مؤثر کاروباری رپورٹ لکھنے کے لۓ کئی خصوصیات ہیں. مثال کے طور پر، مینیجرز کو اپنی رپورٹوں کو پیشگی طور پر پیش کرنا چاہئے تاکہ وہ تمام ضروری معلومات شامل کریں. اضافی طور پر، مینیجر کو مخصوص قواعد یا الفاظ کی وضاحت کرنا چاہئے جو عام قارئین کے علم کی بنیاد سے باہر ہیں. تاہم، پانچ کلیدی خصوصیات سب سے زیادہ موثر کاروباری رپورٹوں کو کم سے کم کرتے ہیں.
مکمل طور پر
رپورٹس کرنے کی کوشش کر رہے ہیں میں رپورٹس مکمل کرنے کی ضرورت ہے. مکمل رپورٹنگ کو یقینی بنانے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنے تمام مقاصد کو پورا کریں. مثال کے طور پر، مارکیٹنگ ریسرچ کی رپورٹ کے مقاصد کی مصنوعات، قیمتوں اور کسٹمر سروس کے ساتھ کسٹمر اطمینان کی سطح کا تعین کرنا ہوگا. اضافی طور پر، آپ کا مقصد اس میں شامل ہوسکتا ہے کہ کچھ گاہکوں نے آپ کی مصنوعات یا خدمات خریدنے سے روک دیا ہے. عام کاروباری رپورٹ کی ساخت میں تعارف، جسم اور اختتام شامل ہے. آپ کو مینیجرز یا ساتھیوں کے لئے ایگزیکٹو خلاصہ بھی شامل کرنا چاہئے جو صرف آپ کی رپورٹ کے نتائج کو اسکین کرنے کا وقت رکھتے ہیں. آپ کے ایگزیکٹو خلاصہ میں گولی پوائنٹس کا استعمال کریں، اور صرف اہم ترین نقطہ نظر یا نتائج کو نمایاں کریں.
درستگی
حقائق یا اعداد و شمار بیان کرتے وقت آپ کی رپورٹوں کو ہمیشہ درست ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، مارکیٹنگ مینیجر اپنی رپورٹوں میں مالی معلومات کو گھسنا چاہتے ہیں. فنانس مینیجر کو مارکیٹنگ ریسرچ منیجر کو سہ ماہی فروخت اور دو مختلف سالوں کے لئے منافع کے اعداد و شمار فراہم کر سکتے ہیں. مارکیٹنگ ریسرچ مینیجر تک یہ ہے کہ ان کی فروخت اور منافع کو صحیح طور پر رپورٹ کریں جب ان کی رپورٹ میں شامل ہو. اسی طرح، آپ کو حوالہ کے ساتھ آپ کے کچھ بیانات بیک اپ کرنے کی ضرورت ہوگی. لہذا، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ ان کے کسی بھی حوالہ جات سے پہلے کسی مصنف کے بیانات کو مکمل طور پر سمجھ لیں.
سادہ زبان کا استعمال کرتے ہوئے
ویب سائٹ انٹرپرائز کے مطابق آپ کی رپورٹ میں پیغام آسان ہے. آپ اپنی رپورٹوں کو لکھنا چاہئے جیسا کہ آپ ایک اعلی درجے کی اعلی تعلیم کے ساتھ خطاب کر رہے ہیں. خلاصہ خیالات یا موضوعات کے لئے آسان الفاظ اور وضاحت کا استعمال کریں. ایک مینیجر کو اپنے میدان کے باہر سے سامعین کے ارکان کو خطاب کرتے وقت تکنیکی شرائط کا استعمال کرنے سے بچنے کے لئے بھی ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، مارکیٹنگ ریسرچ کے کاروباری اداروں کو مارکیٹنگ کی تحقیق کے شرائط "کھلی ختم" اور "بند ہونے والی" کے لحاظ سے الفاظ میں "ایک سے زیادہ پسند" اور "بھر میں کھلی" استعمال کرنا چاہئے. اس کے علاوہ، جملے مختصر اور نقطہ نظر رکھیں.
درست ہجے، جھوٹ اور زبانی تنازعہ
ہجے یا گرامیٹیکل غلطیوں کے ساتھ رپورٹوں کو ختم کرنے کے لئے صرف عذر نہیں ہے. اپنے کمپیوٹر پر اسپیل چیکر کے ذریعہ ہمیشہ اپنی رپورٹیں چلائیں. کسی اور کو ممکنہ گراماتی غلطیاں یا غلط فعل کے استعمال کے بارے میں اپنی رپورٹ کا ثبوت دے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو تمام رپورٹس کے مناسب مقامات میں کمانڈ، دور، سوال کے نشان اور اعزاز پوائنٹس شامل ہیں.
ایک فعال آواز کا استعمال کریں
غیر فعال آواز آپ کو اپنی رپورٹوں میں اتھارٹی کے ساتھ لکھنے کے لئے اجازت دیتا ہے، جیسا کہ غیر فعال آواز کے خلاف ہے. اپنے مشترکہ ہم منصبوں کے بجائے اعدام، منظم اور سروے کی طرح الفاظ یا جملے کا استعمال کریں: عمل، انتظام اور سروے کرنا. الفاظ کا استعمال کریں جو "ایڈی" میں ختم ہو جائیں کیونکہ وہ زیادہ فعال آواز کی نمائندگی کریں.
