مؤثر بزنس خط ہر تاجر کے ہتھیاروں میں ایک اہم آلے ہیں. چاہے کسی مصنوعات یا سروس کو فروخت کرنا چاہے، یا صرف مصنف کو خود متعارف کرایا جائے، ایک موثر کاروباری خط کو لازمی طور پر جواب دینے کے لۓ چند بنیادی خصوصیات ہونا ضروری ہے. خط کو وصول کنندہ کو کارروائی کرنے کی دعوت دیتی ہے اور اسے قائل کرنا چاہتی ہے کہ وہ کیا کریں. تمام مؤثر کاروباری حروف عام طور پر کچھ خصوصیات ہیں.
مکمل معلومات
ایک موثر کاروباری خط ہے جو تمام قاری کو مناسب طریقے سے عمل کرنے کی ضرورت ہے. خط واضح طور پر بیان کرتا ہے کہ یہ خط کہاں سے ہے اور کہاں اور جواب دینے کا طریقہ ہے. یہ بتاتا ہے کہ یہ خط کیا ہے، جب کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے، جہاں اس کارروائی کی جانی چاہیئے اور اب کارروائی کیوں کی جانی چاہئے. بزنس خط معلومات سے بھرا ہوا ہے اور کچھ بھی نہیں چھوڑتا ہے. اس کے عمل میں واضح کال ہے اور وصول کنندہ کو بتاتا ہے کہ اس عمل کو کس طرح انجام دیا جائے گا.
برائی
مؤثر کاروباری خط بہاؤ یا نکالا نہیں ہے. یہ چھوٹا اور نقطہ ہے. کوئی ضائع الفاظ نہیں ہیں. زبان اس کی ترسیل میں جامع ہے تاکہ قارئین صرف معلومات کے ساتھ چھوڑ دے. کاروباری خط بڑے الفاظ یا شعر کو دکھانے کے لئے ایک جگہ نہیں ہے. مؤثر کاروباری خط مختصر اور نقطہ ہیں.
فوائد، خصوصیات نہیں
مؤثر بزنس خط وصول کنندہ کے فوائد پر توجہ مرکوز کرتے ہیں، مصنوعات یا معلومات کی خصوصیات نہیں. یہ قارئین کے سوال کا جواب دیتا ہے: "میرے لئے یہ کیا ہے؟" ایک کاروباری خط پر غور ہوتا ہے کہ قارئین پر رکاوٹوں کا وقت اور اس قاری کی ضرورت ہوتی ہے جو میز پر آتی ہے. یہ ان کو پورا کرتا ہے، قارئین کے لئے مطلوبہ کارروائی کرنے میں آسان بناتا ہے. کاروباری خطوط پر توجہ مرکوز ہے کہ خط مصنف کس طرح ریڈر کی مدد کرسکتا ہے، کیوں نہیں کہ قارئین کو مصنف کی مدد کرنا چاہئے.
خاصیت
کاروباری حروف لکھتے وقت مخصوص زبان کا استعمال کریں. قارئین کو بتائیں کہ وہ مصنوعات، خدمات یا کاروباری اداروں کی توقع کر سکتے ہیں. غیر جانبدار زبان کا استعمال نہ کریں جو ان کو اندازہ لگائیں. مثال کے طور پر استعمال کریں، اگر ضروری ہو تو، زبان کو مزید واضح کرنے کیلئے کاروباری خط کو قاری کو واضح کرنے کے لۓ. اگر ایک وعدے میں ایک وعدہ کیا جاتا ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ کاروبار اسے واپس کرسکتا ہے. اس کے علاوہ، غیر فعال فعلوں کے بجائے کارروائی فعلوں کو اپنے جملے کو دینے کے لۓ استعمال کریں.
وضاحت
واضح طور پر بات چیت کرنے کی کوشش میں بالکل ضروری نہیں جب تک جرگ کا استعمال نہ کریں. یہ واضح کرنے کے لئے ضروری ہے کہ یہ خط بالکل وہی ہے جسے خط پیش کیا جارہا ہے اور اس کا خط پڑھنے والا ہے. اگر نہیں، تو قارئین کو کارروائی نہیں کی جا سکتی ہے، اور خط مؤثر نہیں ہوگا. کاروباری خط کو پڑھنے کے بعد قاری کیا کرنا چاہئے زور پر زور دینے کے لئے واضح، مضبوط زبان کا استعمال کریں. قارئین کو عمل کرنے کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے مضبوط، قابل عمل فعل کے ساتھ مختصر جملے کی سفارش کی جاتی ہے.
آداب
کاروباری خطوط میں مناسب آداب کی پیروی کرنے کا یقین رکھیں. صحیح نام اور شخص کو اس خط کو تلاش کرنے کے لئے یقینی بنائیں جو خط وصول کرے گا. انہیں مناسب طریقے سے بتائیں. تمام خطوط کا جواب دیں جو واپسی کے جواب کی ضرورت ہوتی ہے. مناسب مثال کے مطابق، ایک کاروباری شخص سے پتہ چلتا ہے کہ وہ شخص جس کے بارے میں لکھ رہا ہے اس کا مناسب احترام ہے. اس کا احترام خط کے قارئین کو بنانے کے لۓ ایک طویل راستہ چلا جا سکتا ہے.
درستی
خط کے فارمیٹ کو رسیور کے مناسب طریقے سے لے کر، کاروباری خط کو بہت سارے درست طریقے سے مؤثر طریقے سے ہٹا دینا چاہیے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ صحیح کمپنی کو درست کمپنی میں صحیح کمپنی میں بھیج دیا جائے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ خط درست شخص پر جا رہا ہے اس کارروائی کو لے لے جو خط اس سے پوچھتا ہے. خط اور جج کو پڑھائیں کہ زبان اس شخص کے لئے درست ہے یا نہیں جو آپ اسے بھیج رہے ہیں - نہ ہی رسمی اور نہ ہی غیر رسمی. جب اسے باہر بھیجنے کے لئے تیار ہو تو، غلطی کے لئے ایک آخری وقت فارمیٹنگ چیک کریں.
