فائل تنظیم ایک کاروبار یا ذاتی دفتر کے لئے کام کے بہاؤ کو بہتر بناتا ہے. مختلف ضروریات اور ترجیحات کو پورا کرنے کے لئے کئی فائلیں موجود ہیں. معیاری فائلیں فارمیٹس سب تین وسیع اقسام میں سے ایک میں گر جاتے ہیں: موضوع، عددی اور الفانمارک. جب آفس کارکنوں کو حروف تہجی کا طریقہ استعمال ہوتا ہے تو فائلوں کو الفاظ اور نمبر دونوں میں ہونا چاہئے.
فائلیں کیسے منظم کریں
حروف تہجی کی فائلوں میں ایک لیبل پڑے گا جس میں الفاظ اور نمبر شامل ہیں. اس مجموعہ میں ایک نام اور فون نمبر یا کلائنٹ نمبر شامل ہوسکتا ہے. کچھ فولڈر فولڈرز کے ساتھ کمپنیوں یا افراد ناموں کا استعمال کرتے ہوئے منظم کرسکتے ہیں. بڑی تعداد میں فائلیں عددی ترتیبات کی ضرورت ہوگی کیونکہ کارکنوں کو کوڈ نمبر کا استعمال کرتے ہوئے فائل تلاش کرنا ہوتا ہے.
الفاانومیگرام فائل کا استعمال کرتے ہوئے
یقینی بنائیں کہ ہر کوڈ نمبر صرف ایک فائل پر لاگو ہوتا ہے. فائلوں کو عددی ترتیب میں منظم کریں. ربر بینڈ یا تقسیم کرنے والے فائلوں کی تعداد دس یا دس لاکھ کی فائلیں بنڈل کرنے کے لئے استعمال کریں تاکہ مخصوص نمبر کو تلاش کرنے میں آسانی سے فائلوں کی تعداد میں اضافہ ہو.
