اکثر جب ایک تنظیم ایک پروجیکٹ کے لئے بیرونی مدد طلب کرتا ہے، تو یہ ایک آر ایف پی، یا پروپوزل کی درخواست کا مسئلہ ہے. پھر ٹھیکیداروں نے آر ایف پی کا جواب دیا، اس بات کا اشارہ کرتے ہوئے کہ وہ اس منصوبے سے کیسے مدد کرسکتے ہیں اور ان کی کمپنی یا ٹیم کیوں کام کے لئے بہترین اختیار ہے. سب سے زیادہ مکمل جوابات حاصل کرنے اور صحیح انتخاب کو بنانے کے لئے، آر ایف پی میں کچھ بنیادی معلومات لازمی ہیں.
ایک آر ایف پی کو ہمیشہ تنظیم کی تعارف اور جائزہ کے ساتھ شروع کرنا چاہئے جس کی درخواست اور مسئلہ یا منصوبے کی مدد کی ضرورت ہے. تعارف عام طور پر پیراگراف یا دو سے زیادہ نہیں ہے، اور اس منصوبے اور تجویز کردہ بجٹ کے لئے مناسب تاریخ میں بھی شامل ہونا ضروری ہے. اس معلومات سمیت، فرموں کو اس بات کا فیصلہ کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آیا آر ایف پی کو جواب دینا چاہے.
پروجیکٹ کی تفصیلات
آر ایف پی کے دوسرے حصے کو مخصوص منصوبے یا پروگرام کے بارے میں تفصیلات فراہم کرنا لازمی ہے. اس منصوبے کے مقصد اور ساخت کے بارے میں تفصیلات کے ساتھ ساتھ اس پر کام کر رہے ہیں ٹیم، مقام، شیڈول اور حیثیت کے بارے میں تفصیلات کے بارے میں تفصیلات فراہم کریں. اس معلومات میں جواب دہندگان نے منصوبے کے تناظر کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے؛ پھر وہ درخواست دینے والے تنظیم کی ضروریات پر ان کے رد عمل کو پورا کرسکتے ہیں.
سروس کی دائرہ کار
ایک آر ایف پی کو یہ ضروری ہے کہ آپ کسی بھی کمپنی سے باہر کی خدمات تلاش کر رہے ہیں. سروس کی یہ گنجائش شاید شاید آر ایف پی کا سب سے اہم حصہ ہے، کیونکہ جوابی اداروں کو آپ کی ضروریات کو پورا کرنے کے تجاویز تیار کرنے کے لئے بہت اچھا خیال رکھے گا. جب آپ کو مخصوص کاموں میں شامل کرنا ضروری ہے جس میں اس منصوبے کو مکمل کرنے کی کلید ہوتی ہے تو ضروریات کی فہرست ضروری ہے کہ وہ عام طور پر پراجیکٹ کے لۓ اپنے نقطہ نظر کا حامل ہوں. بیرونی کمپنیوں کو اپنے خیالات اور عمل کے بارے میں تفصیل سے آگاہ کرنے میں آپ کی مدد کے لئے بہترین کمپنی پر مزید باخبر فیصلہ کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
بجٹ
اگرچہ بعض کمپنیوں نے جو کہ آر ایف پی کو بجٹ کی معلومات میں شامل کرنے میں ہچکچاتے ہیں، اگر آپ کے پاس سخت بجٹ ہے تو پھر اسے آر ایف پی میں شامل کریں. آر ایف پی کو لازمی طور پر سیکشن کمپنیوں سے متعلق ایک سیکشن میں شامل ہونا چاہیے کہ وہ بجٹ کا استعمال کیسے کریں، اس کے ساتھ ساتھ ان کی بلنگ اور ادائیگی کی ضروریات اور طریقہ کار کی خرابیاں. معاہدہ کے قسم اور معاہدے کی مدت کے بارے میں معلومات شامل کریں.
قابلیت
جب آپ اپنی کمپنی کے ساتھ کام کرنے کے لئے باہر کی فرم کا انتخاب کر رہے ہیں تو، آپ سب سے بہتر، سب سے زیادہ قابل اعتماد فرم ہے جو آپ کو برداشت کر سکتے ہیں. آر ایف پی میں ایک ایسے حصے میں شامل ہونا چاہیے جہاں جوابی اداروں کو ملازمت کے لئے اپنی اہلیت کی تفصیل مل سکتی ہے. اگر آپ مخصوص تجربے کی تلاش میں ہیں تو پھر جواب دہندگان کو اس علاقے میں ان کی مہارت اور تجربے سے متعلق معلومات سے پوچھیں. اس کے علاوہ، ریفرنسز کی درخواست، یا تو کمپنی کے لئے مکمل طور پر یا انفرادی ٹیم کے ارکان کے لئے.
تشخیص اور جمع کرانے
آر ایف پی کو تجویز پیش کرنے کے لئے تشخیص کے معیار اور ہدایات کی خرابی میں شامل ہونا ضروری ہے. واضح اور مخصوص ہو، آخری وقت کی تاریخ اور وقت کی نشاندہی، ساتھ ساتھ ایک خاص ایڈریس جہاں آپ تجاویز ملیں گے. اگر ایسی صورت حال ہے جو فوری طور پر ناگزیر ہو گی، پھر ان میں شامل ہو جائیں گے.
