موثر کاروبار کو چلانے کے لئے، کاغذی کام کا سراغ لگانا ضروری ہے. معاہدہ تجویزات. انوائس. بلز. لائسنس یہاں تک کہ 21 ویں صدی میں، جب زیادہ تر کاغذی ڈیجیٹل ڈیجیٹل ہے، فائل انتظامیہ اب بھی ضروری ہے کہ آپ کے انتظامی عمل آسانی سے چل رہے ہیں. کاروباری دستاویزی مینجمنٹ کے بہت سے اصول اسی طرح رہتے ہیں، چاہے آپ کی ڈیجیٹل فائلوں کا نظام آپ کے لیپ ٹاپ یا کلاؤڈ میں ہے.
فائل مینجمنٹ اصول
اچھی فائل مینجمنٹ کے بنیادی قانون یہ ہے کہ یہ نظام دستاویزات کو تلاش کرنے کے لۓ آسان بنانا چاہئے. اگر ایسا نہیں ہوتا تو اس کا کوئی استعمال نہیں ہے.
ایک اچھا دستاویز فائل کرنے والی نظام، چاہے یہ ایک سٹیل کی کابینہ یا بادل میں مبنی ہے، اسے کم ٹھوس اور مشکل کو پھینک دینا چاہئے؛ آپ کو صرف چند منٹ خرچ کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ اس مہینے کی فروخت کی رپورٹ میں کونسا فائل درج ہوجائے گی. آپ کو یہ معلومات بھی حاصل کرنا آسان ہے کہ آپ چاہتے ہیں. اچھا دائرہ کار لوگوں پر منحصر نہیں ہے: اگر آپ کے انتظامی اسسٹنٹ یا آئی ٹی شخص کو چھوڑ دیا جائے تو، ان کی متبادل کو نظام کو نکالنے کے قابل ہونا چاہئے. فائل کے زمرے کو واضح اور شناخت کرنے کے لئے آسان ہونا چاہئے. سسٹم کو غیر فعال ریکارڈ کی شناخت اور صاف کرنا آسان بنانا چاہئے.
لچکدار خاص طور پر سافٹ ویئر کے ساتھ بھی اہم ہے. ایک دستاویزی فائل سازی کا نظام ہے جو آپ کے کاروبار کو واحد وینڈر یا ایک مخصوص کمپیوٹر پلیٹ فارم میں تالے دیتا ہے، اس سے سڑک کے نیچے ایک مسئلہ ثابت ہوسکتا ہے.
نظام کو ترقی کو سنبھالنے کے قابل بھی ہونا چاہئے. فائلیں ناگزیر طور پر جمع ہوتے ہیں جیسے آپ کے کاروبار میں اضافہ ہوتا ہے، نئے گاہکوں کو جوڑتا ہے اور اسٹاف کو بڑاتا ہے. آپ کی ضرورت کی بجائے ایک اچھا نظام زیادہ ڈیٹا اور اسٹوریج کو ذخیرہ کرسکتا ہے.
فائل مینجمنٹ کے فوائد
اچھے کاروباری دستاویز کا انتظام آپ کے کاروبار کے لئے کنکریٹ فوائد پیدا کرسکتا ہے. تیزی سے پھینکنے اور بازیابی کا وقت بچاتا ہے اور اسٹاف کو مزید موثر اور پیداواری بنا دیتا ہے. اگر کوئی نظام غلطی کو کم کرتا ہے، تو وہ بہت وقت اور مسائل کو بچاتا ہے. یہ خاص طور پر درست ہے اگر آپ عدالت میں جا رہے ہیں یا ایک آڈٹ سے گزر رہے ہیں: کلیدی دستاویزات نہ ہونے پر بھی ناکام نتائج کا سبب بن سکتا ہے.
ایک مؤثر، اچھی طرح سے سوچنے والے نظام آپ کو فائلوں کا سامان خریدنے کے لئے اور آپ کو اسے ذخیرہ کرنے کی ضرورت کی مقدار کی خریداری کے لئے کئی بار کم کر دیتا ہے. اس سے فائلوں کو نیا اہلکار بھی تربیت دینا آسان بناتا ہے.
ڈیجیٹل اور ہارڈ کاپی
ڈیجیٹل فائل مینجمنٹ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے کافی فوائد ہیں. ڈیجیٹل فائلنگ مطلوبہ الفاظ کے ذریعے دستاویزات تلاش کرنے کے لئے ممکن بناتا ہے، جو آپ کو تیز رفتار وقت میں کاغذات کا کام فراہم کر سکتا ہے. ایک اچھا نظام ہے دیگر فوائد:
- یہ مختلف دستاویزات کی اقسام ذخیرہ کرسکتے ہیں، جیسے لفظ پروسیسنگ فائلوں، ای میلز اور پی ڈی ایفز.
- اس سے خفیہ دستاویزات تک رسائی محدود ہے.
- اس پر نظر رکھتا ہے کہ کون سا دستاویز پڑھتا ہے.
- اگر کوئی کوئی تبدیلی کرتا ہے، تو آپ ان کو ٹریک کرسکتے ہیں. اگر ضروری ہو تو، آپ ان کو رد کر سکتے ہیں.
- پرانے دستاویزات کو حذف کیا جا سکتا ہے جب کنٹرول.
- سیل فونز اور دیگر موبائل آلات کے ساتھ دستاویزات تک رسائی اور ترمیم کرنا آسان ہے.
تاہم، کچھ دستاویزات کو مشکل کاپی میں رہنا پڑتا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ ان کو سکین اور ڈجائز کریں. قوانین اکثر آپ کو کاروباری لائسنس اور اجازت نامے کی کاغذ پر کاغذ کی جاتی ہے، نہ صرف سائبر اسپیس میں. دیگر دستاویزات جو مشکل کاپی میں رکھنے کے قابل ہو سکتے ہیں بشمول سالانہ رپورٹس، "کاروباری ادارے کے طور پر" سرٹیفکیٹس، انشورینس کے دستاویزات اور پروموشنل نوٹز شامل ہیں. آپ کے کام کی لائن پر منحصر ہے کہ دستاویز اسٹوریج پر آپ کے ساتھ نمٹنے کے لئے مخصوص قوانین ہوسکتے ہیں.
جسمانی دستاویزات آگ، زلزلہ، طوفان یا صرف ایک پائپ سے تباہی کے لئے خطرے میں ہیں جو دفتر کو توڑے اور سیلاب کرتی ہیں. آپ کا کاروبار اس کو روکنے کے لئے اقدامات کرنا چاہئے:
- صاف، محفوظ، ماحولیاتی مستحکم اور آگ مزاحم کنٹینرز میں فائل دستاویزات.
- بیک اپ کاپیاں بنائیں، یا تو ڈیجیٹل، مائکروفون یا فوٹو کاپی.
- جگہوں کاپی ذخیرہ کرنے کے لئے ایک جگہ تلاش کریں، تاکہ اگر آگ یا دوسرے آفت کی صورت میں، وہ اصل قسم کے طور پر اسی قسمت کو پورا نہیں کریں گے.
- آپ کا بیک اپ اسٹوریج مقام ہونا چاہئے کہ آپ اس آفت کے بعد تک رسائی حاصل کرسکیں. کلاؤڈ سٹوریج کا ایک فائدہ یہ ہے کہ آپ کہیں بھی معلومات تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں جہاں انٹرنیٹ ابھی تک کام کرتا ہے.
آپ کا ریکارڈ انڈیکس کرنا
فلنگ سسٹم سے زیادہ استعمال کرنے کے لۓ، اسے مؤثر طریقے سے اشارہ کیا جانا چاہئے. مثال کے طور پر معیاری اقسام میں ٹیکس، معاہدے، کسٹمر کے مباحثے، قوانین، قابل ادائیگی اکاؤنٹس اور وصول کرنے والے اکاؤنٹس شامل ہیں. آپ کا کاغذ اور ڈیجیٹل فائلوں کو ایک ہی انڈیکسنگ اسکیم کی پیروی کرنا چاہئے. یہ کارکنوں کو تربیت دینے کے لئے آسان بنائے گا کہ وہ کاغذی کام تلاش کریں.
دستاویز ڈسپوزل کے قوانین
جب آپ اپنے فائل مینجمنٹ سسٹم کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، تو آپ کو ایک اچھا دستاویز برقرار رکھنا شیڈول یا فائلوں کو رکھنے کے لئے کتنی دیر تک ہدایات کو حل کرنے کی ضرورت ہے. یہاں تک کہ ڈیجیٹل دائرہ دار نظام کے ساتھ، یہ ضروری ہے: اگر آپ کا کاروبار چل رہا ہے اور بڑھتی ہے، آخر میں "خام مال کے معاہدے کی تلاش" یا اس طرح کے درجنوں پرانے دستاویزات کو تبدیل کر سکتے ہیں.
آپ کا دستاویز برقرار رکھنا شیڈول قانونی اور کاروباری ضروریات دونوں پر غور کرنا ہے. اگر آپ کے ٹیکس کے بیان سے متعلق دستاویزات ہیں، جیسے کریڈٹ کارڈ بل کاروباری خریداری پیش کرتے ہیں تو، آئی آر ایس کا کہنا ہے کہ آپ کو واپسی جمع کرنے کے بعد کم سے کم تین سال رکھنا چاہئے. یہ آئی آر ایس کو عام طور پر واپس نظر آتے ہیں اور آپ کو آڈٹ کر سکتے ہیں. چار سال کے لئے ملازمت ٹیکس ریکارڈ رکھیں اور واپسیوں پر پھانسی دے جو سات سال کے لئے خراب قرضے کا دعوی کریں.
مختلف قواعد مختلف ریکارڈوں پر لاگو ہوتے ہیں. آپ کے پاس ماحولیاتی تعمیل، سیکورٹیز اینڈ ایکسچینج کمیشن کی ریکارڈنگ، وفاقی اور ریاستی کام کی حفاظت کے قوانین اور امتیازی قوانین کے متعلق فائلوں کے متعلق ہوسکتی ہے. ہر ریگولیٹر کی اپنی ضروریات ہیں. آپ کو سادہ کاروباری ریکارڈ کی پالیسی بھی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، آپ اس معاہدہ سے پہلے کسی معاہدہ کو ختم کرنا نہیں چاہتے ہیں جس سے آپ نے اپنا کام مکمل کیا ہے. جاری مقدمے کی سماعت سے متعلق ریکارڈز کو تباہ نہیں کیا جاسکتا ہے، یہاں تک کہ اگر یہ آپ کی کمپنی کا فائدہ ہوگا.
یہ آپ کی ذمہ داری ہے، یا جو آپ کے پروگرام کو چلاتا ہے، اس کو جاننے کے لئے کہ کون سا ریکارڈ برقرار رکھا جائے گا اور کتنی دیر تک. جو بھی ریکارڈ ہینڈل کرتا ہے وہ کمپنی کی پالیسی کو جانتا ہے اور اپنے سب ماتحتوں کو تربیت دیتا ہے. باقاعدہ کارکنوں کو بھی اس میں سے کچھ جاننے کی ضرورت ہے. اگر، کہو، ایک ملازم ای میل بھیجتا ہے یا وصول کرتا ہے جس کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، وہ ضرورت کو تسلیم کرنے کے لئے کافی تربیت کی ضرورت ہوتی ہے.
جسمانی دستاویزات کے لئے، shredding حتمی سطح پر محفوظ ہٹانے فراہم کرتا ہے. ڈیجیٹل فائلوں کے لۓ، آپ کو اس طریقہ کار کی ضرورت ہے جو انہیں وصولی سے باہر خارج کردیں. ایک رپورٹ سے باخبر رہنے کی اطلاع دیں جس سے آپ نے ریکارڈ کیا ہے اور جب آپ نے انہیں تباہ کر دیا ہے.
سیکورٹی اور پرائیوسی
بڑے پیمانے پر ہیک اور ڈیٹا کے خلاف ورزی 21 ویں صدی کی زندگی کا معمول حقیقت ہے. اس کا مطلب یہ نہیں کہ وہ چھوٹی ہیں: ڈیٹا کی خلاف ورزی آپ کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتے ہیں، آپ کے پیسہ خرچ کر سکتے ہیں یا قوانین یا جریجوں کی لہر کو ٹریل کرسکتے ہیں. یہاں تک کہ کمپنی کے اندر اندر معلومات لینا مشکل ہو سکتی ہے. کئی وفاقی قوانین کی ضرورت ہوتی ہے کہ آپ ملازم طبی معلومات کو خفیہ رکھیں، مثال کے طور پر. اگر دوسرے ملازمین کو خفیہ ریکارڈ تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، تو آپ قانونی درد کی دنیا کے لئے ہوسکتے ہیں.
آپ کے فائل مینجمنٹ سسٹم قائم کرنے کا ایک حصہ کے طور پر، آپ کو ایک سیکورٹی اور رازداری کی پالیسی کو لاگو کرنے کی ضرورت ہے. دستاویزات دیکھنے کے لئے ملازمت کی صلاحیت کو ضرورت سے واقف بنیاد پر ہونا چاہئے. رسائی کو ایک مستحکم نظام پر مبنی ہونا چاہئے، اس کے بجائے ملازمین کو اعتماد کرنے کے بجائے محرم دستاویزات کو نظر انداز نہ کرنا چاہئے.
یہ دستاویزات آن لائن کا اشتراک کرنا عام ہے جب ایک سے زیادہ ملازمین اسی منصوبے پر کام کرتے ہیں. یہ خفیہ معلومات حاصل کرنے کے لئے خطرے کی ایک اور ونڈو کھولتا ہے. فائل خفیہ کاری یا فائل شیئرنگ کے نظام کا استعمال کرتے ہوئے جیسے ڈراپ باکس لیک کو روکنے میں مدد کرسکتا ہے.
یہ ایک اور وجہ ہے کہ پرانے، غیر محفوظ کردہ فائلوں کو خارج یا خارج کرنے کے لئے. یہاں تک کہ اگر وہ آپ کے کاروبار کے لئے کوئی استعمال نہیں کرتے ہیں تو، ان کے سابق ملازمتوں یا گاہکوں کے بارے میں ان کی خفیہ معلومات ہوسکتی ہے جو اسے باہر نکلنے کی توقع نہیں کرے گی.
جو بھی آپ کے قوانین حاصل ہوتے ہیں وہ تمام ملازمتوں کو تربیت دینے کے لئے ضروری نہیں ہے کہ نہ صرف اعداد و شمار کو کیسے فائل اور بازیابی بلکہ محرمیت کے قوانین اور ریکارڈ برقرار رکھنا شیڈول بھی شامل ہیں.
