"سوس کنٹرول کی سرگرمیاں" اصطلاح اصطلاح ہے جو سارسنس اکاکلی ایکٹ کے ذریعہ مجوزہ قواعد و ضوابط کا حصہ ہے. ساربنز آکسلے کچھ بڑے کارپوریشنز کے اکاؤنٹنگ کے استعمال سے پیدا ہوئے. قانون کے تحت، کارپوریشنز کو باہر کے آڈیٹروں میں لانے کی ضرورت ہوتی ہے جو کمپنی سے کوئی اکاؤنٹنگ یا دوسرے کاروباری تعلقات نہیں رکھتے. آڈیٹر اس کمپنی کے اندرونی آڈیٹروں کو سوس کے قواعد و ضوابط کے مطابق قانونی تعمیل میں رہنے میں مدد کرنے کے لئے ایک منصوبہ لکھتے ہیں. اس منصوبے کو سی ای او اور اکاونٹنگ کے عملے کی طرف سے اتفاق کیا جائے گا. ان قواعد و ضوابط کے مطابق رہنے میں ناکام ہونے کے نتیجے میں ایگزیکٹو اسٹاف کے لئے جرمانہ اور / یا قید ہو سکتا ہے.
مینجمنٹ اور کلیدی ملازمتوں کو کنٹرول سرگرمیوں کے لکھنے کا مقصد بیان کریں. کنٹرول سرگرمیاں کسی کمپنی کے ہر سطح پر ہوتی ہے. ان میں تصدیقیات، توثیق، مصالحت، کارکردگی کا جائزہ، اثاثوں کی حفاظت اور فرائض کی الگ الگ شامل ہیں. اندرونی کنٹرول یہ یقینی بناتی ہیں کہ دھوکہ دہی کی سرگرمیوں یا غلط اطلاع دینے سے وہ کمپنی کے مالی بیانات میں اپنا راستہ نہیں ملتا.
داخلی کنٹرول کی سرگرمیوں سے نمٹنے میں انتظام کی ذمہ داریوں کو مواصلات کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. یہ SOX ایکٹ کے سیکشن 404 ہے اور کچھ "404." کے طور پر آڈٹ کے عمل کا حوالہ دیتے ہیں. اس طرح، سی ای او کمپنی کے منصوبوں اور اہداف کی واضح تفہیم ہونا ضروری ہے اور بیان کردہ اہداف کے خلاف کمپنی کے کامیابیوں کو ٹریک کرنے کے قابل ہو.
انفارمیشن پروسیسنگ کے لئے واضح ہدایات قائم کریں. درست مالی ریکارڈ رکھنے میں ایک عام مسئلہ کا علاقہ ڈیٹا کی ریکارڈنگ میں ہے. مثال کے طور پر، اخراجات کے اکاؤنٹس کے ساتھ ملازمتوں کے اخراجات کا ریکارڈ کاغذ پر جمع کیا جاتا ہے، کمپیوٹر منتقل ہوجاتا ہے. کاغذ کی پیشکشوں کی تعداد مجموعی طور پر کمپنی کے ڈیٹا بیس میں درج ہونے والے مجموعوں کے مطابق ہونا چاہئے. ایک آڈٹ انفرادی معاملات یا غلطیوں کو تلاش کرنے کے لئے انفرادی لین دین کا موازنہ کرے گا. ایسی پالیسی قائم کریں جو اس اعداد و شمار کو کسی ذریعہ سے دوسرے ذریعہ منتقل کرنے میں درستگی کو یقینی بنائیں گے.
ایسی اثاثوں پر غور کریں جو آپ کی کمپنی ہے جو نقصان پہنچانے میں زیادہ خطرناک ہیں. نقد، انوینٹری، گاڑیاں یا مشینری بالکل آسانی سے چوری اور کسی دوسرے کو منتقل کردیے جاتے ہیں. نقد رقم تک رسائی حاصل کرنے والے نقدوں اور دیگر ملازمین کے لئے پیسے کی ہینڈلنگ میں واضح قواعد لکھیں. ہاتھ پر نقد رقم کے لئے، دن کے آغاز میں روزانہ کی گنتی سے قبل رات سے اختتام کل کی تصدیق کی جائے گی. رات کے روز دوسری گنتی کو موجودہ دن کی کل کی توثیق کرنے اور کل روزانہ کی فروخت کی تصدیق کے لئے ایک فریم ورک فراہم کرنے کے لۓ.
ماہانہ انوینٹری کی شمار، یا بڑے اسٹورز یا کاروباری معاملات میں ایک سہ ماہی شمار کی صورت حال کو منظم کریں، اور آپ کے انوینٹری یا اثاثوں کے ساتھ چلنے سے ملازمین اور گاہکوں کو روکنے کے لئے سیکورٹی کے اقدامات کو لاگو کریں.
فرائض تقسیم کریں لکھنا اپ میں "فرائض کی تقسیم" کے طور پر جانا جاتا داخلی کنٹرول آلہ کا استعمال شامل کریں. اس بات کو یقینی بنانا کہ ان شخص کے درمیان علیحدہ ہونا جو انوینٹری کا احکام کرے اور جو شخص اسے شمار کرے. اس شخص کے درمیان علیحدگی قائم کریں جو چیک لکھیں اور جو چیک چیک کریں. اس عمل میں ملوث ہونے والے افراد کو ایک فرد کو چوری کرنے کا موقع کم ہے.
کمپنی کی تنظیم کے ہر رکن کی اتھارٹی کی سطح کو تقسیم کریں. ہر ملازم اور کمپنی کے افسر کے اختیار سے باہر نکلیں. صرف ایگزیکٹو سطح کے مینیجرز کو کمپنی کے وسائل کا ارتکاب کرنے اور ان قسم کے ٹرانزیکشنز کو سنبھالنے کا اختیار ہونا چاہئے. ملازمتوں اور انتظام دونوں کو ان سطحوں کو مواصلات. مثال کے طور پر، کسی کو مینجمنٹ میں رکھنا - کوئی ملازم نہیں - سفر اخراجات کی رپورٹ کی توثیق. انوینٹری کے لئے ایک آرڈر مینجمنٹ سطح پر فرد کی طرف سے مکمل کیا جانا چاہئے، جہاں انوینٹری کو ملازم کی طرف سے شمار کیا جائے گا.
کمپیوٹر میں داخل ہونے والوں کے خلاف چیک کرنے کے لئے لکھا ریکارڈ، رسیپٹس اور بلوں کو استعمال کرنے کے لۓ ذخیرہ رکھنے اور اسٹوریج کی ضرورت ہوتی ہے. لکھنا اپ ماخذ دستاویزی کی اہمیت کو ترجیح دیتا ہے. ایک آڈٹ مجموعی طور پر موازنہ کرنے کے لئے ان ریکارڈوں کو استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی. اگر کوئی ذریعہ دستاویز سے اخراجات یا ٹرانسمیشن کی توثیق نہیں کی جاتی ہے تو، وہ بیچنے والے سے رابطہ کرکے رقم کی توثیق کریں جو یہ دستاویزات اصل میں آئے ہیں.
مینجمنٹ اور ملازمین کو پڑھنے کے لئے ان داخلی کنٹرول کی پالیسیوں کی ایک نقل پرنٹ کریں. پالیسیوں اور ہدایات اور تمام دستاویزات کو منظم اور برقرار رکھا جانا چاہئے. بیرونی سوسائٹی انجام دینے والے بیرونی آڈیٹر ان دستاویزات کو اندرونی کنٹرول کے طریقوں کو مضبوط کرنے میں تبدیلیوں کی سفارش کرنے کے لئے استعمال کریں گے.
