اچھا پراجیکٹ مینجمنٹ کا مطلب یہ ہے کہ آپ جو کچھ کریں گے اس کے ساتھ ساتھ دستاویزات کئے جا رہے ہیں.پراجیکٹ کے ابتدائی مرحلے میں منصوبے کے چارٹر اور پراجیکٹ کی گنجائش دونوں کو ابتدائی طور پر تخلیق کی جاتی ہے، اور وہ ہر ایک کو صحیح سمت میں اس منصوبے کو منتقل کرنے میں مدد کرتی ہیں. جبکہ دونوں دستاویزات زمین سے دور ہونے کے لئے اہم ہیں، ان کے پاس بہت مختلف مقاصد، سامعین اور مواد موجود ہیں.
اجازت
چارٹر ایک بنیادی مقصد ہے: پراجیکٹ مینیجر کو ایک منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے مقررہ وسائل استعمال کرنے کے لئے اختیار کرنے کے لئے. دوسری صورت میں، چارٹر کو پروجیکٹ اسپانسر تفویض کرنا چاہئے. یہ دو لوگ اس منصوبے کو ایک سے زیادہ ٹیموں میں اور کئی مراحل سے بھرتے ہیں. چارٹر ایک جامع دستاویزی ہونا چاہئے جس میں اس منصوبے کے مختصر تعارف سے شروع ہوتا ہے جس میں اہداف، مقصد اور ہدف کے اختتامی تاریخ شامل ہے؛ منصوبے مینیجر، اسپانسر اور کسی دوسرے ایگزیکٹو اسٹیک ہولڈرز کی فہرست میں ایک ٹیبل شامل ہے؛ اور نامزد شرکاء کے ساتھ دستخط کے قریب. چارٹر کو کم از کم دو صفحات سے زیادہ طویل ہونا چاہئے.
منظوری
چونکہ چارٹ کم از کم ایک سینئر عملے کے رکن کی طرف سے دستخط کیا جاتا ہے، اسپانسر، اس منصوبے کو اس بات پر زور دیتا ہے کہ اس نے مستند دستاویز درج کی. چارٹر اکثر ایگزیکٹوز یا دوسرے اعلی درجے کی ٹیم کے ممبروں کو پہنچایا جاتا ہے اور یہ نوٹس پیش کرتا ہے کہ اس منصوبے کی منظوری دی گئی ہے. چونکہ بہت سے منصوبوں کو پورے محکموں میں منظم کیا جاتا ہے، اس منظوری سے دیگر ٹیموں کو بھی نوٹس ملتا ہے جو ان کے تعاون کی ضرورت ہوگی. اکثر، چارٹ ایک کاروباری کیس کے ساتھ ساتھ پیش کیا جاتا ہے، اور یہ دو دستاویزات منصوبے کی وجہ سے ریکارڈ کرتے ہیں.
مقاصد
اس منصوبے کی گنجائش منصوبے کے پیرامیٹرز کی وضاحت کرتا ہے. ابتدائی طور پر، مقاصد کا نقشہ کرنے کے لئے ایک ابتدائی گنجائش دستاویز (چارٹر اور دیگر ابتدائی دستاویزات کے ساتھ) تیار کی جاتی ہے. یہ دستاویز عام طور پر ٹیم کی قیادت میں پیش کیا جاتا ہے جو اس منصوبے کی ٹیم میں حصہ لینے والے افراد کا کردار ادا کرے گا، حالانکہ اس میں شامل نہیں ہے کہ کس طرح کاموں کو مکمل کیا جائے گا. مثال کے طور پر، ایک تعمیراتی منصوبے میں، ابتدائی گنجائش کو ساخت کی تعمیر کی جائے گی، بشمول کمرے، مربع فوٹیج اور داخلہ کی تعداد بھی شامل ہو گی.
احتساب
گنجائش دستاویز اس بات کا یقین کرے گا کہ اس منصوبے کو مکمل کیا جائے گا. چونکہ دائرہ کار دستاویز اس منصوبے کو فراہم کرے گا اس کی وضاحت کرتا ہے، اس منصوبے میں کامیابی کے خاتمے کے لئے منصوبے پر ہے تو یہ اس منصوبے میں مفید ہے. اگر آپ کا پروجیکٹ سوفٹ ویئر کے ایک سوفٹ کو نافذ کرنا ہے جس میں تین ایپلی کیشنز بھی شامل ہیں، اور آپ نے دو مکمل کر لیا ہے، تو آپ نے آپ کے وعدہ کردہ گنجائش پر نہیں ڈالا ہے. دائرہ کار دستاویز اکثر اس وجہ سے ایک منصوبے کے دوران تبدیل کرتے ہیں. ایک چارٹر کے برعکس، گنجائش کے دستاویزات "زندہ" دستاویزات پر غور کیے جاتے ہیں، اور، جیسا کہ نئی معلومات دریافت کی جاتی ہے، یہ اہداف نظر ثانی کی جا سکتی ہیں.
