ایک مواصلات پروجیکٹ پلان کیسے لکھیں

جب آپ کی کمپنی یا تنظیم میں بات چیت کرنے کے لئے اہم معلومات موجود ہیں اور آپ کی معمول چینلز ناکافی ہیں تو، ایک تاکتیک مواصلاتی پروجیکٹ منصوبہ بندی کریں جو مواد اور حالات میں اپنی مرضی کے مطابق ہو. اپنی مرضی کے مطابق منصوبوں سے فائدہ اٹھانے والے اعلانات ایک بار وقت، غیر معمولی واقعات، جیسے ایگزیکٹو لیڈر میں تبدیلی، نوکری کی منصوبہ بندی اور ترتیبات، ملازمین کے فوائد میں تبدیلی اور کمپنی کے سہولیات کی منتقلی میں تبدیلی ہیں. وہ اکثر بیرونی اور اندرونی سامعین شامل ہیں. ایک تاکتیاتی مواصلات منصوبے کی منصوبہ بندی کو یقینی بنانے میں آپ کو اہم سوالات پر غور کرنے میں مدد ملتی ہے: کون کون سے سننے کی ضرورت ہے، جس سے، جس کا مطلب، جب اور آخر تک کیا ہو؟ ایک منصوبہ بھی کاموں، احتساب اور ٹائم لائنز کی شناخت کرتا ہے --- پراجیکٹ مینجمنٹ کے کام کو بخوبی کرتا ہے.

آپ کی منصوبہ بندی کرنے سے پہلے واضح اور تصدیق کریں. منصوبے کے "مالک" --- عام طور پر اس شخص کو تفویض کرنے کی شناخت کریں --- جو آپ کی منصوبہ بندی کی مشورہ اور منظور کرے گا. اس پروجیکٹ کے مالک کے ساتھ: - اعلاناتی مواد، مطلوب ٹائمنگ اور رازداری کی ضروریات کی جسٹ کو یقینی بنائیں. اس بات کی تصدیق کریں کہ غیر معمولی حساسیت یا حالات موجود ہیں، جیسے قانونی یا رکنیت کی رپورٹنگ کی ضروریات. - اس منصوبے کو زیادہ سے زیادہ عوامی تعلقات اور مواصلاتی حکمت عملی میں حکمت عملی کے طور پر کس طرح فٹ بیٹھتا ہے. - مزید تفصیلی معلومات اور ان پٹ کے ذریعہ آپ کو ضرورت ہو گی، ذرائع کے مطابق، آپ کی کمپنی کے انسانی وسائل مینیجر یا ایگزیکٹو سرچ کمیٹی کی کرسی کے بارے میں. - آپ کے منصوبے کے لئے منظوری اور رپورٹنگ کی ضروریات کو یقینی بنائیں. اس بات کا یقین ہے کہ آپ منصوبے کو غیر رسمی طور پر منصوبے کا نظم کریں گے یا ایک پراجیکٹ ٹیم تشکیل دیں گے. منصوبہ بندی سے بہہ جانے والے کام کی مصنوعات کے لئے منظوری کی ضروریات کو یقینی بنائیں، مثال کے طور پر، قانونی، انسانی وسائل اور مالیاتی نامزد افراد کی طرف سے یا مخصوص ایگزیکٹوز کی طرف سے جائزہ لیں. ضروری وسائل کے لئے بہتر پیرامیٹرز جیسے بجٹ کی توقعات اور بیرونی ایجنسیوں کا استعمال.

مقصد اور مقاصد کو سنو مقصد یہ ہے کہ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں، عام طور پر "کرنے کے لئے" سے شروع ہوتا ہے. عموما عموما فعل فعل کے ساتھ شروع ہوتا ہے --- وہ وہی ہیں جو آپ کی طرف سے کرتے ہیں، جب عمل یا مطلوب نتائج کے طور پر کہا جاتا ہے. اس روشنی میں، ایک مخصوص تاریخ پر آپ کی اعلان کرنے کا مقصد ایک مقصد ہے. مقصد "متعلقہ مضامین (موضوع) کے بارے میں بروقت اور حقیقت پسندانہ معلومات کے لئے شراکت داروں کی ضروریات اور ترجیحات کو پورا کرنے کے لئے ہو سکتا ہے، جس طرح سے کمپنی کی تصویر اور اقدار پر اثر انداز ہو." اس مقصد کو زیادہ سے زیادہ عوامی تعلقات اور مواصلات کی حکمت عملی کے بارے میں مطلع کریں.

پروفائل اسٹیک ہولڈرز اور ناظرین. ستراتیاتی منصوبہ بندی میں کافی امکانات نے وسیع اسٹروک میں مواصلاتی اہداف کی نشاندہی کی ہے. آپ کی تاکتیکی منصوبے کے لئے، توجہ کو تیز کرنا. اسٹیک ہولڈرز گروپ یا افراد ہیں جو مخصوص معلومات سے آپ کو موصول ہونے کا ارادہ رکھتا ہے اور اس طرح اہم سامعین ہیں. دوسری ناظرین کو شامل کریں جس میں آپ تخلیق کرنا چاہتے ہیں، خیالات کو تبدیل یا تبدیل کرتے ہیں. آپ کے تجزیہ کا خلاصہ کرنے کے لئے مندرجہ ذیل کالم عنوانات کے ساتھ میز یا سپریڈ شیٹ کا استعمال کریں: - اطمینان کے سیکشن. ہر ایک کو نام دیں اور اگر ضرورت ہو تو وہ ان حلقوں میں شامل ہیں. اگر گروپ کے اندر مواصلات کی ضرورت ہوگی تو ذیلی طبقہ ایک گروہ. مثال: تمام ملازمین، متاثرہ ڈویژن کے ملازمین، نگرانیوں. پوچھیں: "کون اس کے بارے میں جاننا چاہتی ہے یا اس کی ضرورت ہو گی اور کیوں؟" مثال کے طور پر، کلیدی گاہکوں، ایوئٹی مالکان، عام عوام، آپ کی صنعت میں ساتھیوں، سیاسی اداروں اور اہم سپلائرز پر غور کریں. منتخب کریں کہ آیا میڈیا ذرائع ابلاغ کو نشانہ بنایا جائے گا یا اس کے بدلے چینل کے طور پر ملازمت کی جائے گی جیسے کہ عوام اور کاروباری برادری کے حصوں میں. - پیغام / پیغام. اگرچہ شعور اور تفہیم تمام ناظرین کا مقصد ہے، لیکن کچھ خاص ضروریات ہوسکتے ہیں. ملازمین یہ جاننا چاہتے ہیں کہ وہ کس طرح آفس بند کرنے سے متاثر ہوں گے، مثال کے طور پر، یا ایسوسی ایشن کے ممبران جس عمل سے استعفی دینے والے ایگزیکٹو رہنما کامیاب ہو جائیں گے. بورڈ کے ممبران، ایگزیکٹوز، نگرانیوں اور اکاؤنٹنگ مینیجرز ان میں شامل ہیں جنہوں نے صرف خبروں کی ضرورت نہیں بلکہ آپ کو بات چیت کرنے کے لئے آپ کی منصوبہ بندی کی ضرورت ہے، خاص طور پر اگر وہ کردار ادا کررہے ہیں. ہر طبقہ کے لئے اہم پیغامات کی شناخت کریں. --کی مواصلات. کون سے ہر حصے آپ کی خبروں کی توقع یا توقع کروں گا؟ ترجمان کو ہر گروہ کے مواصلات کے "چہرہ" ہونے کی شناخت کیجئے --- جو ایک خبر رسانی میں حوالہ دیا جائے گا، مثال کے طور پر، یا ملازمین کے ساتھ ایک کانفرنس کی قیادت کریں گے. اگرچہ کاروباری برادری کو چیف ایگزیکٹو آفیسر سے سننے کی توقع ہو سکتی ہے، ملازمین اپنے نگرانیوں اور کلیدی گاہکوں کو اپنے اکاؤنٹ کے مینیجرز کے ذریعہ مطلع کرنے کی ترجیح دیتے ہیں.

کیجاد ترتیب اور چینلز کی منصوبہ بندی. اگر آپ کو پہلے ہی بڑی تبدیلیوں کے اخبار سے پہلے سیکھنے کی وجہ سے آپ حیران ہو چکے ہیں کہ آپ کی کمپنی کی منصوبہ بندی کی جاتی ہے، تو آپ کو کوئی "حیرت نہیں" کے اصول اور سنجیدگی سے متعلق معلومات کی اہمیت کو سمجھنے کے لۓ کوئی حیرت نہیں ہوتا ہے. عارضی طور پر کام کرنے والا ٹیبل یا سپریڈ شیٹ پر، آپ کے ہدف کے حصوں کی ترتیب میں انھیں مطلع کیا جائے گا، تاریخ اور وقت سے آپ کی معلومات زیادہ تر وسیع طور پر جانا جاتا ہے (اکثر عام خبر رسانی کا وقت) سے متعلق کام کرنا. اگرچہ کچھ تقسیم ایک ہی وقت میں ہوسکتا ہے، اس بات پر غور کریں کہ آیا کچھ حصوں کو آنے والی مواصلات کی پیشگی اطلاع کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، نگرانوں کو ملازم کے سوالات کے لئے تیار کرنے کا وقت ہو سکتا ہے اور بورڈ کے اراکین کو متوقع اخبار مضامین کا نوٹس کا خیر مقدم ہوسکتا ہے. ہر طبقہ کے ساتھ کالم میں، اس چینل کی شناخت کریں جس کے ذریعہ مواصلات کی جائے گی. چینلز معلومات تقسیم کے طریقوں ہیں جن میں عام طور پر واقعات اور تحریری مواد شامل ہیں. مثال کے طور پر: - ایگزیکٹو ٹیم کے لئے، بورڈ بورڈ کے انتظام، اہم شعبے کے سربراہ اور سپروائزر --- ای میل کے ذریعے اگلے نوٹس. - ملازمین کے لئے --- پیشگی ای میل کی اطلاع، محکمانہ اجلاس، ویڈیو اکاؤنٹس، ویب سائٹ کے مواد. - فیکس اور ای میل کی طرف سے کلیدی حلقوں --- پیشگی نوٹس کے لئے، لائیو پیشکش. - عام عوام کے لئے - جنرل خبر رسانی کی تقسیم، نیوز کانفرنس، ویب سائٹ کے مواد.

ضروری کالٹرل کی شناخت کریں. کولٹرالس آپ کے مواصلات منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل میں استعمال ہونے والے مواد ہیں --- دستاویزات اور آڈیو وابستہ جیسے تصاویر اور ریکارڈنگ. ان کے طور پر درجہ بندی کریں: - متعدد طبقات کے ساتھ استعمال کے لئے فاؤنڈیشن کالٹراللز. مثال: خبر رسانی، حقیقت شیٹ، ق & A، تصاویر، ویب سائٹ کا مواد. سنجیدگی کی کالٹراللز، ان مواصلات جو اپنی ضروریات اور ترجیحات سے خطاب کرتے ہوئے مخصوص ناظرین پر جاتے ہیں اور ان کے پسندیدہ ترجمان کے "صوتی" میں ہیں. اکثر یہ طبقہ کی کلیدی مواصلات سے زیادہ میمو ہیں جو اوپر سے بنیاد پرست کالیٹاللز کی کاپیاں منسلک کرتے ہیں، خاص طور پر نیوز ریلیزز. "میں آپ کو بتانا چاہتا ہوں کہ ہماری کمپنی اس دوپہر کے بعد بعد میں اعلان کر رہی ہے کہ …" یہ کالٹرل میں بھی بات چیت پوائنٹس، مواد کے نقطہ نظر، یا کلیدی مواصلات جیسے ایگزیکٹو ٹیم کے اراکین اور سپروائزرز کے لئے AV شامل ہیں. - ایڈوائزری کالٹریلز، آپ سے دوسروں کو یاد رکھیں کہ اس منصوبے میں حصہ لینے کا امکان ہے، ان میں مواصلات کی منصوبہ بندی اور ان کی متوقع کرداروں کا انکشاف. بنیادوں اور حصوں کولیٹاللز کی متعلقہ نقل و اشاعت کو منسلک کریں. کسی میز یا اسپریڈ شیٹ پر، مندرجہ بالا ہر گریجویشن کی شناخت کریں: نام، کلیدی مواصلات، مسودہ کی تاریخ، منظوری (ے) کی ضرورت، حتمی وجہ سے تاریخ.

ضرورت کی حمایت کی توثیق کریں. اس بات کی نشاندہی کریں کہ آپ کے منصوبے کے رول آؤٹ کو اس کی دستیابی کی ضرورت ہو گی اور اس کی تصدیق کرے گی. اگر کوئی کھڑے حمایت موجود نہیں ہے تو، کسی میز یا اسپریڈ شیٹ کو تفصیل سے تفصیل سے استعمال کریں جیسے آپ مندرجہ ذیل معاونت، سپورٹ آئٹم، ماخذ، اور لاگت کی شناخت کیسے کریں گے: - کولٹرال کی تیاری - آپ کے ہدف کے حصوں کے لئے رابطے کی معلومات کے ساتھ تقسیم کی فہرستوں کا استعمال - گروپ ای میلز کے طور پر بڑے پیمانے پر منتقلی کے لئے صلاحیت اور ذمہ داری - گروپ کے اجلاسوں، نیوز کانفرنسوں اور دیگر منسلک واقعات کے انتظامات.

تفصیل پراجیکٹ رول آؤٹ. میزائل یا اسپریڈ شیٹ کا استعمال ترتیب دیں اور ہر ایک سرگرمی کے لئے ٹائمنگ قائم کریں جو آپ اپنے مواصلاتی رول آؤٹ کے لئے منصوبہ بندی کرتے ہیں. اس بات کی شناخت کریں جو کون کرے گا اور کب، اور بھی کولٹریل استعمال کرے گا. ان کالم عنوانات پر غور کریں: نمبر، تاریخ اور وقت، سرگرمی، استعمال کرنے والے کولٹرالز، ذمہ دار شخص (ے) اور حیثیت یا نوٹس. مشاورتی کالٹرالز میں پروجیکٹ رول آؤٹ آؤٹ تفصیل شامل کرنے کا منصوبہ آپ کو اس میں حصہ لینے والے دوسروں کو فراہم کرتے ہیں، جیسے ایگزیکٹو ٹیم کے ارکان، نگرانی اور معاون اہلکار.

منصوبہ منصوبے کی پیروی کسی میز یا اسپریڈ شیٹ کو تفصیل سے تفصیل کے طور پر استعمال کریں: - اسٹاف ہولڈرز جیسے ملازمتوں اور خبروں کے ذرائع کے ذرائع سے متعلق اعلانات کے سوالات - پروپوزل کی تشخیص، کافی امکانات پر مشتمل ہے جس میں منصوبوں کے عملدرآمد اور سامعین کے جواب کے مضامین کے جائزے سمیت

ایک بجٹ بنائیں. اپنے تنظیم کی مالی پالیسیوں کے مطابق متوقع اخراجات کی شناخت کریں. آپ صرف ان لوگوں کو شناخت کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے جو پہلے سے ہی موجودہ مواصلات میں عام مواصلات کی حمایت کے لئے شامل نہیں ہیں.

اپنا منصوبے کی منصوبہ بندی منظور کرو. آپ کے کام منصوبے کے مالک کو منظوری کے لۓ فراہم کرنے سے قبل فراہم کرنے اور بہتر تجاویز کے بارے میں پوچھیں. مختصر ایگزیکٹو خلاصہ کے ساتھ آپ کے پروپوزل کی دستاویز کو تیار کریں. اس سطر کی پیروی کریں اور تفصیلی جدول کے مطابق اپنی میزیں / اسپریڈ شیٹ شامل کریں: - مسلسل خلاصہ - پروجیکٹ مقصد اور مقاصد - اسٹیک ہولڈرز اور سامعین (ٹیبل یا اسپریڈ شیٹ) - کمیشن رول آؤٹ آؤٹ کی تفصیل (ٹیبل یا اسپریڈ شیٹ) --کلیٹراللز (ٹیبل یا اسپریڈ شیٹ) - فکسڈ اپ کی منصوبہ بندی - مدد کی حمایت --بعداد

تجاویز

• اگر رازداری کی اجازت دیتی ہے تو، اسٹیل ہولڈر اور سامعین کے اراکین سے مشورہ کریں یا جو ان کے ساتھ کام کرتے ہیں ان کی معلومات کی ضروریات اور مفادات کو بہتر سمجھنے کے لئے. آپ کی معمولی مواصلاتی چینلز کے علاوہ، غیر معمولی خبروں کے لئے خاص واقعات کی منصوبہ بندی کریں تاکہ اس کی "خاصیت" کو نشان زد کریں.

انتباہ

کچھ اعلانات مزدور اور سیکیورٹیز قوانین اور قواعد و ضوابط کے مطابق ہوسکتے ہیں. قانونی اور انسانی وسائل کے سربراہان کے ساتھ چیک کریں.