ایک کمپنی، تنظیم یا دوسرے گروپ کے خزانچی کو گروپ کے بجٹ اور اخراجات کا سراغ لگتا ہے. اگر آپ کے خزانچی کا کام ہے تو، آپ بورڈ کے اجلاسوں میں ایک رپورٹ کو مرتب کرنے اور پیش کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں. کچھ ایسی چیزیں ہیں جن میں آپ کو اس رپورٹ میں شامل کرنا لازمی ہے، بشمول وقت کی مدت اور گروپ کے موجودہ ہولڈنگز کے اخراجات شامل ہیں.
میٹنگ سے قبل رپورٹ کے ایک تحریری ورژن تیار کریں. اس رپورٹ میں چار اشیاء شامل ہونا چاہئے: مدت کے آغاز میں توازن، مدت کے لئے آمدنی، مدت کے اختتام اور مدت کے آخر میں توازن. ہر رکن کے لئے ایک کاپی پرنٹ کریں جس میں حاضری کے ساتھ ساتھ کچھ اضافی ہو جائے گی، اور آپ کی پیشکش شروع کرنے سے قبل کاپیاں ہینڈل کریں.
ریاست کے تمام اکاؤنٹس کا توازن بتائیں جو آپ کے گروپ یا کمپنی کی آخری میٹنگ کے بعد کی مدت کے آغاز میں ہے. یہ نمبر تمام اکاؤنٹس کا ایک ڈالر ہونا چاہئے. تعداد میں بصیرت اور یاد کرنے کے لئے آسان بنانے کے لئے سینٹ شامل نہ کریں. یہ باقی باقی رپورٹ کے لئے ایک اچھا نقطہ نظر پیش کرے گا.
مدت کے لۓ آپ نے آمدنی کا عہد کیا، یا رقم. اگر آپ کسی ایسی تنظیم میں کام کرتے ہیں جہاں آمدنی ہر ماہ یا اسی طرح کی ہے، تو آپ کو اس کے بارے میں گہرائی میں جانے کی ضرورت نہیں ہے. اگر آپ کے پاس آمدنی کا بڑا ذریعہ ہے جو عام نہیں ہے، تو آپ کو یہ بتانا ہوگا کہ یہ رقم کہاں سے آئی ہے.
اس اخراجات کو بیان کریں کہ آپ کے گروپ نے وقت کی مدت کے لئے تھا. آنے والی فنڈز کی طرح، باہر جانے والے فنڈز کو گہرائی میں وضاحت کی ضرورت نہیں ہے اگر وہ اخراجات دوبارہ بنائے گئے ہیں جو بورڈ بورڈ کے بارے میں جانتا ہے - مثال کے طور پر، افادیت بل یا کارکنوں کی تنخواہ. اگر ایک بڑی قیمت ہے جو غیر معمولی ہے تو اس بات کو یقینی بنانا کہ خرچ کیا ہوا اور کیوں ضروری تھا.
آپ کے اختتام کے طور پر، ہاتھوں اور سرمایہ کاری پر نقد سمیت، تمام اکاؤنٹس کا توازن. یہ اعداد و شمار یہ ہے کہ بورڈ کے اراکین اجلاس کے دوران اخراجات کے بارے میں فیصلے کے لۓ بنیاد پر استعمال کریں گے. ختم کرنے سے پہلے، کسی کو کسی واضح وضاحت کی ضرورت ہے تو پوچھیں.
