کال سینٹر کے ایجنٹ ایسے حل ماہرین ہیں جو ہر کال کے ساتھ دوسرے پر اثر انداز کرنے کا موقع رکھتے ہیں. آپ ان کے جواب کے کالر کا کنکشن ہیں جو وہ امید کر رہے ہیں، اور اس وجہ سے مرکز کی عکاس اور ذاتی انتظام کی مہارتیں آپ کی کامیابی کے لئے اہم ہیں. آپ کے گاہک کے مواصلات کو زیادہ مزہ آور بنانے کے لئے دوستانہ خدمت فراہم کرنے پر ایک اچھا ہینڈل تیار کریں، جبکہ کام سے متعلق کشیدگی کو کاٹنے کے دوران.
مسکراہٹ اچھا فون آکٹٹ ہے
جب لوگ مدد کے لئے کسٹمر سروس کال سینٹر کہتے ہیں تو، وہ عام طور پر ایک مسئلہ کا سامنا کرتے ہیں یا تشویش رکھتے ہیں. یہ گاہک کو جذباتی رعایت فراہم کرتی ہے اور لائن کے دوسرے اختتام پر مسکرانے والی آواز سننے کی امید ہے. بونس کے طور پر، آپ کے دماغ میں سیرٹونن کو مسکرا رہی ہے، جو آپ کو خوش اور کم زور سے محسوس کرنے میں مدد ملتی ہے. کم از کم کشیدگی پورے دن ہر گاہک کو دوستانہ اور مددگار بناتی ہے، یا لچکدار کے ساتھ کشیدگی کی کال کو برداشت کرنا ہے.
بغیر مداخلت کے بغیر سنیں
گاہکوں کو جو زور یا اندھیرا احساس ہوتا ہے وہ کسی اور سے زیادہ سنا محسوس کرنا چاہتا ہے. مناسب فون کی تحریر گاہ کے بغیر رکاوٹ کے بغیر سننے کے لئے ہے. اہم معلومات کو یاد رکھنے کے لئے آپ کے سسٹم یا کاغذ پر نوٹ لے لو اور ان کی بہترین خدمت کریں. جب آپ گاہکوں کی ضروریات کو احتیاط سے سنتے ہیں، تو آپ اچھے فون کی عکاسی کرتے ہیں، لیکن یہ اچھی طرح سے ان کی خدمت کرنا آسان بناتا ہے، حل تلاش کریں اور ان کی ضروریات کو پورا کرنے میں مدد ملتی ہے.
شناخت اور رشتہ
ہر کوئی دیکھ بھال کرنے کے لئے محبت کرتا ہے، خاص طور پر گاہکوں جو سوالات اور خدشات رکھتے ہیں. اپنی کمپنی کے ساتھ گاہک کے تعلقات پر توجہ مرکوز رکھو. کسٹمر سے متعلق معلومات کو اپنے کسٹمر یا کسی بھی ماضی کی بات چیت کے بارے میں معلومات تلاش کرنے کے لۓ گاہک سے متعلق معلومات کا استعمال کریں. یہ ان کے خدشات کو درست کرنے اور اس کی یقین دہانی کرنے اور کسی بھی کشیدگی کو پھیلانے کے لئے آپ کی آواز کی سر کا استعمال کرنے کے لئے اچھا کال سینٹر آداب ہے.
ہولڈنگ اور ٹرانسفر کو استعمال کریں
گاہکوں کی کمپنیوں کی تعریف کرتے ہیں اور اپنے مراکز کو کال کرنے والے مراکز کی تعریف کرتے ہیں. جب آپ کسی سپروائزر یا ساتھی کے ساتھ پیش کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو ہولڈ بٹن کا استعمال کریں، لیکن محتاط رہیں کہ گاہکوں کو طویل عرصہ تک منع رکھنا چھوڑیں. آپ کو درست کرنے کی صلاحیت کے اندر اندر دوستانہ اعتماد کے ساتھ کام کرنا، لیکن دوسری چیزوں یا سپروائزر کی طرف سے بہتر کام کرنے والی چیزوں کے لۓ، کلائنٹ کو فوری طور پر منتقلی کے لۓ یقینی بنائیں، کل ممکنہ طور پر کل کال رکھنے کے لۓ.
واضح طور پر اور پیروی کریں
اپنے کال کے دوران واضح طور پر مواصلات کریں اور آواز کے دوستانہ سر کا استعمال کرنے کا یقین رکھیں. اگرچہ آپ کی کمپنی کے پاس سکرپٹ ہوسکتے ہیں تو، ان لفظوں کے لئے لفظ گائیڈ کے بجائے ایک حوالہ نقطہ کے طور پر استعمال کریں، جب تک کہ آپ کے سپروائزر نے آپ کو دوسری صورت میں کرنے کے لئے کہا ہے. حقیقی مواصلات اس کے وزن کی قیمت میں سونا ہے جب فون آداب اور گاہکوں کی اطمینان کے ساتھ آتا ہے.
اپنے گاہکوں کو مطلع کرتے ہیں جب آپ تحقیقات کر رہے ہیں. اسے اس سے پہلے کہ آپ اسے پکڑنے سے قبل اسے بتائیں اور اسے بتائیں کہ آپ کتنے عرصے سے توقع رکھتے ہیں. اگر آپ اپنے گاہک کو کسی دوسرے شخص کو منتقل کر رہے ہیں، تو اسے بتائیں کہ کون کون اور کیوں. گاہک ایک براہ راست لائن فون نمبر کو واپس کال کرنے کے لۓ، اس موقع پر جب وہ منقطع ہوگئی ہے. اگر ممڪن ہو تو، قطعے کو اپنے ساتھی کو ذاتی طور پر کسٹمر کو متعارف کرانے کے لۓ رہیں، اور اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کا ساتھی کسٹمر کی ضروریات پر آگاہ کیا جائے.
اگر کسٹمر کا حل آپ کو اضافی اقدامات کرنے کی ضرورت ہے، تو اسے بتائیں کہ وہ پیروی اپ ای میل کی توقع کر سکتے ہیں، یا اس کا خدشہ کسی خاص وقت یا وقت سے حل ہوجائے گا. اگر کچھ بھی تبدیل ہوجاتا ہے، اپ ڈیٹس کے ساتھ کسٹمر کے ساتھ عمل کریں.
مہربانی اور شکریہ
براہ کرم آپ کا فون تحریر کے بارے میں ایک لمبا راستہ ہے، خاص طور پر جب مسکراہٹ کے ساتھ کہا گیا ہے. اپنی بات چیت کے آغاز اور اختتام پر کال کرنے کے لئے اپنا کسٹمر کا شکریہ ادا کرنا یاد رکھیں. جب آپ کو اپنے گاہکوں سے معلومات کی ضرورت ہوتی ہے، تو برائے مہربانی اس کا استعمال کرتے وقت استعمال کریں اور پھر اس کا شکریہ. جب آپ کو ایک گاہک کو پکڑنے یا اسے منتقل کرنے کے لۓ، اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ براہ کرم استعمال کر رہے ہیں اور اس عمل کے دوران آپ کا شکریہ. بنیادی شریعت گاہکوں کو قیمتی محسوس کرنے میں مدد کرتی ہیں، جس سے وہ آپ کی کمپنی کے ساتھ اپنے تعلقات کو جاری رکھنا چاہتا ہے.
جذباتی مینجمنٹ پر عمل کریں
کبھی کبھی آپ کو فون کرنے سے پہلے گاہکوں کو ناراض ہوسکتا ہے، یا آخر میں ایک شخص سے بات کرنے سے پہلے وہ لمبی وقت تک ہولڈنگ کر رہے ہیں. جو بھی وجہ ہے، بعض اوقات گاہک ناراض ہو جاتے ہیں اور ان کی ٹھنڈا کھو دیتے ہیں. یہ آپ کے جذباتی مینجمنٹ کی مہارتوں کو عملی طور پر پھیلانے میں مدد دینے اور اپنے دباؤ کی سطح کو ممکن حد تک کم سے کم رکھنے کے لئے مشق کرنے کا وقت ہے. جیسے ہی آپ سنتے ہیں، گہری اور آہستہ سے سانس لیں. نوٹ لے لو اور کسٹمر کو اسی رحم کے ساتھ خدمت کرو جو آپ کسی اور کالر کو دکھائے گا. اکثر، آپ کے پرسکون اور دیکھ بھال کا جواب سب کچھ ہے جس میں کشیدگی کی صورتحال کو پھیلانے کی ضرورت ہے. اگر ممکن ہو تو، کچھ کشیدگی سے نمٹنے کے لئے شدید کال کے بعد ایک مختصر وقفے لے لو اور دماغ کے ایک مثبت فریم میں واپس آ جائیں اور یقینی بنائیں کہ آپ کے اگلے کالر کو ان کی مناسب دیکھ بھال ملتی ہے.
