سست آرڈر تکمیل آپ کی کمپنی فراہم کر سکتا ہے کسٹمر سروس کی معیار کو کم کر سکتا ہے. کم معیار کی کسٹمر سروس آخر میں آپ کے کاروبار کی مالی نگہداشت پر اثر انداز کرے گی. خریداری کے احکامات کے لئے منظوری کے طور پر جلدی اور مؤثر طریقے سے عملدرآمد ہو رہا ہے مطلب ہے کہ آپ کی کمپنی کو بروقت انداز میں بہہ جانے والی چیزوں کو رکھنے کے لئے ضروری سامان فراہم کرے گی. مائیکروسافٹ آؤٹ لک ای میل کلائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے خریدنے کے لئے خریدنے کے آرڈر کی منظوری کی درخواستوں کو فراہمی اور ہول سیل سامان کو آرڈر کرنے میں عمل میں مدد مل سکتی ہے، لیکن یہ بھی یقینی بنائیں کہ آپ مناسب خریداری کے طریقہ کار پر عمل کریں.
خریداری آرڈر تیار کریں
مائیکروسافٹ آفس "خرید اور فروخت آرڈر" ٹیمپلیٹ کے صفحے پر جائیں اور ایک ٹیمپلیٹ کا انتخاب کریں. اس بات کا یقین کرو کہ آپ اپنے کمپیوٹر پر ایک پروگرام میں ٹیمپلیٹ کھولنے، ترمیم اور محفوظ کرسکتے ہیں. مائیکروسافٹ ایکسل، مائیکروسافٹ ورڈ یا کسی دوسرے قابل اطلاق پروگرام کا استعمال کرتے ہوئے ٹیمپلیٹس بنائیں
جب آپ نامزد کردہ پروگرام میں ٹیمپلیٹ کو کھولنے کے لئے اپنے منتخب کردہ ٹیمپلیٹ کے لئے "ڈاؤن لوڈ" کے بٹن پر کلک کریں جب "کھولیں" کو منتخب کریں. آپ کی ضروریات کو پورا کرنے اور اپنے کمپیوٹر پر بچانے کیلئے ٹیمپلیٹ کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں.
اگر آپ مائیکرو مائیکروسافٹ پر دستیاب کسی ٹیمپلیٹ کو پسند نہیں کرتے تو اپنی مرضی کے مطابق ٹیمپلیٹ بنائیں اور محفوظ کریں. اگر ضرورت ہو تو، آپ مائیکروسافٹ ٹیمپلیٹس کو ایک گائیڈ کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں.
پروگرام مینو کے ذریعہ آپ کے سانچے پر مبنی "نیا دستاویز" بنائیں. شارٹ کٹ کا استعمال کرتے ہوئے ٹیمپلیٹس تک رسائی فراہم نہیں کرے گی. اپنے دستاویز کو بھریں اور اپنے کمپیوٹر پر محفوظ کریں.
ایک خریداری کے آرڈر کو بھیجنے کے لئے مالی پروگرام کا استعمال کریں اگر ایسا ہو تو آپ اپنے خریداری کے احکامات کیسے بنائیں. QuickBooks کی طرح کچھ مالیاتی پروگراموں میں مائیکروسافٹ آؤٹ لک انضمام ہے لہذا آپ کو براہ راست پروگرام سے منظوری کے لئے خریداری کے آرڈر بھیج سکتے ہیں.
اگر ممکن ہو تو سپریڈ شیٹ یا لفظ فارمیٹ کے ذریعے مائیکروسافٹ آؤٹ لک انضمام کے بغیر مالی سافٹ ویئر سے خریداری کے احکامات برآمد کریں. اگر یہ ممکن نہیں ہے تو، ایک پی ڈی ایف دستاویز کے طور پر مکمل خریداری آرڈر پرنٹ کریں اور اپنے کمپیوٹر کو محفوظ کریں.
ایک خریداری آرڈر بھیجیں
مائیکرو مائیکروسافٹ آؤٹ لک کھولیں اور ایک نیا پیغام کھولنے کے لئے اوپری بائیں کونے میں "نیا" بٹن پر کلک کریں.
"داخلہ" ٹیب پر جائیں. "فائل منسلک کریں" پر کلک کریں اور اسے منتخب کرنے کے لئے خریداری کے حکم پر جائیں. ای میل پر منسلک کرنے کے لئے "داخل کریں" بٹن پر کلک کریں.
فونٹ کا سائز 14 تک اور فونٹ فونٹ مقرر کریں. ٹائپ کریں "میں نے منسلک خریداری کے آرڈر کا جائزہ لیا اور منظور کیا ہے." ایک نئی لائن شروع کریں.
فون نمبر کا سائز 11 اور سرمئی رنگ کا رنگ مقرر کریں. ٹائپ کریں "منسلک خریداری آرڈر کا جائزہ لیں اور اس ای میل کا جواب دیں. خریداری کے حکم کو مسترد کرنے کے لئے خریداری کے آرڈر یا "N- Your Name" کو منظور کرنے کے لئے "Y- Your Name" کے نیچے ٹائپ کریں. نوٹ: جواب ای میل اکاؤنٹ سے لازمی ہے جس کو بھیج دیا گیا تھا.
چار لائنوں کو چھوڑ دو اور فونٹ کا سائز 14 اور فونٹ فونٹ مقرر کریں. ٹائپ کریں " میں اس خریداری کے آرڈر کو منظور کرنے کے اہل نہیں ہوں." نئی لائن شروع کریں.
فون نمبر کا سائز 11 اور سرمئی رنگ کا رنگ مقرر کریں. ٹائپ کریں "ارسال کنندہ کو جواب دیں. مندرجہ بالا فیلڈ میں ایک X رکھیں اگر آپ اس خریداری کے آرڈر کو منظور کرنے کے اہل نہیں ہیں اور اگر آپ جانتے ہیں کہ کون ہے، اس کا نام شامل کریں، مثال کے طور پر، X- بل سمتھ."
تجاویز
-
منظور کردہ خریداری آرڈر ای میل کا ایکپیپی پرنٹ کریں اور اس خریداری کے لئے انوائس میں منسلک کریں کہ خریداری کی اجازت دی گئی تھی.
انتباہ
جسمانی دستخط حاصل کرنے سے ای میل کی منظوری کے مقابلے میں زیادہ محفوظ ہے کیونکہ اگر کسی دوسرے کو کسی بھی شخص کے ای میل اکاؤنٹ تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے تو یہ پورے دن میں دستخط ہوجائے گی.
