دفتر کے ماحول میں ہمیشہ پیشہ ورانہ طرز عمل کو برقرار رکھنے کے لئے ضروری ہے. پختہ طور پر ضروری ہے اور وقت پر پہنچنے کے لئے ہر کوشش کی جانی چاہیے. جب تک آپ ایک اہم کال کی توقع نہیں کررہے ہیں، سیل فونز کو بند کر دیا جائے یا کمپن پر مقرر کیا جاسکتا ہے تاکہ دفتر کو بگاڑ نہ سکے. کاروبار کی نوعیت کے لئے مناسب لباس میں لباس. مثال کے طور پر ایک پیشہ ور دفتری ماحول میں جینس پہنا مناسب ناممکن سمجھا جائے گا، لیکن تعمیراتی دفتر میں جینس ممکنہ لباس ہوسکتی ہے.
کسٹمر سروس
دفتری طریقہ کار میں سب سے اہم عوامل میں سے ایک یہ ہے کہ وہ کس طرح گاہکوں کا علاج کرتے ہیں جب وہ فون کرتے ہیں یا دفتر میں جاتے ہیں.
جب شخص کے ساتھ گاہکوں سے نمٹنے کے لئے یہ مسکراہٹ کے ساتھ شخص کو سلامتی اور ان کی ضروریات پر توجہ دینے کا ایک اچھا خیال ہے. اگر ایک گاہک کسی شکایت کے ساتھ آتا ہے تو توجہ سے سن لیتا ہے لیکن دفاعی، متنازعہ یا پریشان نہیں ہوسکتا ہے، یہ صرف صورت حال کو بڑھانے کی خدمت کرے گی. چہرے کا اظہار یا جسمانی زبان کے باوجود حقیقی تشویش دکھائیں، جب گاہک کی شکایت ہوتی ہے. اگر کسٹمر کو بھوک لگی ہے، تو انہیں روکنے کی اجازت دیتی ہے - انہیں روکنے یا ان پر بات کرنے کی کوشش نہ کریں. ایک بار جب انہوں نے اپنی شکایت کا اظہار کیا تو، ان سے یہ کہہ کر جواب دیا کہ آپ ان کی مدد کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں یا جس سے آپ ان کا حوالہ دیتے ہیں اور کس طرح اس مسئلے کو حل کرنے میں مدد ملے گی.
ٹیلی فون آداب
چونکہ لائن کے دوسرے اختتام پر آپ کو نہیں دیکھا جا سکتا ہے، فون کو بیکار طریقے سے جواب دیا جانا چاہئے. دوسرے اختتامی شخص کو آپ کی آواز میں "مسکراہٹ" سننے کے قابل ہونا چاہئے. کمپنی کے نام کے ساتھ ہمیشہ آنے والے کالوں کا جواب ہمیشہ کمپنی کے نام کو سمجھنے کا خیال رکھتا ہے تاکہ یہ سمجھ سکے. کبھی کبھی وصول کرنے والوں کو ان سے آگے بھیجنے سے پہلے کالز کو اس کی سکرین ضروری ہے. شخص کا نام صحیح کرنے کے لئے ہر کوشش کریں. رکاوٹوں کی صورت میں کالر کا نام لکھنے کے لئے نوٹ پیڈ کے ہاتھ میں رکھیں یا وصول کنندہ کو جواب نہ دیں اور کال واپس بلایا جائے. یہ ممکنہ طور پر کالر کو سنبھالنے کے لئے ممکن بنائے گا.
دیگر ملازمین کے ساتھ تعامل
دوسرے ملازمتوں کے ساتھ ذاتی معاملات پر بات کرنے یا آفس گپ شپ میں ملوث ہونے کے بارے میں بات کرنے کا کوئی اچھا خیال نہیں ہے. دفتری گفتگو کے موضوعات کے طور پر سیاست اور مذہب سے بچنا چاہئے.
دوسرے ملازمین کو خطاب کرتے وقت ہمیشہ احترام کریں. ایک اچھی حکمرانی کا انگوٹھا یہ ہے کہ اگر آپ کسی شخص کو خطاب کررہے ہیں تو وہ ان کے پہلے نام سے خطاب کرنے کے قابل ہے، لیکن ایک سپروائزر یا مینیجر کو مسٹر یا محترمہ کے طور پر خطاب کیا جاسکتا ہے جب تک وہ ان کی پہلی طرف سے خطاب نہیں کرتے نام.
تنظیم
کام کا شعبہ ہمیشہ صاف، صاف اور منظم ہونا چاہئے. اگر آپ کسی بھی وجہ سے بیمار ہو یا دفتر سے دور رہیں تو، کسی کو اپنی میز سے معلومات کو دوبارہ حاصل کرنا پڑا اور آپ کے کام کے علاقے میں ہر چیز کے ذریعہ "افواج" نہیں ہونا چاہئے تاکہ وہ تلاش کر سکیں. یہ بھی ضروری نہیں ہے کہ ذاتی اشیاء کو آپ کے ڈیسک پر یا اس کے ڈیسک پر نہ رکھنا کیونکہ کسی نے غلطی سے "پھنسے" چیز جس پر آپ بننا نہیں چاہتے ہیں اس پر.
تفصیل پر توجہ
اگر کام کو مکمل کرنے کیلئے کئی اقدامات کی ضرورت ہوتی ہے، تو یہ ایک چیک لسٹ بنانے کا ایک اچھا خیال ہے اور ہر چیز کو چیک کرنے کے لۓ یہ مکمل کیا جاتا ہے. اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ کس طرح کے فرائض تفصیل پر قابو پانے کے لۓ ایک اچھا کام کرنے کے لئے اہم ہے.
اگر دستاویز کی تخلیق نوکری کا حصہ ہے تو، ہر دستاویز پر ایک جادو اور گرامر کی جانچ کو یقینی بنائیں. جو بھی کام کی ضرورت ہوتی ہے، یہ ہمیشہ ایک اچھا خیال ہے جس میں اسے تبدیل کرنے سے پہلے کام کی جانچ پڑتال کی جائے.
