نئے کاروباری مالکان کے لئے، کمپیوٹر فائل مینجمنٹ ایک ایسا کام ہے جسے اکثر ملتوی کیا گیا ہے یا نظر انداز کر دیا گیا ہے. تاہم، زیادہ سے زیادہ کاروبار کمپیوٹر فائلوں کی شکل میں بہت سارے اعداد و شمار کے ساتھ کام کرتے ہیں، بچانے، دوبارہ حاصل کرنے اور ذخیرہ کرتے ہیں. اگر یہ آپ کے کاروبار کا معاملہ ہے، تو آپ کو قابل اطلاق اور زیادہ سے زیادہ ناممکن فائل نام کرنے کے لۓ ایک قابل عمل فائل کی ساخت کی ضرورت ہوگی. ایک مضبوط تخلیق، اسٹوریج، تنظیم اور بیک اپ کے عمل کو آپ کے کاروبار کو پیمانے کے طور پر بڑھانے میں مدد ملے گی.
تجاویز
-
کمپیوٹر فائل مینجمنٹ آپ کی کاروباری معلومات کے لئے ایک مضبوط تخلیق، اسٹوریج، تنظیم اور بیک اپ عمل ہے جو آپ کو اپنے کاروباری پیمانے پر بڑھانے میں مدد ملتی ہے.
کیوں فائل مینجمنٹ آپ کے بزنس کے لئے اہم ہے
اگر آپ نئے کاروبار شروع کر رہے ہیں، تو یہ فائل مینجمنٹ کو نظر انداز کرنے کے لئے پریشان ہے. آپ کا امکان ہے کہ بہت سی کمپیوٹر فائلیں اس کے ساتھ شروع کرنے کے لئے نہیں ہیں، اور بے شک آپ کی توجہ کا مطالبہ کرنے والے بہت سارے معاملات ہیں.
تاہم، آغاز سے ایک سمارٹ فائل مینجمنٹ سسٹم قائم کرنے کا وقت لگانے کے لۓ آنے والے سالوں کے لئے منافع بخش ادائیگی کرتا ہے. فائلوں کے لئے ایک اسکالبل، منظم نظام آپ کی کمپنی کے ساتھ بڑھ جائے گی، آپ کی فائلوں کو محفوظ اور اچھی طرح سے حکم دیا ہے یہاں تک کہ ان فائلوں کی تعداد میں تیزی سے اضافہ ہوتا ہے.
متبادل طور پر، فائل فائل کو ختم کرنے میں گندا، غیر معمولی نظام پیدا ہوتا ہے جو وقت اور کارکردگی کا حامل ہے. اس وقت مناسب نظام کو اپنانے میں انتہائی مہنگی ہوگی اور عام طور پر اعلی قیمت کنسلٹنٹس اور اضافی سامان شامل ہوں گے.
ایک فائل مینجمنٹ سسٹم جو آسانی سے سمجھا جاتا ہے، اس کے ساتھ کام کرنے کے لئے براہ راست اور وسیع کرنے کے لئے آسان ایک قیمتی کاروباری اثاثہ ہے.
فائل ساخت تشکیل
آپ کے کاروبار کس طرح کمپیوٹر فائلوں کو منظم کرنے کا انتخاب کرتی ہے، روزانہ افعال، پراجیکٹ مینجمنٹ اور کلائنٹ کے تعلقات آنے والے برسوں پر اثر انداز ہوجائے گی. اگر آپ صحیح دستاویز کا پتہ لگانے اور جلدی نہیں حاصل کرسکتے ہیں، تو آپ کا کاروبار بالآخر گاہکوں یا اس کی ساکھ سے محروم ہوسکتا ہے.
فائلوں کو منظم کرنے کا بہترین طریقہ کاروبار سے کاروبار سے مختلف ہوگا. سب سے پہلے سوچیں کہ کس طرح آپ کا کاروباری ادارہ یا تنظیمی نقطہ نظر منتخب کرنے سے پہلے دستاویزات کے ساتھ تخلیق کریں اور کیسے کام کرے گا.
اندرونی فائل کی ساخت وسیع اور کم یا تنگ اور گہری ہوسکتی ہے. پہلا نقطہ نظر متعدد اعلی درجے کی فولڈرز اور کم ذیلی فولڈرز بناتا ہے. اس کے نتیجے میں کئی متعدد دستاویزات میں کئی فولڈرز ذخیرہ کیے جا سکتے ہیں. دوسرا نقطہ نظر والدین فولڈر کے اندر ایک سے زیادہ فولڈر گھوںساتا ہے. ان دو قسم کے حراستوں کے درمیان توازن کو ہڑتال کرنے کے لئے ہائبرڈ ڈھانچے بھی پیدا کیے جا سکتے ہیں. ذاتی ترجیحات اور کاروباری ضروریات کو مخصوص نقطہ نظر کا تعین کرنا چاہئے.
فائل مینجمنٹ سروسز میں اضافے کے ساتھ جو فائلوں کو تلاش کرکے مزید آسانی سے تلاش کریں، کچھ لوگوں اور کاروباری اداروں نے فائل فولڈروں کو مکمل طور پر چھوڑ دیا ہے اور ان کے تمام دستاویزات کو ایک ماسٹر فولڈر میں ڈمپ دیا ہے. یہ ناگزیر ہے. کسی بھی کاروبار کو ایک سال میں زیادہ دستاویزات بنائے گی، اس سے اس طرح کے ایک فلیٹ ڈھانچے کے ذریعہ آسانی سے منظم ہوسکتی ہے. کچھ فائلوں کے تنظیمی ڈھانچے کو بنانے کے لئے یہ ضروری ہے کہ آپ کی فائلوں کو درجہ بندی کرنے میں مدد ملتی ہے، جس میں ان کے نتیجے میں ان کو تلاش کرنا آسان ہے.
جو بھی نظام آپ کو لاگو کرنے کا انتخاب کرتا ہے اسے استعمال کرنا، محفوظ اور قابل اعتماد ہونا آسان ہے. ان فائلوں کے ساتھ کونسا پیدا اور کام کرے گا جس کے بارے میں سوچو، اور پھر غور کریں کہ ان کی ضروریات کی ضروریات کو ایک فائل کی ساخت کے ساتھ بہتر طریقے سے پورا کیا جاسکتا ہے.
استعمال کی آسانی کا ایک اور اہم پہلو تک رسائی ہے. اگر آپ کے بنیادی دستاویزی کارکنوں کو موبائل آلات پر دستاویزات تک رسائی حاصل ہے، اس بارے میں سوچنا ضروری ہے کہ ان فائلوں کو ان آلات پر درج کیا جائے گا، ان تک رسائی اور کام کیا جائے گا جب آپ فائل مینجمنٹ پالیسی قائم کررہے ہیں. اس کے علاوہ، آپ فائل فائل مینجمنٹ کے نقطہ نظر کو اپنانا چاہتے ہیں کہ تمام آلات بھر میں فائلوں کو مطابقت پذیر رہیں.
آخر میں، آپ کے فائل مینجمنٹ سسٹم میں فائل بیک اپ کی منصوبہ بندی شامل ہیں. مثالی طور پر، آپ کو اپنی فائلوں کی ایک سے زیادہ بیک اپ کاپیاں بنانا چاہئے. ان بیک اپ کو مختلف کمپیوٹرز پر ذخیرہ کیا جانا چاہئے، کم سے کم ان میں سے ایک آپ کے کام کی جگہ پر واقع نہیں ہے. اس بات کو یقینی بنانا کہ کون سا بیک اپ بناتا ہے، کتنی کثرت سے آپ کے کمپیوٹر فائل مینجمنٹ سسٹم میں کیا ٹیکنالوجی ہے.
آپ کی ضرورت ہے کمپیوٹر فائلوں کو تلاش
نامزد کنونشن اور فائل کا ڈھانچہ اس وقت ضروری دستاویزات کو تلاش کرنے اور دوبارہ حاصل کرنے میں مدد کرنا چاہئے جب اسے ضرورت ہو. فائل کا نام جس میں حروف تہجی کی بے ترتیب سیریز، یا یہاں تک کہ "DATE + CLIENT NAME" کے طور پر کنونشن بھی بے ترتیب ہوسکتے ہیں اور دوبارہ بازیابی کو روک سکتے ہیں.
فائل کے نام کو تمام صارفین کو احساس کرنا چاہئے اور آسانی سے ہر فائل کی قسم، مقصد اور بنیادی مواد کی شناخت کرنا چاہئے.
ایک مستقل فائل نامزد کنونشن کے علاوہ، ایک فائل مینجمنٹ سسٹم کو شامل کرنے پر غور کریں. یہ کمپیوٹر کی ایک قسم ہے جو فائلوں کو اسٹور اور منظم کرنے میں مدد کرتی ہے. یہ خصوصیات پیش کر سکتا ہے جو ٹریکنگ کے مالک اور بعد میں صارفین، تخلیق اور آخری ترمیم اور دیگر اعداد و شمار کی تاریخ کی اجازت دیتا ہے جو آپ کی فائلوں کو کام کرنے اور برقرار رکھنے میں مدد کرسکتی ہے.
فائل کے انتظام کی خدمات جیسے ڈراپ باکس اور گوگل ڈرائیو آپ کو مزید تلاش کے دوستانہ لے آؤٹ اور انٹرفیس فراہم کر کے مدد کرسکتے ہیں. پیچیدہ فائل ڈھانچے کو یاد رکھنے یا کنونشن ناموں کو یاد رکھنے کے بجائے آپ آسانی سے آپ کی ضرورت کی تلاش کر سکتے ہیں.
لکھنا میں آپ کی کمپنی کی پالیسی ڈال
ایک بار جب ڈھانچے اور نام کے کنونشنوں پر فیصلہ کیا جاتا ہے تو، آپ کے کاروبار کے لئے ایک ڈرافٹ دستاویز تیار کریں جس میں آپ نے منتخب کردہ کمپیوٹر فائلوں کے ساتھ کام کرنے کے لئے تمام وضاحتیں بیان کی ہیں. یہاں تک کہ اگر آپ کا واحد ملازم ہے، تو یہ ہمیشہ کیس نہیں ہوسکتا. کمپیوٹر فائل مینجمنٹ کی پالیسیوں کی وضاحت کرنے والے ایک رسمی دستاویز اگر آپ مستقبل میں ملازمین کو توسیع اور ملازمت میں مدد کرے گی. یہ آپ کے کاروبار کو مسلسل فائل مینجمنٹ کے نقطہ نظر کو برقرار رکھنے اور آپ کی قیمتی فائلوں کی حفاظت کو یقینی بنانے میں بھی مدد ملے گی.
