکتے ہیں اور مستقبل کے بجٹ کی پیش گوئیوں کو مقرر کرنے کے لئے معلومات کا استعمال کرتے ہیں.
اکاؤنٹ کی مثالیں بیان
اکاؤنٹ کی ایک بیان کا بہترین مثال بینک کا بیان ہے جسے آپ ہر ماہ حاصل کرتے ہیں. آپ اپنے ذاتی اکاؤنٹنگ اکاؤنٹس سمیت، اپنے تمام اکاؤنٹس کے لۓ آپ کو اپنے سرمایہ کاری کے اکاؤنٹس، آپ کے کریڈٹ کارڈ اور اپنے اپنے کاروبار کے مالی اکاؤنٹس کے لۓ ملیں گے. یہ عام طور پر تاریخ، ایک ابتدائی توازن، اختتامی توازن اور اس وقت کے فریم کے دوران ہوا جو تمام ٹرانزیکشن کا لاگ ان کرنے کا آغاز ہوتا ہے.
اکاؤنٹ کے آپ کے کاروباری بیان کے مطابق، ایک بینک کا بیان کاغذی بنیاد پر پوسٹ ای میل کی طرف سے آیا یا آن لائن دیکھا جا سکتا ہے. اگر یہ آپ کے کریڈٹ کارڈ سے متعلق ہے تو، آپ اکاؤنٹ اکاؤنٹ کے نچلے حصے میں ایک انوائس کو دیکھیں گے جن میں آپ کی رقم اور ادائیگی کی رقم شامل ہوگی. اکاؤنٹ کے بیانات کے برعکس، آپ کے بینک کا بیان بھی ہو سکتا ہے اگر آپ مہینے کے لئے کوئی ٹرانزیکشن نہیں رکھتے ہیں.
بینک کے بیان کے مقاصد
بینک بیان کا مقصد شفافیت ہے. صارفین اپنے سالوں میں لاگ ان تمام ٹرانزیکشنز کو دیکھنا چاہتے ہیں. آن لائن بینکنگ سے پہلے، گاہکوں نے ان کے ٹرانزیکشن کو ایک رجسٹرڈ رجسٹر میں ٹریک کیا اور رقم میں اس ماہانہ بیان کے مطابق جب ان کا موازنہ کیا. اگر وہ ایک ٹرانزیکشن لاگ ان کرنے کے لئے بھول جاتے ہیں، تو وہ اس بیان پر نظر آتے ہیں اور غلطی کو فوری طور پر حل کرنے میں کامیاب ہو جاتے ہیں. اسی طرح، کاروباری اداروں نے اپنے مالی ٹرانزیکشنز کو کاغذ پر مبنی لیڈروں میں بھی رکھی ہے اور ڈبل کی جانچ پڑتال میں ماہانہ بیان کی رقم کی جانچ پڑتال کی ہے.
ٹیکنالوجی نے اس سب کو تبدیل کر دیا ہے. اب کاروبار اور افراد گھڑی کے ارد گرد لاگ ان کریں اور ٹرانزیکشن پر تازہ ترین معلومات دیکھ سکتے ہیں. چلنے والے ٹائٹل رکھنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے، لیکن اگر وہ واقعی قیام رہیں تو وہ اپنے اکاؤنٹس کو سیٹ اپ کرسکتے ہیں تاکہ وہ ہر بار نئی ٹرانزیکشن بھر میں آگاہ کریں. کاروباری اداروں کے لئے، اکاؤنٹنگ اور بک مارک سافٹ ویئر تمام کاروبار کے اخراجات کے مسلسل جائزہ کو برقرار رکھنے میں آسان بناتا ہے.
انوائسنگ اور بلنگ کے درمیان کیا فرق ہے؟
چونکہ اکاؤنٹ کے بیانات نیچے دیئے گئے بل میں شامل ہوسکتے ہیں، یہ انوائس یا بل کے ساتھ آسانی سے الجھن جا سکتا ہے. آپ یہ محسوس کر سکتے ہیں کہ مثال کے طور پر، آپ کی ماہانہ کیبل بل مختلف الزامات کے بارے میں معلومات رکھتی ہے جبکہ آپ کو ادائیگی کو ختم کرنے کے لئے نیچے کی آنسو کے نیچے پرچی بھی شامل ہے اگر آپ الیکٹرانک نہیں ہوتے ہیں. یہ اکاؤنٹ کا ایک بیان کے بجائے ایک بل ہے کیونکہ اس بیان کی مدت کے دوران آپ کے اکاؤنٹ میں ہر ٹرانزیکشن کی تفصیل نہیں ہے.
تاہم، انوائس اور بل کے درمیان فرق بھی زیادہ ٹھیک ٹھیک ہوسکتا ہے. شرائط اکثر اکثر تبادلہ استعمال کرتے ہیں، لیکن فرق یہ ہے جیسے وصول کنندہ ان سے مراد کرتا ہے.ایک کاروبار اکثر انوائس کی درخواست کرتا ہے، جس کا ایک دستاویز ہے جس سے کسی شخص کو کسی شخص کی ذمہ داری کا سامنا کرنا پڑتا ہے. یہ نایاب ہے کہ آپ کسی شخص کو اپنے کیبل بل کو ایک انوائس کہتے ہیں، اور جب وہ میل میں پہنچ جاتی ہے، تو یہ عام طور پر ایک بل کے طور پر لیبل لگایا جاتا ہے، جبکہ انوائس عام طور پر ایک ہیڈر پڑھنے والا "انوائس" کے ساتھ آتا ہے.
دونوں کے درمیان ایک اور فرق یہ ہے کہ انوائس کریڈٹ کی شکل کے طور پر دیکھا جا سکتا ہے. کسٹمر کے پاس ایک خاص مدت ہے جو مصنوعات یا سروس کی درخواست مکمل کردی گئی ہے اس کے بعد ادا کرنے کے بعد. ایک بل، دوسری طرف، بہت سخت وقت کی وجہ سے ہے. اگر آپ ریستوراں میں رات کے کھانے کے بعد ایک بل وصول کرتے ہیں، تو یہ آخری وقت ہے. تاہم، آپ کے پانی کے بل ٹیکنیکل طور پر انوائس کو معطل کردی جاسکتا ہے کیونکہ آپ کو چند ہفتوں تک اسے ادائیگی کرنے کے لئے ہوسکتا ہے، اس کا مطلب یہ ہے کہ افادیت کمپنی آپ کو دوبارہ بار بار کسٹمر کے طور پر کریڈٹ فراہم کرتی ہے. یہی ہے کہ دونوں کے درمیان فرق بدترین ہوسکتا ہے.
ماہانہ بیان سائیکل کب تک ہے؟
اکاؤنٹس کے بیانات بلنگ سائیکل پر عمل کرتے ہیں، جو ان کو جاری کرنے والے کاروبار کی ترجیحات پر منحصر ہے. ایک بلنگ سائیکل ایک بیان کی تاریخ کے بعد اگلے وقت کی مدت کے طور پر بیان کیا جاتا ہے. ہر بلنگ سائیکل کا ایک واضح آغاز اور اختتام ہے، جس میں جلد ہی پچھلے ایک کو مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر ختم کرنا ہوگا. اگر بیان گاہکوں کو بھیجا جاتا ہے، وہ عام طور پر ان کے ہاتھوں میں نہیں ہو گا جسے سائیکل ختم ہوجاتا ہے، لیکن سائیکل شروع اور اختتامی تاریخ عام طور پر اس پر چھپی ہوئی ہے.
اکاؤنٹنگ سائیکل صنعت کے معیار کی پیروی کرتے ہیں، لہذا یہ ارد گرد تلاش کرنے میں مدد مل سکتی ہے. آپ کے بلنگ سائیکل 20 سے 45 دن کی حد تک ہوسکتی ہیں، لیکن یہ 30 سائیکل کی حد میں اکاؤنٹ سائیکل کا بیان آپ کو مقرر کرنا آسان ہو سکتا ہے. آپ اکاؤنٹنگ کے بیانات کو بھیجنے میں ماہانہ بلنگ سائیکل کا بھی انتخاب کرنے کا انتخاب کرسکتے ہیں، جس کا مطلب یہ ہے کہ وہ مہینے کے پہلے دن یا مہینے کے آخری دن کے آغاز سے شروع ہو جائیں گے.
دیر سے ادائیگی ہینڈلنگ
بدقسمتی سے، کبھی کبھی کم از کم ایک گاہک ہو گا جو ادائیگی کرنے میں دیر سے چلتا ہے. آپ دیر سے نوٹس بھیج سکتے ہیں یا فون لینے اور فون بھی لے سکتے ہیں، لیکن اکثر اس ایونٹ میں، اکاؤنٹ کا ایک بیان کھیل میں آ سکتا ہے. آپ کا کسٹمر ممکنہ طور پر دیکھنا چاہتے ہیں کہ کیا الزامات ہیں. آپ یہ بھی تلاش کر سکتے ہیں کہ آپ کسی دوسرے شعبے میں آگے بڑھا رہے ہیں، جہاں ان پیشہ ور افراد اس اشیاء کا خلاصہ چاہتے ہیں جنہوں نے اب تک ادائیگی نہیں کی ہے.
اگر اکاؤنٹس اب بھی ایک وسیع مدت کے دوران ادا نہیں کیا جاتا ہے تو، اس کے بعد بل کو جمع کرنے کے لۓ ضروری بنائے گا. اکاؤنٹ کا ایک بیان استعمال کیا جاسکتا ہے کہ اس طرح کے طور پر منحصر کیا جاسکتا ہے کیونکہ اس کی تیسری پارٹی کی سروس کو تبدیل کر دیا گیا ہے جو جمع کرنے کی کوشش کرے گی. آپ کو اضافی ادائیگیوں کے لئے دلچسپی سے بھی نمٹنے کی ضرورت ہوگی، جیسا کہ آپ کے انوائس میں یا آپ کے گاہک کے ساتھ دستخط کردہ ابتدائی معاہدے میں بیان کی گئی ہے. اگر آپ کو کسی کو عدالت میں لے جانا پڑے گا تو، تمام ٹرانزیکشن کا تفصیلی بیان لازمی ہوگا.
اکاؤنٹ کا الیکٹرانک بیان
گاہک تیزی سے ہر چیز کے لئے الیکٹرانک مواصلات پر زور دیتے ہیں، بشمول بل اور بینک کے بیانات. آپ نامزد کردہ تاریخ پر ہر گاہک کو اپنے اکاؤنٹ کا بیان ای میل کرسکتے ہیں، اور امکانات وہ اس سے خوش ہوں گے. تاہم، کچھ کاروباری اداروں نے آن لائن پورٹل قائم کرنے کے لئے یہ مؤثر طریقے سے پایا ہے. تمام باقاعدگی سے صارفین کو صارف کا نام اور پاس ورڈ قائم کرنے کا موقع دیا جائے گا. وہ اکثر لاگ ان کرسکتے ہیں جیسے ہی وہ اپ ڈیٹ اکاؤنٹ کی معلومات تک پہنچنے، مصنوعات یا خدمات کی درخواست کرنا چاہتے ہیں، ایک مسئلہ سے زیادہ مدد حاصل کرسکتے ہیں.
پورٹل کے نقطہ نظر کا سب سے بڑا منفی پہلو یہ ہے کہ اس کے پاس پروفائل قائم کرنے اور لاگ ان کرنے کے لئے یاد رکھنا گاہکوں کے اختتام پر اضافی کوشش کی ضرورت ہوتی ہے. اگر آپ اس طریقے سے بندوبست کرتے ہیں تو اس بات کا یقین کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ جب گاہکوں کو نیا آئٹم پوسٹ کیا گیا ہے اگر یہ ممکن نہیں ہے تو، اکاؤنٹ کے بیانات پر ای میل پر مبنی برقی نقطہ نظر بہتر کام کرسکتے ہیں.
اکاؤنٹ سیکورٹی کے بیانات
بینکوں کو احساس ہے کہ شناخت چوری ان کے ارکان کے لئے ایک حقیقی تشویش ہے، اور وہ معلومات کے طور پر ممکنہ حد تک محفوظ رکھنے کے لئے اقدامات کرتے ہیں. کاروباری اداروں کے لئے، یہ ایک ہی ساکھ آپ کے اپنے گاہکوں کو بھیجنے والے اکاؤنٹ کے کسی بھی بیان پر لاگو کرنا چاہئے. مجرمانہ دماغ پر غور کریں اور یہ یقینی بنائیں کہ اگر غلط ہاتھوں میں بل ختم ہوجائے تو، شناخت کی چوری کرنے کے لئے کافی نہیں ہے.
یہ آپ کے کسی بھی الیکٹرانک بیانات پر بھی لاگو ہوتا ہے. اگر آپ گاہک کو ای میل کرنے کے لئے ای میل کرتے ہیں تو ان کے بیانات اب دستیاب ہیں، تصور کریں کہ تیسری پارٹی اس ای میل تک رسائی حاصل کر رہی ہے. کیا شناخت کی دھوکہ دہی کی مثال کے لئے کافی معلومات ہے؟ اگر آپ کو ایک کسٹمر کے پاس ورڈ دوبارہ بھیجنا ہے تو، پاس ورڈ کو ای میل فارم میں نہ بھیجیں. اس کے بجائے، ان کو ایک ایسے لنک بھیج دیں جو وہ ایک نیا پاسورڈ قائم کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں اور جو کسی ری سیٹ کی ضرورت ہوتی ہے ان کی شناختی معلومات کی ضرورت ہوتی ہے. آپ پوچھ سکتے ہیں کہ وہ اکاؤنٹ ہولڈر کا نام، گلی کا ایڈریس، ماں کا پہلا نام یا کسی دوسرے قسم کی توثیق کو جانتا ہے.
